Bei einem nichtoffenen Verfahren wird die Beschaffungsbekanntmachung nicht wie bei einem offenen Verfahren im Lieferantenportal veröffentlicht. Stattdessen wird sie einer ausgewählten Gruppe eingeladener Bieter direkt per E-Mail zugesandt. Nur diese vorab ausgewählten Unternehmen dürfen ein Angebot einreichen.
Der Ablauf des nichtoffenen Verfahrens hängt davon ab, ob es sich um Folgendes handelt:
Beschaffung unterhalb des Schwellenwerts (Kleinbeschaffung)
Zweistufiges Verfahren oberhalb des Schwellenwerts
Beschaffung unterhalb des Schwellenwerts (Kleinbeschaffung)
In der Auftragsbekanntmachung wird angegeben, ob die Beschaffung als nichtoffenes Verfahren erfolgt und ob der Wert unterhalb des Schwellenwerts liegt.
Bei der Veröffentlichung wird die Aufforderung zur Angebotsabgabe weder auf der nationalen Beschaffungsplattform noch im Lieferantenportal veröffentlicht. Stattdessen wird sie per E-Mail an die bei der Veröffentlichung angegebenen Adressen gesendet.
Die Nachricht an die ausgewählten Bieter (Bieterunternehmen) enthält einen direkten Link zur betreffenden Ausschreibung. Über diesen Link gelangt das Bieterunternehmen zum Lieferantenportal, wo es sich anmelden und das Angebot wie gewohnt einreichen kann. Die dort angezeigte Ausschreibung ist für Personen ohne diesen direkten Link nicht sichtbar.
Der weitere Ablauf entspricht dem normalen Beschaffungsprozess.
Verfahren oberhalb des Schwellenwerts
Als nichtoffenes Verfahren besteht eine Beschaffung oberhalb des Schwellenwerts aus zwei Schritten:
Schritt 1: Phase für Teilnahmeanträge, die allen Bietern offensteht (Einladung zur Teilnahme)
Einladung zur Teilnahme:
Wenn in einer Auftragsbekanntmachung „Nichtoffenes Verfahren“ und „Wert oberhalb des Schwellenwerts“ angegeben sind, wird automatisch eine Einladung zur Teilnahme für diese Bekanntmachung erstellt.
Da zu diesem Zeitpunkt nur die Anmeldung zum Ausschreibungswettbewerb erforderlich ist, werden in der Regel lediglich dynamische „Eignungsanforderungen“ abgefragt. Die konkreten Kriterien für die Beschaffung werden später in der Phase der Aufforderung zur Angebotsabgabe abgefragt.
Die Bekanntmachung wird wie bei einem offenen Verfahren im nationalen Publikationsportal und im Lieferantenportal veröffentlicht. Dort können alle interessierten Bieterunternehmen ihre Bereitschaft zur Teilnahme am Ausschreibungswettbewerb mitteilen.
Auswahl für die Ausschreibungsrunde
Nach Ablauf der Frist werden die Teilnahmeanträge nach dem Standardverfahren bearbeitet, und die Vergabestelle wählt die Bieter aus, die zur Ausschreibungsrunde eingeladen werden.
Wie?
Bieterunternehmen in der Vergleichstabelle auswählen
Die Teilnehmer für die eigentliche Runde der Aufforderung zur Angebotsabgabe können in der Vergleichstabellenansicht auf der Registerkarte Teilnahmeanträge ausgewählt werden.
Oder auf der Registerkarte Vergleich unter Vergleich öffnen.
Benachrichtigungsmethode auswählen
Wechseln Sie zur Registerkarte Runden.
Wählen Sie dort aus, ob Sie eine Zwischenentscheidung treffen und eine Benachrichtigung versenden möchten. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Ablehnungsbekanntmachung an die abgelehnten Bieter senden
Bei dieser Option erhalten nur die abgelehnten Bieterunternehmen eine Ablehnungsnachricht per E-Mail.
Geben Sie die Überschrift und den Text der Nachricht ein (der Standardtext kann bearbeitet werden) und klicken Sie auf E-Mail senden.
Nach dem Versand wechselt das System zur Phase der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Zwischenentscheidung treffen und Benachrichtigung versenden
Treffen Sie mithilfe des Zuschlagsformulars eine Zwischenentscheidung und senden Sie eine Benachrichtigung an alle Bewerber und Bieter.
Angeben, dass kein vorläufiger Zuschlag und keine Benachrichtigung erfolgen
Bei dieser Option wird keine Benachrichtigung versendet. Das System wechselt direkt zum nächsten Schritt.
Schritt 2: Phase der Aufforderung zur Angebotsabgabe, beschränkt auf die in der Teilnahmephase ausgewählten Bieter (Aufforderung zur Angebotsabgabe)
Aufforderung zur Angebotsabgabe:
Wählen Sie eine Vorlage für die Aufforderung zur Angebotsabgabe:
Bekanntmachung aus dieser Runde als Vorlage verwenden
Die Einladung zur Teilnahme wird als Vorlage für die Aufforderung zur Angebotsabgabe kopiert.
Denken Sie daran, Ihre Bieterunternehmen in der Zeile „Bieterunternehmen auswählen“ der Vergleichstabelle anzuklicken.
Andere Vorlage auswählen
Wählen Sie über das Suchformular die Aufforderung zur Angebotsabgabe aus, die Sie als Vorlage verwenden möchten.
Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Fenster ein und klicken Sie auf Eingabe.
Leere Vorlage
Die Bearbeitungsansicht der Aufforderung zur Angebotsabgabe wird mit einem leeren Formular geöffnet.
Die Benachrichtigung wird nur für die Bieterunternehmen veröffentlicht, die in der Teilnahmeantragsphase für die Ausschreibungsrunde ausgewählt wurden. Diese Bieterunternehmen erhalten eine E-Mail mit einem direkten Link zur Aufforderung zur Angebotsabgabe. Über diesen Link gelangen sie zum Lieferantenportal, wo sie sich anmelden und anschließend wie gewohnt Angebote einreichen können.
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