1. Registrierung durchführen
Damit Du das System nutzen kannst, musst Du Dich zunächst registrieren und Deine Basisdaten hinterlegen.
Registriere Dich mit Deinem Firmennamen, Deiner E-Mail und Deinem DSP Code auf https://www.kenjo.de/dsp unter Jetzt 30 Tage kostenlos testen.
Klicke auf den Link in der Einladungsemail.
Wähle Deutschland als Land und Deine Wunschsprache aus.
Trage Deine Steuer-ID, Telefonnummer, Rechnungsanschrift, Zahlungsdaten, die Zustimmung zu Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Delivery Station ein.
Wähle Deinen Lohnabrechnungsanbieter aus.
Du wirst automatisch zum Getting Started Guide weitergeleitet, in dem Du ebenfalls Deine Lohnabrechnungsdetails eingeben kannst.
Hinweis:
Du hast die Möglichkeit zwischen zwei Lohnabrechnungsanbietern zu wählen.
Wenn Du SD Worx verwendest, ist Deine Lohnabrechnungs ID Dein DSP Code.
Wenn Du ADP verwendest, erhältst Du eine 5 stellige Lohnabrechnungs ID. Informiere ADP umgehend über den Systemwechsel oder die Neuanmeldung bei Kenjo. Dies ist notwendig, damit ADP die API-Schnittstelle umschlüsseln und die Datenübertragung korrekt konfigurieren kann.
2. Erste Schritte in der Lohnabrechnung
Falls Du die Lohnabrechnungs-Details nicht direkt bei der Registrierung eingegeben hast, kannst Du dies im Hauptmenü nachholen.
Klicke im Hauptmenü auf Lohnabrechnung > Aktivieren.
Wähle unter Lohnabrechnung konfigurieren Deinen Lohnabrechnungsanbieter aus.
Fülle die folgenden Details aus, falls diese noch fehlen:
Hinweis:
Du nutzt ADP: Gib zusätzlich Deine 5 stellige Lohnabrechnungs-ID an.
Du nutzt SD Worx: Gib die Lohnabrechnungs ID und zusätzlich die Codes für die Abwesenheitsarten ein. Solltest Du Dir unsicher sein, wie die Codes lauten, kannst Du Dich jederzeit an uns wenden.
Std/Krank (LFZ): Absolute Stunden Krankheit in diesem Monat (Abwesenheit).
Std/Feiertag: Zuschlagsregel für Stunden gearbeitet an Feiertagen (Anwesenheit).
Std/Urlaub: Absolute Stunden Urlaub in diesem Monat (Abwesenheit).
3. Mitarbeiterprofile für die Lohnabrechnung vorbereiten
Damit Mitarbeiter korrekt in der Lohnabrechnungs-Vorschau erscheinen, müssen drei Felder befüllt sein.
Hinterlege das Eintrittsdatum (Startdatum im Unternehmen).
Trage die Mitarbeiter-ID (extern vom Lohnabrechnungs-Anbieter) ein.
Gib das Gehalt im Mitarbeiterprofil an.
Für festangestellte Mitarbeiter gibst Du ein Festgehalt an.
Für stundenbasierte Mitarbeiter gibst Du einen Stundenlohn an, damit das System Zuschläge und Überstunden korrekt berechnen kann. Ohne diese Informationen erscheinen die Mitarbeiter nicht in der Lohnabrechnungs-Vorschau.
Hinweis zu SD Worx: Bei SD Worx kannst Du als Kunde selbst die Mitarbeiter-IDs vergeben, solange dise eindeutig ist. SD Worx akzeptiert diese IDs im System, allerdings erfolgt keine automatische Validierung durch Kenjo. |
4. Abwesenheiten verwalten
Drei lohnabrechnungsrelevante Abwesenheitsarten werden automatisch im System erstellt. Du findest diese unter Einstellungen > Abwesenheiten > Abwesenheitsart
Diese Pflichtarten sind Urlaub (Urlaubstage), Krankheit und Überstundenausgleich.
