Beim Ersetzen eines bestehenden Benutzers sind einige Überlegungen anzustellen. Dieser Leitfaden führt Sie durch jeden Schritt und stellt sicher, dass der neue Benutzer einsatzbereit ist.
Um einen Benutzer zu ersetzen, müssen Sie zunächst die Schritte zum Erstellen eines neuen Benutzerprofils durchführen, vorhandene Überwachungsprofile kopieren, die Lizenzen umschalten und dann den bestehenden Benutzer entfernen. Das mag nach viel klingen, ist aber als Organisationsadministrator in der Benutzerverwaltung (User management) einfach durchzuführen.
Hinweis: Diese Änderungen können vom Organisationsadministrator vorgenommen werden.
Es wird empfohlen, ein neues Benutzerkonto für einen neuen Benutzer zu erstellen, anstatt die Kontaktdaten (wie E-Mail oder Name) auf einem bestehenden Konto zu überschreiben.
Die nachträgliche Aktualisierung eines bestehenden Kontos ändert historische Daten, was zu Ungenauigkeiten führen kann, insbesondere wenn der ursprüngliche Benutzer an früheren Online-Ausschreibungen teilgenommen hat. Der Organisationsadministrator behält vollen Zugriff auf die historischen Daten der Organisation.
Hinzufügen des neuen Benutzers
Im Menü auf der linken Seite finden Sie das Zahnradsymbol für Einstellungen (Settings). Wählen Sie dieses aus, um die Allgemeinen Einstellungen (General Settings) zu öffnen.
Von dort aus können Sie Benutzerverwaltung (User management) auswählen.
Wählen Sie Benutzer hinzufügen (Add user).
Füllen Sie die Pflichtfelder aus.
Klicken Sie auf Speichern (Save), um den Benutzer zu erstellen.
Das Benutzerkonto wird standardmäßig mit Basisbenutzer-Zugriff erstellt. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird automatisch an die registrierte E-Mail-Adresse gesendet und enthält ein temporäres Passwort sowie Anweisungen zur Anmeldung.
Ändern der Lizenzen
Suchen Sie die Registerkarte Lizenzen (Licences) im von Ihnen erstellten Benutzerprofil. Fügen Sie die erforderlichen Lizenzen hinzu, indem Sie die Umschalttaste (Toggle) bei jeder Option verwenden.
Wenn keine verfügbaren Lizenzen vorhanden sind, die dem neuen Benutzer zugewiesen werden können, müssen Sie möglicherweise zuerst eine Lizenz von einem anderen Benutzer entfernen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie das geht, überprüfen Sie bitte die folgenden Schritte zum Entfernen der Lizenz eines bestehenden Benutzers.
Sie haben nun Ihren neuen Benutzer hinzugefügt und vollständig eingerichtet.
Löschen des Benutzers, den Sie ersetzt haben
Wenn Sie die vorherigen Schritte befolgt haben, haben Sie einen neuen Benutzer erstellt und die Lizenz(en) sowie das/die Überwachungsprofil(e) verschoben. Der alte Benutzer ist mit dem Status aktiv im System verblieben.
Wenn dies für den Zugriff auf andere historische Daten so bleiben soll, ändern Sie den Status des Benutzers in Nicht Aktiv (Not Active) und stellen Sie sicher, dass keine aktiven Lizenzen verknüpft sind. Auf diese Weise verhindern Sie den Anmeldezugriff für die registrierte E-Mail-Adresse und stellen sicher, dass keine kostenpflichtigen Lizenzen von inaktiven Benutzern verwendet werden.
Entfernen der Lizenz eines bestehenden Benutzers
So entfernen Sie die Lizenzen eines Benutzers, den Sie ersetzt haben:
Navigieren Sie zurück zur Benutzerverwaltung (User management).
Suchen Sie den ersetzten Benutzer und wählen Sie Bearbeiten (Edit) im Drei-Punkte-Menü (…).
Klicken Sie auf die Registerkarte Lizenzen (Licences). Verwenden Sie den Schalter, um die Lizenz vom Benutzer zu entfernen.
Article Reference: 080720251400