1. ¿Qué son las Automatizaciones? ¿Cómo pueden ayudarme las Automatizaciones?
Las Automatizaciones te permiten automatizar flujos de trabajo recurrentes en tu empresa y así hacerlos más eficientes. A través de un sistema de construcción intuitivo, puedes crear directamente en la interfaz de Superchat tu propio chatbot que responda automáticamente a los mensajes entrantes y estructure tu comunicación mediante flujos de trabajo individuales.
Gracias a la interfaz fácil de usar, puedes automatizar casi cualquier flujo de comunicación con facilidad. Aquí algunos ejemplos:
Flujos de chat y Chatbots: Captura de datos de contactos y calificación de leads
Flujos de trabajo: Redirección automática de una conversación al buzón correcto, asignación automática de una conversación al equipo o usuario correcto, adición automática de contactos a una lista de contactos
Secuencias: Secuencias de marketing personalizadas y programadas para la adquisición de nuevos clientes
📔 Definiciones importantes:
Automatización: Una Automatización ayuda a una empresa a automatizar tareas y procesos manuales
Ejecución: Cada vez que se desencadena una Automatización y se automatiza un proceso en un contacto.
Nodo: Los bloques de construcción de los que se compone una Automatización. Hay tres tipos de Nodos:
Desencadenantes: El evento que activa la Automatización.
Acciones: Los procesos que realiza la Automatización para automatizar un proceso manual, como enviar un mensaje o añadir un contacto a una lista de contactos.
Filtros: Los procesos que determinan el camino que sigue un contacto durante una ejecución dentro de una Automatización
2. El Constructor
En el Constructor puedes crear, editar y cambiar el estado de tu Automatización. En esta sección encontrarás una visión general de todas las funciones en el Constructor.
En la esquina superior izquierda encontrarás el Centro de ayuda, el Historial de versiones y el Registro de actividades
Centro de ayuda: Aquí encontrarás guías y artículos útiles, puedes contactar a nuestro equipo de soporte en el Soporte en vivo y reportar errores
Historial de versiones: Aquí encontrarás la versión actual y todas las versiones anteriores de tu Automatización. Si encuentras un error o trabajas con varios usuarios en la Automatización, puedes restaurar versiones anteriores aquí
Registro de actividades: Aquí puedes consultar más tarde qué contactos han pasado por tu Automatización y cuándo
En la parte superior central, junto al nombre de tu Automatización, encontrarás el estado de la Automatización (borrador, activo, pausado o archivado)
Abajo encontrarás accesos directos útiles (centro) y un mini-mapa (izquierda) para mantener siempre una visión general de tu Automatización
3. ¿Cómo creo una Automatización?
Primero, inicia sesión en Superchat.
Haz clic en Automatizaciones en la navegación superior a la derecha.
En el resumen, puedes crear nuevas Automatizaciones y editar tus Automatizaciones existentes.
Haz clic en Nueva Automatización en la esquina superior derecha para crear una nueva Automatización.
Dale un nombre y una descripción a tu Automatización.
Primero agrega un Desencadenante que active la Automatización. Aquí tienes cinco opciones:
Nuevo mensaje entrante: Inicia la Automatización para cada nuevo mensaje entrante en Superchat
Nueva conversación entrante: Inicia la Automatización solo en el primer mensaje de una conversación en Superchat
Conversación marcada como completada: Inicia la Automatización cuando una conversación se marca como completada.
Desencadenante manual: Los usuarios pueden iniciar la Automatización manualmente a través del chat en Superchat.
Fecha y hora: Inicia una Automatización basada en la fecha/hora de un atributo de contacto.
Cuando hayas seleccionado el Desencadenante, se abrirá una barra lateral. Aquí selecciona uno o más canales de comunicación para los que se debe activar la Automatización y si la Automatización debe activarse una vez o varias veces por contacto.
Ahora haz clic en el botón junto a "Después haz lo siguiente", manténlo presionado y arrastra el cursor a cualquier lugar en el Constructor para definir el primer paso de la Automatización.
Desde aquí tienes innumerables posibilidades de orquestar tu Automatización mediante el uso de acciones de arrastrar y soltar. En la siguiente sección te explicamos cómo puedes diseñar una Automatización.
