1. Anwesenheitsrichtlinie öffnen und bearbeiten
So bearbeitest Du eine bestehende Anwesenheitsrichtlinie:
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien.
Wähle eine bestehende Richtlinie aus.
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü am Ende der Richtlinienzeile.
Wähle Richtlinie bearbeiten.
Innerhalb der Richtlinieneinstellungen findest Du zwei Hauptbereiche:
Allgemein (Richtliniendetails, Methoden zur Zeiterfassung, Standort-Erfassung, Berechtigungen)
Regeln (Schichtregeln, Ruheregeln, Überstunden & Vergütungsregeln)
Diese Einstellungen bestimmen, wie die Zeiterfassung und Arbeitszeitregeln für Mitarbeiter funktionieren.
Hinzufügen einer neuen Anwesenheits-Richtlinie
Klicke auf (1) Neue Richtlinie hinzufügen.
Mitarbeiter einer Anwesenheits-Richtlinie verwalten
Klicke auf (3) Mitarbeiter verwalten.
Weitre Infos zur Mitarbeiterzuweiseung findest Du hier. LINK PRÜFEN
2. Allgemeine Richtlinien-Einstellungen
Du legst hier die grundlegenden Rahmenbedingungen für Deine Richtlinie fest, indem Du den Namen definierst und entscheidest, welche Erfassungsmethoden für den Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Navigiere dafür zu Einstellungen > Richtlinien > Richtlinie bearbeiten > Allgemein.
2.1 Allgemein / Richtliniendetails
Hier kannst Du Deiner Richtlinie einen Namen geben und optional eine Beschreibung hinterlegen.
Hinweis:
Die in Kenjo hinterlegte Standardrichtlinie kann nicht namentlich angepasst werden.
2.2 Allgemein / Methoden zur Zeiterfassung
Du kannst eine oder mehrere Methoden auswählen, um die Zeiterfassung individuell zu konfigurieren. Erfahre mehr über die Methoden zur Zeiterfassung LINK EINPFLEGEN
Empfehlung:
Viele DSPs wählen die Zeiterfassungs-Methode Stempeluhr in Kombination mit Geotracking oder den Check In mit Pin oder QR-Code.
Die gleichzeitige Aktivierung von Stempeluhr und Kiosk-PIN / QR-Code wird nicht empfohlen.
2.3 Allgemein / Standort-Erfassung
Hier kannst Du festlegen, ob und wie genau der Arbeitsort Deiner Mitarbeitenden beim Ein- und Ausstempeln überprüft werden soll. Erfahre mehr über das Verwalten und Erfassen von Standorten.
2.4 Allgemein / Berechtigungen
Zukünftige Einträge erlauben: Hier kannst Du festlegen, dass Deine Mitarbeiter und Manager (mit der Zeiterfassungs-Methode Arbeitszeittabellen) Einträge für kommende Tage erstellen oder bearbeiten dürfen. Aktiviere einfach das Kontrollkästchen auf der rechten Seite, um diese Funktion freizuschalten.
Empfehlung:
Wir empfehlen diese Funktion auszustellen.
3. Regeln für die Anwesenheitsrichtlinie konfigurieren
Du definierst in diesem Abschnitt, wie das System die Arbeitszeiten Deiner Mitarbeiter kontrolliert und welche Automatismen bei Zeitüberschreitungen oder vergessenen Buchungen greifen sollen. Navigiere dafür zu Einstellungen > Richtlinien > Richtlinie bearbeiten > Regeln.
3.1 Regeln / Schichtregeln konfigurieren
Schritt 1: Maximale Stunden pro Tag einstellen
Hier legst Du die Anzahl der Stunden fest, die ein Mitarbeiter maximal pro Tag arbeiten darf, indem Du die Stunden und Minuten im HH:MM-Feld auf der rechten Seite eingibst. Aktiviere das Kontrollkästchen, um diese Regel für Deine aktiven Mitarbeiter verbindlich in der Anwesenheitsrichtlinie zu nutzen. Wenn Du diese Funktion aktiviert hast, stehen Dir folgende Optionen zur Verfügung:
Option 1: Konfliktanzeige
Hier kannst Du festlegen, dass ein Konflikt in der Zeiterfassungs-Übersicht angezeigt wird, sobald ein Mitarbeiter die festgelegte maximale Arbeitszeit pro Tag überschreitet.
Option 2: Automatische Anpassung der gearbeiteten Stunden
Du hast hier die Möglichkeit, die gearbeiteten Stunden automatisch so anzupassen, dass sie exakt mit Deinem erlaubten Limit übereinstimmen.
