Erste Schritte: Neue Ausschreibung oder eigenständige Mitteilung erstellen
Als Vergabestelle müssen Sie zu Beginn eines neuen Beschaffungsprozesses zunächst den richtigen Ausgangspunkt bestimmen. Auf Ihrer neuen Übersichtsseite finden Sie oben rechts die Hauptschaltfläche „Neu erstellen“. Durch Anklicken stehen zwei unterschiedliche Wege zur Verfügung: „Neue Ausschreibung erstellen“ und „Eigenständige Mitteilung erstellen“. Die richtige Auswahl ist entscheidend, um Ihren Beschaffungsprozess effizient einzurichten. Die folgende Anleitung hilft Ihnen, den passenden Weg zu wählen.
Option 1: Neue Ausschreibung erstellen
Wann verwenden: Wählen Sie „Neue Ausschreibung erstellen“, wenn Sie eine Mitteilung zu einem Wettbewerb beginnen, bei dem Bieterunternehmen Angebote einreichen, beispielsweise bei einem offenen Verfahren.
Wichtig: Einschränkungen bei Verfahrensarten. In der ersten Version des vereinfachten Tendering-Workflows wird nur das offene Verfahren unterstützt. Wenn Ihre Beschaffung eine andere Verfahrensart erfordert, beispielsweise ein Verhandlungsverfahren, ein nichtoffenes Verfahren, ein Qualifikationssystem oder ein dynamisches Beschaffungssystem, müssen Sie weiterhin den bisherigen Erstellungsweg verwenden.
Warum diese Option wählen?
Geführter Einrichtungsablauf: Hier wird der neue geführte Workflow von Mercell genutzt, der die Ersteinrichtung für Benutzer einfacher und weniger technisch gestaltet.
Vorlagenfunktionen: Sie können Ihre Arbeit erheblich beschleunigen, indem Sie mit einer „Organisationsvorlage“ beginnen oder „Frühere Ausschreibung kopieren“ verwenden. Vorhandene Daten werden übernommen, sodass Sie deutlich weniger Felder manuell ausfüllen müssen.
Spätere Auswahl der Mitteilungsart: Sie müssen die genaue technische Mitteilungsart nicht mehr zu Beginn kennen. Zunächst können Sie die grundlegenden Ausschreibungsdaten und strukturierten Dokumente einrichten. Die eigentliche Art der Auftragsbekanntmachung legen Sie erst später im Abschnitt „Mercell Formulare“ fest.
Hinweis: In der ersten Version unterstützt der neue geführte Tendering-Workflow hauptsächlich offene Verfahren. Wenn Ihre Beschaffung ein anderes Verfahren erfordert, beispielsweise ein Verhandlungsverfahren, ein nichtoffenes Verfahren oder ein dynamisches Beschaffungssystem, verlangt das System weiterhin den üblichen Erstellungsweg.
Option 2: Eigenständige Mitteilung erstellen
Wann verwenden: Wählen Sie „Eigenständige Mitteilung erstellen“, wenn Sie eine Mitteilung auf einem Nationales Publikationsportal veröffentlichen möchten, für die kein vollständiger wettbewerblicher Ausschreibungsprozess eingerichtet werden muss.
Warum diese Option wählen?
Direkter Zugriff auf Mitteilungen ohne Wettbewerb:
Diese Option blendet die üblichen Wettbewerbsarten aus und zeigt direkt eine Liste eigenständiger Mitteilungsarten entsprechend den in den Organisationseinstellungen aktivierten Richtlinien.
Typische Anwendungsfälle: Verwenden Sie diesen Weg für Dokumente ohne Wettbewerb, beispielsweise:
Vorinformationen (PIN)
Mitteilungen über Auftragsänderungen
Zuschlagsbekanntmachungen
Ergebnismitteilungen zu Planungswettbewerben
Freiwillige Ex-ante-Transparenz Bekanntmachungen
Zusammenfassung
• Klicken Sie auf „Neu erstellen > Neue Ausschreibung erstellen“, wenn Sie eine vollständige wettbewerbliche Beschaffung durchführen, Vorlagen nutzen und die Wettbewerbsdetails vor der technischen Mitteilungsart festlegen möchten.
• Klicken Sie auf „Neu erstellen > Eigenständige Mitteilung erstellen“, um Informations-, Änderungs- oder Zuschlagsmitteilungen zu veröffentlichen, die keine aktive Angebotsabgabe erfordern.
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