Le FTP (File Transfer Protocol) permet l'automatisation et la sécurisation des transferts de fichiers entre différents systèmes. Dans le cadre du STS, il facilite la gestion des utilisateurs et des articles en assurant une mise à jour automatique et précise des données.
Principales fonctionnalités :
Synchronisation et gestion automatisée des utilisateurs (création, modification, suppression) et des articles.
Connexion fluide entre le STS et l'ERP des entreprises pour garantir des données toujours à jour.
Réduction des erreurs et gain de temps grâce à l'élimination des saisies manuelles.
Facilité d'utilisation pour les utilisateurs, leur permettant de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Mise en place :
Pour activer et configurer le FTP, contactez votre commercial et l'équipe SAM Outillage qui se chargeront de l'ouverture des accès et de la configuration initiale. Un nouvel onglet dédié sera ajouté aux fonctionnalités du STS.
⚠️ Administration et accès restreint au FTP
🔹 Le FTP doit impérativement être administré par un informaticien.
L'utilisation du FTP implique des manipulations techniques telles que le respect des formats d'import, la gestion des fichiers, et l'analyse des erreurs. Il est donc essentiel qu'une personne qualifiée en gestion de données et en systèmes informatiques s'en occupe pour garantir un fonctionnement optimal et éviter toute suppression ou modification involontaire.
🔹 Le distributeur n’a aucun accès au FTP de son client.
Le FTP est un espace strictement réservé à l'entreprise cliente. Le distributeur ne peut pas consulter ni gérer les fichiers FTP de ses clients. Toute demande liée à l’activation ou à la configuration doit être adressée directement à SAM Outillage via le service client.
Utilisation du FTP dans le STS
⚠️ Conditions d'accès
Avant de pouvoir utiliser le FTP, certaines conditions obligatoires doivent être respectées :
✅ Avoir l'accès et l’option activée pour votre entreprise
📌 Demande à effectuer auprès de votre distributeur et/ou du service client de SAM Outillage.
✅ Réception des accès
🔑 Une fois validée, l’accès FTP vous sera partagé.
✅ Apparition de l'onglet FTP dans le STS
🖥️ Un onglet "FTP" apparaîtra sur votre interface STS.
Il contiendra deux sections :
📂 Utilisateurs STM
📦 Produits
📌 Utilisation des rapports avec le FTP
Une fois qu'une entreprise dispose de l’accès FTP, elle peut également l’utiliser pour envoyer tout type de rapport sur le serveur FTP.
📌 Format et respect des en-têtes
Pour importer des utilisateurs STM ou des produits via le FTP, il est impératif de :
⚠️ Respecter les en-têtes prédéfinis que vous aurez sélectionnés sur le STS dans l'onglet FTP.
📥 Téléchargez un modèle vierge directement depuis le STS dans la section FTP.
Produits :
Utilisateurs STM :
📌 Noms et formats des fichiers à respecter
Les fichiers d'import doivent strictement suivre ces règles :
📂 1. Nom des fichiers
🔹 Import des utilisateurs STM → Le fichier doit commencer par : 📝 "stm-users"
🔹 Import des produits → Le fichier doit commencer par : 📝 "products"
📂 2. Formats de fichiers autorisés
⚠️ Seuls ces formats sont acceptés :
✔️ .xlsx
✔️ .xls
❌ Tout autre format sera refusé !
💡 Important : Si ces conditions ne sont pas respectées, l’importation ne sera pas prise en compte par le STS.
📌 Gestion des erreurs lors de l'import FTP
Lorsque vous importez un fichier via le FTP, si des erreurs sont détectées, un fichier erreur sera automatiquement généré. Ce fichier vous aidera à identifier et corriger les problèmes rencontrés dans votre importation.
📂 Pourquoi un fichier erreur est-il généré ?
Le fichier erreur est créé si le STS ne parvient pas à traiter votre fichier d’import en raison de :
❌ Mauvais format de fichier (formats autorisés : .xlsx et .xls uniquement)
❌ Mauvais nom de fichier (ex. un fichier d’utilisateurs STM doit commencer par "stm-users")
❌ Non-respect des en-têtes (les colonnes doivent correspondre aux en-têtes prédéfinis dans le STS)
❌ Présence de droits ou de permissions inexistants (ex. un droite qui n’existe pas dans le système)
❌ Données mal formatées ou incomplètes (ex. un champ obligatoire laissé vide)
❌ Erreur de duplication (ex. un utilisateur déjà enregistré avec le même identifiant ou le même badge)
📌 Où trouver le fichier erreur ?
Si votre importation échoue, le STS génère un fichier erreur qui est disponible sur le serveur FTP mis à votre disposition, et une notification est aussi remontée dans le STS.
📥 Téléchargez ce fichier pour identifier les erreurs :
Les lignes en erreur seront signalées directement dans le fichier.
Une explication claire de l’erreur sera fournie (ex. "Format incorrect", "En-tête manquant", "Donnée invalide", etc.).
📌 Comment corriger les erreurs ?
✅ Ouvrez le fichier erreur et repérez les lignes signalées.
✅ Corrigez les erreurs dans votre fichier original.
✅ Vérifiez à nouveau les conditions requises (nom du fichier, format, en-têtes, etc.).
✅ Réimportez le fichier corrigé via le FTP.
📌 Bon à savoir : Tant qu’il reste des erreurs, le STS ne prendra pas en compte l’importation. Il est donc essentiel de corriger toutes les erreurs avant de réessayer.
💡 Astuce : Avant d’importer un gros fichier, commencez avec un petit test pour éviter de générer de nombreuses erreurs à corriger ! 🔄
yer.
⚠️IMPORTANT : Suppression des utilisateurs non présents dans le fichier d'import
🚨 Attention ! Lorsque vous importez un fichier d’utilisateurs STM via le FTP, tous les utilisateurs qui ne figurent pas dans ce fichier seront supprimés du STS.
🔹 Concrètement, cela signifie que :
✅ Les utilisateurs présents dans le fichier seront créés, mis à jour ou modifiés.
❌ Les utilisateurs absents du fichier seront automatiquement supprimés du STS.
📌 Que faire pour éviter une suppression involontaire ?
⚠️ Une suppression est définitive ! Assurez-vous d’avoir une sauvegarde avant d’importer un fichier modifié.