1. Grundlagen verstehen

Kenjo ermöglicht es Dir, historische Abwesenheitsdaten über einen TSM-Export zu importieren. Wenn Du gesetzliche Vorgaben einhalten, korrekte Aufzeichnungen führen oder den Systemwechsel reibungslos gestalten möchtest, ist diese Funktion besonders hilfreich.

Wichtige Hinweise:

Übertragene Abwesenheitsanträge werden nur gespeichert und Du kannst diese im Nachgang nicht bearbeiten.
Falls Du bearbeitbare Anträge benötigst, erstelle bitte neue Abwesenheiten – entweder einzeln oder gesammelt. LINK
Anträge mit zukünftigen Daten werden vom System nicht importiert.
Die Übertragung vergangener Anträge über den TSM-Export passt die aktuellen Urlaubsansprüche eines Mitarbeiter nicht automatisch an. Wenn Du dies korrigieren möchtest, nutze dafür manuelle Anpassungen. Mehr erfahren LINK

Bevor Du mit der Migration beginnst, solltest Du verstehen, wie wir die Daten aus TSM transformieren und wie diese historischen Daten danach in Kenjo angezeigt werden.

Hinweis:

Die Datei für Abwesenheitsdaten und Anwesenheitsdaten ist identisch. Wie Du sie herunterlädst, erfährst Du hier.

Beispiel für die Datenverarbeitung:

Die Informationen aus der TSM-Exportdatei sehen so aus:

Mitarbeiter 2 hat einen genehmigten stundenbasierten bezahlten Urlaub von 8 Stunden am Freitag, 21. März 2025
Der Abwesenheitseintrag gehört zur Kategorie bezahlter Urlaub (PTO), Typ Urlaub

Nach der Migration führt Kenjo folgende Aktionen aus:

Kenjo ordnet die Mitarbeiter# der Mitarbeiter-ID zu und identifiziert die jeweiligen Mitarbeiter.
Das System erstellt eine inaktive Kategorie, unter welche die Abwesenheitskategorie fällt.
Kenjo erstellt einen Abwesenheitseintrag mit folgenden Datenpunkten:
- Ganztägige Anfragen: Stundenanzahl entspricht dem Wert unter der Spalte PAID TIME OFF (bezahlte Abwesenheit) im Dokument.
- Status: Der Status ist eingereicht (z. B. bereits genehmigt).
- Beschreibung: Entspricht dem Wert unter der Spalte SITE NAME.

Ganztägige Anfragen	Stundenanzahl = Wert unter der PAID TIME OFF (bezahle Abwesenheit) im Dokument
Status	ist eingereicht (z.B. bereits genehmigt)
Beschreibung	Wert unter der SITE NAME Spalte

2. Import-Typ auswählen

Folge diesen Schritten, um den Prozess zu starten:

Navigiere zu Einstellungen > Datenimport.
Wähle Abwesenheit aus und klicke auf Importieren.
Wähle die Option Mit TSM-Export migrieren und klicke auf WEITER.

Bevor Du startest, prüfe bitte Folgendes:

Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter in der Datei bereits in Kenjo mit der korrekten Mitarbeiter-ID angelegt wurden. Kenjo verwendet die Mitarbeiter-ID als eindeutiges Merkmal, um die Daten den richtigen Personen zuordnen zu können.
Du kannst die Mitarbeiter-IDs einzeln im Mitarbeiterprofil oder gebündelt über den Importassistenten aktualisieren.
Die Exportdatei muss in einer der 6 von Kenjo unterstützten Sprachen vorliegen.
Stelle sicher, dass Du die korrekte Exportdatei von TSM verwendest.

3. Datei hochladen

Lade Deine Daten in das System:
- Klicke auf Datei auswählen und lade die TSM-Datei hoch.
- Stelle sicher, dass die Datei das richtige Format hat und die relevanten Daten enthält.
- Klicke auf Weiter, um fortzufahren.

4. Abwesenheitsarten zuordnen

In diesem Schritt verknüpfst Du die Quell- und Zielkategorien:

Ordne die Abwesenheitsarten aus TSM den Kategorien in Kenjo zu (Beispiel: PTO – Vacation wird Bezahlter Urlaub – Urlaub).
Du kannst bei Bedarf neue Abwesenheitsarten in Kenjo erstellen.

1	Dies ist der Name der zugeordneten Abwesenheitsart in Kenjo
2	Das grüne Häkchen zeigt an, dass das jeweilige Feld erfolgreich zugeordnet wurde
3	Das schwarze X zeigt an, dass das TSM-Feld nicht zugeordnet wurde Klicke auf X, um das standardmäßig zugeordnete Kenjo-Feld zu löschen Finde das korrekte Feld über das Dropdown-Menü und wähle es aus
4	Aktiviere dieses Kontrollkästchen, um nicht zugeordnete Spalten auszuschließen