1. Digitale Signatur aktivieren
Die digitale Signatur ermöglicht es Dir, Unterschriften Deiner aktuellen Mitarbeiter (Smart Docs) oder Deiner potenziellen Mitarbeiter (Recruiting) digital einzuholen. Dadurch kannst Du den gesamten Prozess der Dokumentenunterzeichnung vollständig digitalisieren, egal ob es sich um Mitarbeiterdokumente oder Vereinbarungen mit Bewerbern handelt.
Navigiere zu Einstellungen > Überblick > Funktionen.
Aktiviere dort die Funktion Digitale Signatur.
Klicke auf die Schaltfläche Support Team benachrichtigen, wodurch automatisch eine E-Mail-Anfrage an das Support-Team gesendet wird.
Das Support-Team wird sich im Anschluss mit Dir in Verbindung setzen, um Dich bei den weiteren Schritten zu unterstützen und den Prozess final zu starten
Hinweis:
Die digitale Signatur, sowie Smart Docs sind als Premium Funktion in unserem HR Admin Paket enthalten. Hier findest du weitere Infos zum HR Admin Paket.
Lies diesen Artikel, um herauszufinden, wie Du digitale Signaturen in SmartDocs verwendest.
Um digitale Unterschriften gesammelt anzufordern, lies hier weiter.
2. Erweiterte Einstellungen und Signaturlimits verwalten
Sobald unser Support-Team die Funktion für Dein Konto freigeschaltet hat, kannst Du die spezifischen Details Deiner Digitalen Signaturen einsehen und verwalten.
Navigiere zu Einstellungen > Digitale Signatur > Einstellungen > Signaturlimit > Übersicht, wenn Du folgende Informationen prüfen willst:
Details zur Signaturnutzung: Hier wird Dir die Anzahl der im Konto verfügbaren sowie der bereits verbrauchten Signaturen angezeigt.
Signaturit-Konto-E-Mail: Hier findest Du die E-Mail-ID, die mit Deinem Signaturit-Konto verknüpft ist, basierend auf Deinen Angaben während des Aktivierungsprozesses.
Hinweis:
Die Signaturen sind ein Jahr ab dem Kaufdatum gültig.
3. Kosten und verfügbare Pakete
Die Nutzung der digitalen Signatur ist mit Kosten verbunden, die von Deinem gewählten Paket abhängen. Du kannst zwischen verschiedenen Paketen wählen, um das passende Kontingent für Dein Unternehmen zu finden:
Paketgröße | Anzahl Umschläge/Credits | Preis pro Umschlag | Gesamtpreis |
Digitale Signatur 50 Umschläge | 50 | 1,10 EUR | 55 EUR |
Digitale Signatur 100 Umschläge | 100 | 0.95 EUR | 95 EUR |
Digitale Signatur 250 Umschläge | 250 | 0,84 EUR | 210 EUR |
Digitale Signatur 500 Umschläge | 500 | 0,74 EUR | 370 EUR |
Digitale Signatur 1000 Umschläge | 1000 | 0,69 EUR | 690 EUR |
Hinweis:
Wenn Deine digitalen Signaturen Credits sich dem Ende zuneigen, kannst Du neue Credits kaufen. Wende Dich dazu bitte an unseren Support (support@kenjo.io).
Du erhältst bei Start des HR Admin Pakets bereits ein Kontingent von mindestens 20 digitalen Signaturen. Die genaue Anzahl kannst Du unter Einstellungen > Digitale Signatur > Übersicht einsehen.
4. Erscheinungsbild der Signaturanfragen individualisieren
Du kannst das Branding der E-Mails anpassen, damit Deine Mitarbeiter die Anfrage sofort mit Deinem Unternehmen assoziieren können.
Gehe zu Einstellungen > Digitale Signatur > Einstellungen > Signaturanfrage > Branding.
Nutze die folgenden Optionen, um das Design festzulegen:
Logo in E-Mails einfügen: Wenn Du dieses Kontrollkästchen aktivierst, wird Dein Firmenlogo im Header aller Anfrage-E-Mails angezeigt.
Branding-Farbe: Wähle hier eine Farbe aus oder gib einen spezifischen Farbcode ein, der für den Header und die Schaltflächen in den E-Mails verwendet werden soll.
5. E-Mail Absender konfigurieren
Unter Einstellungen > Digitale Signatur > Einstellungen > Signaturanfrage > Smart Docs / Recruiting kannst du die Absender-E-Mail-Adresse für Anfrage-E-Mails einrichten.
6. Allgemeine Informationen zu unserem Signatur-Anbieter Signaturit
Der Signaturen-Anbieter, den wir in Kenjo integriert haben heißt Signaturit. Gemeinsam mit diesem bieten wir die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) an, die rechtssicher ist und darüberhinaus durch die Identifikation des Unterschreibers durch digitale Live-Unterschrift laut EIDAS-Verordnung höchsten Sicherheitsansprüchen genügt.