Hinweis:
Digitale Signaturanfragen können nur für PDF- und DOCX Dokumente erstellt werden
Standardmäßig haben die Profile Admin und HR Admin die Berechtigung Signaturanfragen zu erstellen, anzusehen und zu verwalten. Benutzerdefinierte Profile mit den unten genannten Berechtigungen können unter Einstellungen > Profile und Berechtigungen angelegt werden
1. Digitale Signaturanfragen erstellen
1.1 Voraussetzungen und Berechtigungen prüfen
Bevor Du startest, stellst Du sicher, dass Dein Dokument im richtigen Format (PDF oder DOCX)vorliegt.
Vergewissere Dich, dass Du über die nötigen Rechte verfügst, da standardmäßig nur der Admin und der HR Admin Zugriff auf diese Funktionen haben.
Passe bei Bedarf die Berechtigungen unter Einstellungen > Profile und Berechtigungen an, falls Du ein benutzerdefiniertes Profil verwendest.
1.2 Dokument auswählen und Prozess starten
Hinweis:
Wähle den passenden Bereich in Smart Docs aus, um die Anfrage einzuleiten, z.B:
Klicke unter Smart Docs > Unternehmensdokumente auf das Dokument, für das Du eine digitale Signatur anfragen möchtest.
Klicke alternativ unter Smart Docs > Mitarbeiterdokumente auf das gewünschte Dokument.
Klicke rechts unter Aktionen auf die Schaltfläche Digitale Signatur
1.3 Unterzeichner und Zustellungsmodus auswählen
Du bestimmst nun, wer das Dokument wie erhalten soll.
Option 1: Wähle Gruppe von Mitarbeitern, um alle Mitarbeiter oder Gruppen aus einem Unternehmen, einem Büro oder einer Abteilung auszuwählen. Bei dieser Methode wird das Dokument allen ausgewählten Unterzeichnern zum selben Zeitpunkt ausgeliefert. Für jeden Mitarbeiter wird ein Dokument generiert, auf dem später die Unterschrift des jeweiligen Mitarbeiters steht.
Wähle Mitarbeiter aus.
Du kannst nach Unternehmen, Büros oder Abteilungen filtern.
Klicke auf das Stift-Symbol, um ausgewählte Mitarbeiter zu bearbeiten
Klicke auf das Mülleimer-Symbol, um die ausgewählte Gruppe von Mitarbeitern zu löschen
Hinweis: Aktiviere die Schaltfläche Inaktive Mitarbeiter einbeziehen, um die Unterschrift auch von inaktiven Mitarbeitern anzufordern.
Option 2: Wähle Spezielle Mitarbeiter und auf (+) Unterzeichner auswählen
Wähle den Zustellungsmodus: Sequentielle Weiterleitung oder Parallele Zustellung
Sequenzielle Weiterleitung: Bei dieser Methode wird das Dokument den jeweiligen Unterzeichnern als Sequenz ausgeliefert. Der zweite Unterzeichner erhält das Dokument erst, wenn der erste Unterzeichner das Dokument unterzeichnet hat
Parallele Zustellung: Bei dieser Methode wird das Dokument allen ausgewählten Unterzeichnern zum selben Zeitpunkt ausgeliefert. Für jeden Mitarbeiter wird ein Dokument generiert, auf dem später die Unterschrift des jeweiligen Mitarbeiters steht.
Aktiviere die Sequentielle Weiterleitung (1), damit der zweite Unterzeichner das Dokument erst erhält, wenn der erste Unterzeichner unterzeichnet hat.
Klicke in das graue Feld Nach Mitarbeitern suchen, um Mitarbeiter als Unterzeichner 1 hinzuzufügen
Um einen zweiten Unterzeichner hinzuzufügen, klicke auf (+) Unterzeichner hinzufügen
Unter Zuordnung auswählen legst Du fest, bei welchem Mitarbeiter das Dokument abgelegt werden soll
Klicke auf SPEICHERN.
Nutze die Parallele Zustellung (2), damit das Dokument allen Unterzeichnern zum selben Zeitpunkt ausgeliefert wird und für jeden Mitarbeiter ein eigenes Dokument erstellt wird.
Klicke auf SPEICHERN.
2. Signaturanfrage anpassen und absenden
Vor dem Versand kannst Du die Auswahl noch einmal prüfen.
Nutze das Bleistift-/Papierkorb-Symbol, um Unterzeichner zu bearbeiten oder zu löschen.
Füge eine persönliche Nachricht hinzu, indem Du auf die Schaltfläche + Persönliche Nachricht hinzufügen klickst.
Klicke auf Dokument senden, um die Unterschriften anzufordern.
3. Ergebnisse der Signaturanfrage prüfen
Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, informiert Dich das System über das Resultat.
Das signierte Dokument erhält automatisch den Text DigitalSigned neben dem Namen und ein grünes Signatursymbol oben rechts.
Alle Unterzeichner erhalten eine Benachrichtigung in der Kenjo App und das Dokument ist unter der Registerkarte Meine Dokumente/Smart Docs verfügbar.
Eine Kopie des signierten Dokuments wird automatisch per E-Mail an alle Beteiligten versandt.
Bei einer sequenziellen Weiterleitung wird der oben beschriebene Signaturvorgang erst angezeigt, wenn alle ausgewählten Unterzeichner das Dokument signiert haben
4. Digitale Signatur mit der mobilen Kenjo App
Deine Mitarbeiter können jederzeit von unterwegs auf ihrem Smartphone unterschreiben.
Klicke auf die E-Mail mit der Signaturanfrage und wähle Anzeigen und Unterschreiben.
Klicke auf die grüne Schaltfläche Start.
Setze zwei Häkchen, um die Geschäftsbedingungen zu akzeptieren, und klicke auf Accept.
Klicke auf die Stelle im Dokument, wo die Unterschrift platziert werden soll.
Unterschreibe mit dem Zeigefinger auf dem Bildschirm und passe die Größe bei Bedarf an.
Klicke auf Send document, um den Vorgang abzuschließen.