💡Consejo: En la mayoría de los casos, Nuevo mensaje entrante es el desencadenante correcto para tu Automatización. El desencadenante Nueva conversación entrante es útil, por ejemplo, para solicitar datos como el número de cliente o verificar contactos en el primer contacto.
4. ¿Cómo puedo enviar mensajes automáticamente?
En esta sección te explicamos cómo enviar mensajes automáticamente a través de Automatizaciones individuales.
En la sección 3 te mostramos cómo crear una Automatización y seleccionar los canales de comunicación correctos. Para no activar la Automatización para cualquier mensaje, puedes crear un filtro basado en el contenido del mensaje en el primer paso. En este ejemplo, queremos usar la Automatización para brindar soporte a clientes existentes.
El tipo de filtro determina cómo se debe filtrar el contenido del mensaje. En este caso, seleccionamos es igual a.
El contenido del mensaje determina qué contenido debe tener el mensaje entrante para activar la Automatización. En este caso, seleccionamos "Pregunta" como contenido del mensaje.
💡 Resumido: Tu Automatización se activará para cada mensaje entrante cuyo contenido sea igual a "Pregunta".
💡 Consejo: Puedes agregar varios filtros para activar diferentes Automatizaciones para diferentes mensajes.
En el siguiente paso puedes definir un mensaje que se envíe automáticamente cuando el mensaje entrante coincida con el filtro definido anteriormente. Hay diferentes tipos de mensajes disponibles:
Enviar mensaje: Define un mensaje de texto individual y utiliza fragmentos de texto, emojis y archivos adjuntos.
Enviar plantilla de WhatsApp: Selecciona una plantilla existente o crea una nueva plantilla de WhatsApp.
Enviar respuestas rápidas: Define un mensaje de texto individual y hasta tres opciones de respuesta en forma de botones. Además, utiliza fragmentos de texto y emojis y define un encabezado y un pie de página.
Enviar lista: Define un mensaje de texto individual y hasta 10 opciones en forma de lista. Además, utiliza fragmentos de texto y emojis y define un encabezado y un pie de página.
💡 A través de Respuestas rápidas y Listas puedes crear diferentes rutas que dependan de las respuestas del contacto. Así puedes gestionar solicitudes de soporte o recopilar datos de clientes.
💡 A través de Plantillas de WhatsApp puedes insertar CTAs y, por ejemplo, enviar enlaces de citas e invitaciones de evaluaciones.
5. ¿Cómo puedo estructurar mis mensajes automáticamente a través de Automatizaciones?
Para estructurar tu comunicación, puedes incorporar diferentes acciones en tu Automatización.
Editar contacto: Con esta acción puedes editar un atributo de contacto. Como atributo puedes usar tanto mensajes de texto libre como respuestas de respuestas rápidas o listas.
Asignar conversación: Esta acción actualiza la asignación de la conversación seleccionada.
Transferir a buzón: Esta acción mueve la conversación seleccionada al buzón seleccionado.
Marcar conversación como completada: Esta acción marca la conversación seleccionada como "completada".
Añadir etiqueta: Esta acción añade las etiquetas seleccionadas a la conversación seleccionada.
Eliminar etiqueta: Esta acción elimina las etiquetas seleccionadas de la conversación seleccionada.
Añadir a listas de contactos: Esta acción añade el contacto a las listas de contactos seleccionadas.
Eliminar de listas de contactos: Esta acción elimina el contacto de las listas de contactos seleccionadas.
6. ¿Cómo puedo activar una Automatización?
Una vez que hayas creado tu Automatización, puedes publicarla en la esquina superior derecha. La Automatización estará activa y se activará mediante mensajes entrantes que cumplan con los filtros establecidos.
Después de publicar, se creará un código QR y un enlace de chat individual. Cuando un contacto escanee el código QR o use el enlace de chat, llegará automáticamente al canal de comunicación que seleccionaste al principio. Si definiste un contenido de mensaje como desencadenante, este contenido de mensaje también se predefinirá automáticamente en el campo de texto del contacto, para que el contacto llegue directamente a la Automatización correcta.
💡 Puedes editar, pausar y volver a publicar tus Automatizaciones en cualquier momento, sin que cambien el código QR y el enlace de chat.