Schritt 2: Limitierungen für das Einchecken einstellen
Frühestmögliche Check-in-Zeit festlegen: Wenn Deine Mitarbeiter erst ab einer bestimmten Uhrzeit einchecken sollen, aktiviere hier die entsprechende Regel in der Zeiterfassung und gib die Uhrzeit an, ab welcher sich Deine Mitarbeiter frühestens einstempeln können.
Schritt 3: Eintrag nicht vollständig
Falls sich Dein Mitarbeiter einmal vergisst auszustempeln, stehen Dir in Kenjo zwei Optionen zur Verfügung:
Option 1: Zeige einen Konflikt
Setze hier das Häkchen, wenn Du lediglich einen Hinweis in der Zeiterfassungs-Übersicht erhalten möchtest. So behältst Du die volle Kontrolle und kannst die Einträge Deiner Mitarbeiter prüfen manuell korrigieren.
Option 2: Mitarbeiter automatisch auschecken
Wenn Du eine automatisierte Lösung bevorzugst, kannst Du hier eine maximale Stundenanzahl definieren. Sobald diese Zeit erreicht ist, wird der Mitarbeiter vom System automatisch ausgecheckt. Aktiviere hierfür einfach das Kästchen Mitarbeiter automatisch nach einer bestimmten Zeit auschecken und trage die gewünschte Zeitdauer ein.
3.2 Regeln / Ruheregeln konfigurieren
Die Ruhe-Regeln helfen Dir sicherzustellen, dass gesetzliche oder interne Ruhezeiten eingehalten werden. Navigiere dafür zu Einstellungen > Richtlinien > Richtlinie bearbeiten > Überstunden & Ruheregeln.
Schritt 1: Minimale tägliche Ruhezeit
Definiere die Pausendauer (HH:MM) bezogen auf die Arbeitsstunden (HH:MM).
In Deutschland gilt:
Bei 06h 01m Arbeit ist eine Pause von 00h 30m nötig.
Bei 09h 01m Arbeit ist eine Pause von 00h 45m nötig.
Du hast zusätzlich die Möglichkeit folgende Ruhe-Regeln in der Zeiterfassung zu verwenden:
Zeige einen Konflikt in der Anwesenheitstabelle: Das System markiert fehlerhafte oder unvollständige Einträge in der Anwesenheits-Übersicht.
Zeige eine Erinnerung für den Mitarbeiter: Der Mitarbeiter erhält einen Hinweis in der App, dass er die Pause nicht eingestempeln hat.
Pausen automatisch abziehen: Diese Regel sorgt dafür, dass die Pausenzeit ohne manuelles Zutun von der Gesamtarbeitszeit abgezogen wird.
Weitere Infos zu Pausenregeln findest Du hier LINK EINPFLEGEN
Schritt 2: Pause zwischen zwei Schichten
Wenn Du den Schichtplan verwendest, kannst Du eine minimale Ruhezeit zwischen zwei Schichten definieren. Wenn der Schichtplaner versucht, eine neue Schicht zu planen, die diese Ruhezeit unterschreitet, wird
die Schicht nicht veröffentlicht.
der Schichtplaner eine Fehlermeldung anzeigen.
Schritt 3: Bezahlte Pausen
Du kannst festlegen, ob Pausen als Arbeitszeit bezahlt werden. Dafür
Klicke bezahlte Pausen aktiviert und
Definiere die Pausendauer pro Schicht im Format HH:MM.
Wenn Mitarbeiter ihre Arbeits- und Pausenzeiten stempeln, wird die definierte Pausenzeit automatisch als Arbeitszeit gezählt und entsprechend bezahlt.
Die eingestellte Pausenzeit gilt pro Schicht, also für den Zeitraum zwischen Ein- und Ausstempeln.
Empfehlung:
Die Mehrheit unserer DSPs hat die Funktion Bezahlte Pause deaktiviert.
3.3 Regeln / Überstunden & Vergütungsregeln konfigurieren
In den Überstunden & Vergütungsregeln legst Du fest, wie Mehrarbeit berechnet wird und ob Deine Mitarbeiter Minusstunden ansammeln dürfen. Navigiere dafür zu Einstellungen > Richtlinien > Richtlinie bearbeiten > Überstunden & Vergütungsregeln.
Hinweis:
Beachte, dass Änderungen in den Überstunden & Vergütungsregeln immer erst in den laufenden und kommenden Lohnabrechnungen berücksichtigt werden; rückwirkend ändert sich nichts.