Diese Arten können nicht gelöscht oder bearbeitet werden und sind durch ein blaues Häkchen-Symbol gekennzeichnet.
Weitere Abwesenheitsarten können manuell hinzugefügt werden, fließen aber nicht automatisch in die Lohnabrechnung ein.
Die im Mitarbeiterprofil hinterlegten Vertraglichen Wochenstunden und Vertraglichen Arbeitstage geben Aufschluss darüber, wie viele Tage bei Abwesenheiten von mehr als einer Woche abgezogen werden.
Beispielrechnung zur Abwesenheit:
Im Mitarbeiterprofil sind fünf Arbeitstage und 30 Wochenstunden hinterlegt. Möchte der Mitarbeiter zwei Wochen Urlaub nehmen, so muss er 8 Tage Urlaub eintragen. Ein Tag Urlaub (oder jede andere Abwesenheit) wird mit 6 Stunden berechnet, was 30 Wochenstunden / 5 Arbeitstagen entspricht.
Daher ist es wichtig, dass im Mitarbeiterprofil stets die korrekten vertraglich geregelten Wochenstunden und die Anzahl der Arbeitstage erfasst sind.
Krankheitstage müssen in Deutschland wegen gesetzlicher Vorgaben in Tagen und nicht in Stunden erfasst werden.
5. Lohnzuschläge berücksichtigen
In Kenjo sind standardmäßig zwei Lohnzuschläge hinterlegt, diese können nicht gelöscht werden. Du findest die Lohnzuschläge unter Einstellungen > Anwesenheit > Lohnzuschläge:
Feiertagszuschlag (125% Zuschlagssatz, Feiertagsarbeit)
Nachtzuschlag (100% Zuschlagssatz, 23:00-06:00 Uhr)
Hinweis:
Du kannst neue Zuschlagsregeln erstellen, diese erscheinen jedoch nicht in der Lohnabrechnungs-Vorschau und werden nicht automatisch integriert.
6. Feiertagskalender zuordnen
Mitarbeiter müssen dem korrekten regionalen Feiertagskalender zugeordnet werden, damit Feiertage im System richtig erkannt werden. Weitere Infos zur Einrichtung des Feiertagskalenders findest Du hier LINK EINPFLEGEN.
Zusätzlich zu den allgemeinen Einstellungen hast Du die Möglichkeit, die Auszahlung von Feiertagen individuell zu steuern.
Gehe zu Einstellungen > Anwesenheit > Standardrichtlinie bearbeiten > Überstunden & Vergütungsregeln > Feiertagsregeln.
Wähle zwischen zwei Varianten für die Vergütung:
Feiertage automatisch auszahlen: Diese Option zahlt alle Feiertage automatisch aus, erlaubt Dir aber dennoch manuelle Anpassungen in der Lohnabrechnungstabelle vorzunehmen.
Feiertage manuell auszahlen: Standardmäßig werden keine Feiertage bezahlt. Diese Option erfordert, dass Du für jeden Mitarbeiter manuell Feiertage in der Lohnabrechnungstabelle auswählst und bezahlst.
Hinweis:
Feiertage werden nur dann berücksichtigt, wenn diese auf den Arbeitstag eines Deiner Mitarbeiter fallen.
Beispiel:
Wenn der Mitarbeiter nur Mo-Do arbeitet und der Freitag ein Feiertag ist, hat dies keinen Einfluss auf die Lohnabrechnung und der Feiertag wird nicht ausgezahlt.
Daher ist es wichtig, dass im Mitarbeiterprofil stets die korrekten vertraglich geregelten Wochenstunden und die Anzahl der Arbeitstage erfasst sind.
7. Überstunden berechnen
Die Berechnung der Überstunden hängt davon ab, welcher Richtlinie der jeweiliuge Mitarbeiter zugeordnet ist. Navigiere hier zu Einstellungen > Anwesenheit > Richtlinie > Richtlinie bearbeiten > Überstunden & Vergütungsregeln.
Weitere Infos zu Überstunden & Vergütungsregeln findest Du hier.