1. Vorbereitungen für den Live-Gang treffen
Einer der letzten Schritte vor der Einführung von Kenjo in Deinem Unternehmen ist die Aktivierung Deiner Mitarbeiter. Bevor Du den Live-Gang startest, stelle sicher, dass die Einrichtung abgeschlossen ist. So verhinderst Du, dass Mitarbeiter unvollständige Informationen erhalten. Bevor Du Deine Mitarbeiter aktivierst, folge folgenden Schritten:
Konfiguriere Deinen Begrüßungsassistenten.
Verwalte Deinen Newsfeed.
Prüfe alle Punkte in der GoLive-Checkliste (Du kannst sie hier herunterladen).
2. Mehrere Mitarbeiter gleichzeitig aktivieren
Wenn Du bereit für den Live-Gang bist, kannst Du alle Mitarbeiter in einem Schritt aktivieren. Bisher waren alle Profile inaktiv, damit Du in Ruhe testen konntest.
Navigiere zu Mitarbeiter.
Klicke auf das erste Kontrollkästchen, um alle Mitarbeiter gleichzeitig auszuwählen.
Wähle AKTIONEN > Mitarbeiter aktivieren.
Deine Mitarbeiter erhalten eine Einladungs-E-Mail mit den Inhalten aus dem Begrüßungsassistenten.
Die Mitarbeiter werden aufgefordert, ihre persönlichen Daten zu ergänzen und ein Profilbild hochzuladen.
Sobald ein Mitarbeiter diese Schritte abgeschlossen hat, wechselt sein Status automatisch auf Aktiv.
Du hast die Möglichkeit folgende Aktionen auszuwählen:
Mitarbeiter aktivieren
Unternehmen ändern
Büro ändern
Bereiche ändern
Abteilung ändern
Teams ändern
Vorgesetzten ändern
Abwesenheiten-Genehmigender ändern
Profile und Berechtigungen lassen sich über die Aktivierungsfunktion nicht anpassen. Weitere Infos zum Thema Profile und Berechtigungen findest Du hier.
Deine Mitarbeiter erhalten eine Einladungs-E-Mail mit dem Inhalt, den du in den Begrüßungsassistenten eingegeben hast.Hier werden sie gebeten, ihre persönlichen Daten auszufüllen und ein Foto hochzuladen. Wenn sie alle diese Schritte befolgt haben, ändert sich ihr Status in "Aktiv".
3. Einzelne Mitarbeiter manuell aktivieren
Du kannst den Zugriff auch gezielt für einzelne Personen freischalten, falls Du keinen Massen-Versand wünschst.
Gehe zu Menschen > Mitarbeiter > Persönliches Profil
Klicke auf MITARBEITER AKTIVIEREN auf der rechten Seite des Bildschirms
Hinweis:
Die Aktivierungsmail für Mitarbeiter ist sieben Tage gültig. Sollte der Mitarbeiter sich in diesem Zeitraum nicht über den Aktivierungslink angemeldet haben, muss der Mitarbeiter erneut über das System aktiviert werden.
In der Mitarbeiter-Übersicht kannst Du über den Filter Mitarbeiterstatus nach allen Mitarbeitern filtern, die Noch nicht aktiviert sind und diese gesammelt oder einzeln aktivieren.
4. Probleme beim E-Mail-Empfang beheben
Falls ein Mitarbeiter keine Einladung erhält, liegt oft ein Problem mit der E-Mail-Adresse vor. Wenn Profile erstellt wurden, bevor die geschäftlichen E-Mails aktiv waren, blockiert Kenjo nach einem Fehlversuch weitere Zustellungen.
Erstelle neue Mitarbeiterkonten erst, wenn deren geschäftliche E-Mail-Adresse aktiv ist.
Sollte dieser Fehler bereits aufgetreten sein, sende eine E-Mail an suppport@kenjo.io.