Unter Belege in der Web-App findest du alle Belege, die smarta erreicht haben – egal, ob du sie per E-Mail geschickt, über die Belege-App fotografiert, hier hochgeladen oder über eine Buchhaltungs-Integration angebunden hast. smarta liest die Belege automatisch aus und ordnet sie den passenden Zahlungen zu. In der Übersicht siehst du, was angekommen ist, was neu dazugekommen ist und bei welchen Belegen die automatische Zuordnung noch nicht geklappt hat.

Zwei Markierungen helfen dir bei der Einordnung:

Um die Zuordnung musst du dich normalerweise nicht kümmern. Sobald ein Beleg bei smarta ankommt, lesen wir Betrag, Datum und Rechnungsnummer automatisch aus und suchen die passende Zahlung auf deinen verbundenen Bankkonten. Klappt das, ist der Beleg als Matched markiert und für die Buchhaltung fertig.

Deine Aufmerksamkeit brauchen nur die Belege, bei denen das nicht gelingt – zum Beispiel, weil der Beleg schlecht lesbar ist, weil du bar bezahlt hast oder weil die Zahlung über ein Konto lief, das nicht mit smarta verbunden ist. Diese Belege findest du über den Filter Zuordnungsstatus → Nicht zugeordnet.

Oben auf der Seite kannst du die Ansicht eingrenzen:

Über Belege sortieren wählst du zwischen Upload-Datum und Rechnungsdatum. Mit Vorschaugröße stellst du zwischen großen und kleinen Vorschaubildern um – deine Auswahl merkt sich smarta für den nächsten Besuch.

Über Beleg-Upload oben rechts kannst du mehrere Belege gleichzeitig hochladen, als PDF oder Bild. Belege, die schon da sind, erkennt smarta und legt sie kein zweites Mal an.

smarta liest Betrag, Datum und Rechnungsnummer automatisch aus dem Beleg aus. Steht auf einer Kachel Betrag nicht verfügbar oder Rechnungsdatum nicht verfügbar, hat das nicht geklappt – dann kannst du die Angaben selbst ergänzen:

Der Betrag inkl. MwSt. ist der Bruttobetrag – also die Summe, die tatsächlich von deinem Konto abgebucht wurde. Genau dieser Betrag hilft dabei, die passende Zahlung zu finden.

Bei einem zugeordneten Beleg zeigt dir das Detailfenster unter Zugeordnete Transaktion, zu welcher Zahlung der Beleg gehört – mit Name, Datum und Betrag. So kannst du mit einem Blick prüfen, ob die automatische Zuordnung stimmt.

Über Zugeordnete Transaktionsdetails ansehen kommst du direkt zur Transaktion in deiner Buchhaltung. Dort kannst du die Buchung prüfen, Angaben anpassen oder weitere Belege ergänzen.

Steht dort Verknüpfter Transaktionsentwurf, gehört der Beleg zu einer Bar- oder Fremdkonto-Zahlung, die noch nicht vollständig ist. Über Transaktionsentwurf vervollständigen kannst du die fehlenden Angaben ergänzen.

Bleibt ein Beleg nicht zugeordnet, kannst du die passende Zahlung selbst auswählen:

Hast du bar bezahlt oder ein Konto genutzt, das nicht mit smarta verbunden ist, gibt es dazu keinen Bankumsatz. Klicke dann auf Transaktion erstellen und wähle Barzahlung oder Andere Bank. smarta legt die passende Transaktion an, damit der Beleg nicht offen bleibt.

Im Detailfenster kannst du über Beleg löschen einen Beleg aus der Übersicht entfernen. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Brauchst du den Beleg später doch, kannst du ihn erneut hochladen.