Ein Verhandlungsverfahren ist eine Methode zur Erteilung eines Zuschlags, bei der die öffentliche Vergabestelle die Vertragsbedingungen direkt mit einem oder mehreren Bieterunternehmen verhandelt. Anders als offene oder nichtoffene Verfahren, die auf einem formellen Angebotsprozess beruhen, ermöglicht ein Verhandlungsverfahren flexible Gespräche, beispielsweise über Preis, Lieferleistung und Dienstleistungen. Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb beginnt dagegen mit einem öffentlichen Aufruf und der Auswahl mehrerer Bewerber, wodurch ein wettbewerbliches Umfeld sichergestellt wird.
Die Schritte eines Verhandlungsverfahrens in Mercell Ausschreibung sind gleich, unabhängig davon, ob ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb verwendet wird. Es gibt drei Schritte:
Verhandlungsverfahren und Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb | Schritt 1: Phase für Teilnahmeanträge (Einladung zur Teilnahme)
Verhandlungsverfahren und Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb | Schritt 2: Verhandlungsrunde
Verhandlungsverfahren und Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb | Schritt 3: Aufforderung zur Angebotsabgabe
Schritt 1: Phase für Teilnahmeanträge (Einladung zur Teilnahme)
(Dieser Schritt folgt demselben Ablauf wie ein nichtoffenes Verfahren.)
Einladung zur Teilnahme:
Wenn in einer Auftragsbekanntmachung „Nichtoffenes Verfahren“ und „Wert oberhalb des Schwellenwerts“ angegeben sind, wird automatisch eine Einladung zur Teilnahme für die Bekanntmachung erstellt.
Da zu diesem Zeitpunkt nur die Anmeldung zum Ausschreibungswettbewerb erforderlich ist, werden in der Regel lediglich dynamische „Eignungsanforderungen“ abgefragt. Die konkreten Kriterien für die Beschaffung werden später in der Phase der Aufforderung zur Angebotsabgabe abgefragt.
Die Bekanntmachung wird wie bei einem offenen Verfahren im nationalen Publikationsportal und im Lieferantenportal veröffentlicht. Dort können alle interessierten Bieterunternehmen ihre Bereitschaft zur Teilnahme am Ausschreibungswettbewerb mitteilen.
Auswahl für die Verhandlungsrunde
Nach Ablauf der Frist werden die Teilnahmeanträge nach dem Standardverfahren bearbeitet, und die Vergabestelle wählt die Bieter aus, die zur Ausschreibungsrunde eingeladen werden.
Wie?
Bieterunternehmen in der Vergleichstabelle auswählen
Die Teilnehmer für die eigentliche Runde der Aufforderung zur Angebotsabgabe können in der Vergleichstabellenansicht auf der Registerkarte Teilnahmeanträge ausgewählt werden.
Oder auf der Registerkarte Vergleich unter Vergleich öffnen.
Benachrichtigungsmethode auswählen
Wechseln Sie zur Registerkarte Runden.
Wählen Sie dort aus, ob Sie eine Zwischenentscheidung treffen und eine Benachrichtigung versenden möchten. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Ablehnungsbekanntmachung an die abgelehnten Bieter senden
Bei dieser Option erhalten nur die abgelehnten Bieterunternehmen eine Ablehnungsnachricht per E-Mail.
Geben Sie die Überschrift und den Text der Nachricht ein (der Standardtext kann bearbeitet werden) und klicken Sie auf E-Mail senden.
Nach dem Versand wechselt das System zur Phase der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Zwischenentscheidung treffen und Benachrichtigung versenden
Treffen Sie mithilfe des Zuschlagsformulars eine Zwischenentscheidung und senden Sie eine Benachrichtigung an alle Bewerber und Bieter.
Angeben, dass kein vorläufiger Zuschlag und keine Benachrichtigung erfolgen
Bei dieser Option wird keine Benachrichtigung versendet. Das System wechselt direkt zum nächsten Schritt.