Möchtest Du, dass keine Überstunden bei Deinen Mitarbeitern erfasst werden, so lasse die Funktion Überstunden aktivieren deaktiviert
Schritt 1: Überstunden zulassen & Berechnungsmethode
Überstunden zulassen: Damit Arbeitszeiten als Überstunden erfasst werden können, musst Du die Funktion Überstunden zulassen aktivieren. Lege nun eine Berechnungsmethode fest:
Option 1: Wöchentliche Berechnungsmethode
Für eine wöchentliche Berechnung werden die im Profil des Mitarbeiters hinterlegten Arbeitsstunden herangezogen.
Option 2: Monatlich erwartete Berechnungsmethode
Gib hier die monatlich erwarteten Überstunden an, falls in einigen Monaten mehr oder weniger Arbeit erwartet wird.
Option 3: Verstetigte Arbeitszeitberechnungsmethode
Gib hier die monatlichen Durchschnittsstunden aufs Jahr gerechnet an, wenn Du gleichbleibende Überstunden erwartest.
Sobald die Berechnungsmethode gewählt wurde, kannst Du noch folgende Punkte anpassen:
Reduzieren Sie die wöchentlich/monatlich erwartete Arbeitszeit durch bezahlten Urlaub und Feiertage.
Wenn Du diese Regel aktivierst, passt das System das Arbeitsziel des Mitarbeiters automatisch an, sobald bezahlter Urlaub oder Feiertage anfallen.
Minusstunden erlauben: Durch das Setzen dieses Häkchens gestattest Du dem Mitarbeiter, weniger als die vertraglich vereinbarte Zeit zu arbeiten. In diesem Fall kann das Zeitkonto ins Negative sinken. Das System berechnet die aktuelle Bilanz für den Mitarbeiter dabei nach einer festen Logik: Der Startsaldo wird mit den tatsächlich erfassten Stunden addiert und anschließend um die (ggf. reduzierten) erwarteten Stunden gemindert.
Beispiel zur reduzierten Arbeitszeit:
Liegt das monatliche Ziel bei 120 Stunden und der Mitarbeiter hat 12 Stunden durch Feiertage und Urlaub frei, reduziert sich sein Soll auf 108 Stunden. Leistet er dann 110 Arbeitsstunden, verbucht das System 2 Überstunden. Bleibt die Regel deaktiviert, bleibt das Ziel bei 120 Stunden, wodurch in diesem Szenario keine Überstunden entstehen würden.
Empfehlung zur Überstundenberechnung:
Wir empfehlen die Überstunden für Deine Mitarbeiter zu aktivieren und als Berechnungsmethode die verstetigte Arbeitszeitberechnung anzuwenden.
Schritt 2: Überstundenregel auszahlen
Du entscheidest hier, wie das System am Ende jeder Lohnlaufzeit mit den gesammelten Überstunden Deines Mitarbeiters verfahren soll.
Überstunden automatisch auszahlen: Wenn Du diese Option wählst, werden sämtliche Überstunden des Mitarbeiters am Ende der Abrechnungsperiode automatisch zur Auszahlung vorgemerkt. Du behältst jedoch die volle Kontrolle und kannst bei Bedarf jederzeit manuelle Anpassungen direkt in der Gehaltsliste vornehmen.
Überstunden manuell auszahlen: Bei dieser Einstellung werden Überstunden nicht automatisch zur Vergütung vorgeschlagen, sondern sammeln sich fortlaufend in der Überstundenbilanz des Mitarbeiters an. Dies erfordert von Dir, dass Du die gewünschte Auszahlung für jeden Mitarbeiter individuell und manuell in der Gehaltsliste festlegst.
Schritt 3: Feiertagsregeln
Du bestimmst hier, wie das System die Vergütung von Feiertagen handhabt, die auf einen regulären Arbeitstag Deines Mitarbeiters fallen.
Feiertage automatisch auszahlen: Wenn Du diese Einstellung wählst, werden alle relevanten Feiertage vom System automatisch für die Auszahlung erfasst. Du hast dennoch jederzeit die Möglichkeit, bei Bedarf manuelle Korrekturen direkt in der Lohnabrechnungstabelle vorzunehmen.
Feiertage manuell auszahlen: Bei dieser Option erfolgt standardmäßig keine automatische Bezahlung von Feiertagen. Dies erfordert von Dir, dass Du für jeden Mitarbeiter einzeln in der Lohnabrechnungstabelle entscheidest, welche Feiertage Du manuell auswählen und vergüten möchtest.
