Sie müssen über die Rolle Organisationsadministrator verfügen, um Benutzer zu Ihrer Organisation hinzuzufügen.
Die erste Person, die ein Konto für die Organisation registriert, wird automatisch zum Organisationsadministrator. Dieser Administrator muss dann den Kollegen, die sich nach ihm registrieren, Rollen zuweisen.
So erstellen Sie als Organisationsadministrator einen neuen Benutzer.
Im Menü auf der linken Seite finden Sie das Zahnradsymbol für Einstellungen (Settings). Wählen Sie dieses aus, um die Allgemeinen Einstellungen (General Settings) zu öffnen.
Von dort aus können Sie Benutzerverwaltung (User management) auswählen.
Wählen Sie Benutzer hinzufügen (Add user).
Füllen Sie die Pflichtfelder (mit einem Sternchen * markiert) aus. Optionale Felder können bei Bedarf ausgefüllt werden.
Der Kontostatus ist standardmäßig auf Aktiv (Active) eingestellt. Ändern Sie dies, wenn der Anmeldezugriff verzögert werden soll.
Klicken Sie auf Speichern (Save), um den Benutzer zu erstellen.
Das Benutzerkonto wird standardmäßig mit Basisbenutzer (Basic User)-Zugriff erstellt. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird automatisch an die registrierte E-Mail-Adresse gesendet und enthält ein temporäres Passwort sowie Anweisungen zur Anmeldung.
Bei der ersten Anmeldung wird der Benutzer aufgefordert, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (Terms and Conditions) zu akzeptieren, bevor er auf das System zugreift.
Hinzufügen von Benutzern zu Organisationseinheiten.
Wenn Ihr Unternehmen über organisatorische (untergeordnete) Einheiten (child units) verfügt und Sie bestehende Benutzer zu einer dieser Einheiten hinzufügen müssen:
Im Menü auf der linken Seite finden Sie das Zahnradsymbol für Einstellungen (Settings). Wählen Sie dieses aus, um die Allgemeinen Einstellungen (General Settings) zu öffnen.
Von dort aus können Sie Benutzerverwaltung (User management) auswählen.
Suchen Sie nach dem Benutzer, den Sie aktualisieren möchten, und öffnen Sie die Benutzerdetails, indem Sie über das 3-Punkte-Menü auf der rechten Seite Bearbeiten (Edit) auswählen.
Klicken Sie auf Rollen (Roles), um anzuzeigen, welche Rechte und Organisationseinheiten der Benutzer derzeit hat.
Klicken Sie auf der rechten Seite auf Berechtigungen hinzufügen (Add permissions), um eine zusätzliche Einheit hinzuzufügen.
Auf der linken Seite finden Sie die Organisationssuchleiste (Organisation search bar), in der Sie alle Organisationseinheiten sehen können, die Ihr Unternehmen besitzt.
Wählen Sie die entsprechenden Rollen (Roles) für den Benutzer innerhalb der Organisationseinheit aus.
Klicken Sie auf Speichern (Save), um die Änderungen zu übernehmen.
Wenn Ihr Unternehmen über mehrere organisatorische (untergeordnete) Einheiten verfügt und Sie denselben Benutzer gleichzeitig zu allen hinzufügen möchten, ist dies nur möglich, wenn der Benutzer mit der übergeordneten Organisation (parent organisation) dieser Einheiten verknüpft ist.
Befolgen Sie die Schritte 1–4 aus dem vorherigen Abschnitt, um den Benutzer zu finden und zu bearbeiten.
Klicken Sie neben der übergeordneten Organisation auf Bearbeiten (Edit).
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ausgewählte Rollen auf alle untergeordneten Einheiten von [Ihre Organisation] anwenden“ (Apply selected roles to all child units of [Your Organisation]).
Klicken Sie auf Speichern (Save), um die Änderungen zu übernehmen.
Der Benutzer erhält nun Zugriff mit denselben Rollen über alle organisatorischen (untergeordneten) Einheiten unter der übergeordneten Organisation.
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