Schritt 2: Verhandlungsrunde
Wählen Sie eine Vorlage für die Verhandlungsrunde:
Bekanntmachung aus dieser Runde als Vorlage verwenden
Die Einladung zur Teilnahme wird als Vorlage für die Aufforderung zur Angebotsabgabe kopiert.
Andere Vorlage auswählen
Wählen Sie über das Suchformular die Aufforderung zur Angebotsabgabe aus, die Sie als Vorlage verwenden möchten.
Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Fenster ein und klicken Sie auf Eingabe.
Leere Vorlage
Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe für eine Verhandlungsrunde wird auf dieselbe Weise wie eine nationale Beschaffungsbenachrichtigung erstellt.
Verhandlungsrunde veröffentlichen
Vor der Veröffentlichung muss in der Veröffentlichungsansicht eine der folgenden Optionen ausgewählt werden:
„Bieterunternehmen werden zur Einreichung eines Angebots aufgefordert“
Denken Sie daran, Ihre Bieterunternehmen in der Zeile „Bieterunternehmen auswählen“ der Vergleichstabelle anzuklicken.
Bieterunternehmen reichen ihre Angebote wie gewohnt über das Tarjouspalvelu Lieferantenportal ein.
„Von Bieterunternehmen wird kein Angebot angefordert“
Die Funktion Angebot einreichen ist im Tarjouspalvelu Lieferantenportal ausgeblendet, da sich die Bieterunternehmen in dieser Phase lediglich mit den Inhalten vertraut machen. Es werden keine Antworten oder Angebote von ihnen entgegengenommen.
Die Benachrichtigung wird nur für die Bieterunternehmen veröffentlicht, die in der Teilnahmeantragsphase für das Verhandlungsverfahren ausgewählt wurden. Diese erhalten eine E-Mail mit einem direkten Link zur Verhandlungsrunde. Über diesen Link gelangen die Bieterunternehmen zum Lieferantenportal, wo sie sich anmelden und die Informationen zur Verhandlungsrunde einsehen können.
Verhandlungsrunde oder Wechsel zur eigentlichen Ausschreibungsrunde
Wählen Sie auf der Registerkarte Runden, ob Sie eine Verhandlungsrunde beginnen oder zur eigentlichen Ausschreibungsrunde wechseln möchten.
Auf der Registerkarte Runden können Sie frühere Runden (Teilnahmerunde und Verhandlungsrunden) einsehen.
Wählen Sie „Neue Verhandlungsrunde beginnen“
Wählen Sie aus, ob Sie eine Vorlage für die Verhandlungsrunde verwenden möchten:
Bekanntmachung aus dieser Runde als Vorlage verwenden
Andere Vorlage auswählen
Leere Vorlage
ODER
Wählen Sie „Eigentliche Ausschreibungsrunde beginnen“
Wählen Sie aus, ob Sie eine Vorlage für die Ausschreibungsrunde verwenden möchten:
Bekanntmachung aus dieser Runde als Vorlage verwenden
Andere Vorlage auswählen
Leere Vorlage
Schritt 3: Aufforderung zur Angebotsabgabe
Wählen Sie eine Vorlage für die Aufforderung zur Angebotsabgabe:
Bekanntmachung aus dieser Runde als Vorlage verwenden
Die Einladung zur Teilnahme wird als Vorlage für die Aufforderung zur Angebotsabgabe kopiert.
Andere Vorlage auswählen
Wählen Sie über das Suchformular die Aufforderung zur Angebotsabgabe aus, die Sie als Vorlage verwenden möchten.
Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Fenster ein und klicken Sie auf Eingabe.
Leere Vorlage
Die Bearbeitungsansicht der Aufforderung zur Angebotsabgabe wird mit einem leeren Formular geöffnet.
Die Benachrichtigung wird nur für die Bieterunternehmen veröffentlicht, die in der Teilnahmeantragsphase für die Ausschreibungsrunde ausgewählt wurden. Diese erhalten eine E-Mail mit einem direkten Link zur Aufforderung zur Angebotsabgabe. Über diesen Link gelangen sie zum Lieferantenportal, wo sie sich anmelden und anschließend wie gewohnt Angebote einreichen können.
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