Schritt 1: Bei Kenjo registrieren
Bevor Du Kenjo nutzen kannst, registriere Dich bitte auf unserer Website:
2. Erste Schritte-Zertifikat erhalten
Wir haben eine Onboarding-Checkliste für Dich erstellt, die Dich durch die Einrichtung Deines Accounts führt. Sie enthält die wichtigsten Kenjo-Module und Einstellungen, die Du als Admin für Dein Unternehmen und Deine Mitarbeiter konfigurieren solltest.
Melde Dich bei Kenjo an
Klicke im linken Menü auf das Raketen-Symbol, um zu Erste Schritte zu gelangen
Starte Deine Onboarding-Checkliste durch Klick auf ein Modul bei der Übersicht Checkliste für Kontoeinrichtung
Wähle einen Lernpfad bei aus, zum Beispiel Einrichtung der Organisation (1)
Klicke auf Mehr erfahren (2), um unseren Helpcenter-Artikel zu lesen
Klicke auf Zu den Einstellungen (2), um die gelernten Inhalte direkt umzusetzen
Der Lernpfad wird nach Abschluss mit einem grünen Häkchen markiert
Verfolge Deinen Fortschritt über die Prozentanzeige (3)
Pausiere Deine Onboarding-Checkliste jederzeit: Dein Fortschritt wird automatisch gespeichert
Nach Abschluss der gesamten Onboarding-Checkliste erhältst Du ein Zertifikat per E-Mail
Tipp:
In den folgenden Schritten navigieren wir Dich durch die Onboarding-Checkliste. Hier findest Du nützliche, weiterführende Links.
2.1 Rechnungsdetails, Firmen- und Organisationsstruktur hinzufügen
Der erste Schritt zur Nutzung von Kenjo besteht darin, grundlegende Informationen wie Unternehmen, Standorte, Abteilungen und Kalender hinzuzufügen.
Hier findest Du weiterführende Artikel zum Thema Unternehmen, Feiertagskalender und Büro:
2.2 Mitarbeiter hinzufügen
Dies ist der wichtigste Schritt, um Deinen Account richtig einzurichten. Du kannst Deine Mitarbeiter manuell zu Kenjo hinzufügen oder Deine Mitarbeiterdaten mit unserer Importvorlage importieren. Überlege Dir vorab, welche Informationen über Deine Mitarbeiter Du in Kenjo erfassen möchtest.
Kenjo bietet verschiedene Profile, die jeder Person in Deinem Unternehmen zugewiesen werden müssen. Gängige Profile sind zum Beispiel: Mitarbeiter (DA), Mitarbeiter (kein DA) oder Admin.
Hier findest Du weiterführende Artikel zum Thema Mitarbeiter hinzufügen:
Neue Mitarbeiter manuell hinzufügen
Import von Mitarbeiterdaten mit Kenjo Vorlage
Für DSPs: Profile und Berechtigungen verwalten
2.3 Zeiterfassung einrichten
Der nächste Schritt besteht darin, die Methoden zur Zeiterfassung sowie die Funktionsweise von Schicht- und Ruhezeiten-Regeln im Modul „Anwesenheit“ zu verstehen. Wird eine Schicht- oder Ruhezeitenregel verletzt, erscheinen Konflikte in Kenjo, die Dir Deine Arbeit als Admin erleichtern. Mache Dich außerdem damit vertraut, wie Deine Mitarbeitenden das GPS-Tracking aktivieren und wie Du Zuschläge einrichtest. Und nicht zuletzt solltest Du die Logik zur Berechnung von Überstunden verstehen, da diese die Grundlage für die gewählte Vergütung ist.
Frage: Wie solltest Du vorgehen, wenn einer Deiner Mitarbeiter unsicher ist, wie er seine Zeiten in Kenjo korrekt erfassen kann?
Wenn Du einen neuen Mitarbeiter anlegst, musst Du die Zeiterfassung manuell aktivieren. Gehe dafür in das Mitarbeiterprofil und klicke auf der rechten Seite unter Aktionen auf ZEITERFASSUNG AKTIVIEREN.
Schick diesen Artikel an Deine Mitarbeiter, damit sie verstehen, wie sie ihre Zeiten erfassen. |
2.4 Abwesenheitsanträge und Abwesenheitsrichtlinien einrichten
Kenjo bietet verschiedene Abwesenheitsarten für Dein Unternehmen. Dabei unterscheiden wir zwischen Abwesenheitsarten und Abwesenheitsrichtlinien. Für eine Abwesenheitsart kannst Du mehrere Richtlinien anlegen. Eine Abwesenheitsrichtlinie legt die Regeln für eine bestimmte Abwesenheitsart fest. Für Deine Organisation wurden bereits Abwesenheitsarten mit voreingestellten Regeln erstellt z.B. weil diese für die vorbereitenden Lohnbuchhaltung relevant sind – trotzdem ist es wichtig, dass Du das Konzept verstehst, bevor Du die Richtlinien den Mitarbeitenden zuweist.
Sieh Dir unser Erklärvideo an: So beantragen Mitarbeiter eine Abwesenheit über das Smartphone – und so kannst Du als Admin Anträge - ebenfalls per App- einfach und schnell bearbeiten.
2.5 Lohnabrechnung konfigurieren
Der Bereich Lohnabrechnung erlaubt Dir, Deinen Lohnabrechnungsanbieter zu verbinden. So kannst Du die Abrechnung des aktuellen Zeitraums direkt in Kenjo einsehen, bestätigen und automatisch an den Anbieter übermitteln lassen.
Alles weitere zum Thema Lohnabrechnung und Lohnabrechnungsanbieter findest Du hier:
2.6 Schichtplanung einrichten
Falls Du mit dem Schichtplan arbeitest, solltest Du Dich mit der Einrichtung vertraut machen und wissen, welche Daten Du für Deine Mitarbeitenden im Schichtplan definieren musst. In dem folgenden Übersichtsartikel findest Du alle relevanten Informationen: