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Comment rĂ©aliser une DĂ©claration PrĂ©alable Ă  l’Embauche (DPAE) ?

Écrit par Mai de Hublo

La DPAE (DĂ©claration PrĂ©alable Ă  l’Embauche) est une obligation lĂ©gale Ă  effectuer avant chaque mission de vacation.

Si votre Ă©tablissement a activĂ© le module DPAE sur Hublo, la dĂ©claration est automatiquement transmise Ă  l’URSSAF.

Voici les informations à connaßtre pour comprendre son fonctionnement et éviter les erreurs de déclaration.

📌 Comment procĂ©der ?

1. À quoi sert la DPAE ?

La DPAE est une dĂ©claration obligatoire auprĂšs de l’URSSAF qui doit ĂȘtre effectuĂ©e avant chaque nouvelle mission.

Elle peut ĂȘtre gĂ©nĂ©rĂ©e automatiquement par Hublo lorsque les conditions suivantes sont rĂ©unies :

  • Le module DPAE est activĂ© par l’établissement.

  • Votre statut est « Vacataire » ou « Pool Hublo ».

  • Vos informations personnelles sont complĂštes.

2. Quand est-elle envoyée ?

Le moment de l’envoi dĂ©pend de la date Ă  laquelle votre mission vous est attribuĂ©e :

  • La mission est attribuĂ©e plus de 8 jours Ă  l’avance : la DPAE est envoyĂ©e 8 jours avant le dĂ©but de la mission.

  • La mission est attribuĂ©e moins de 8 jours Ă  l’avance : la DPAE est envoyĂ©e immĂ©diatement.

👉 L’établissement reçoit Ă©galement un e-mail quotidien indiquant les confirmations ou les Ă©ventuelles erreurs de dĂ©claration.

3. VĂ©rifiez vos informations personnelles

Pour permettre la gĂ©nĂ©ration de la DPAE, vos informations doivent ĂȘtre strictement conformes Ă  votre carte Vitale et Ă  vos donnĂ©es CPAM.

VĂ©rifiez notamment :

  • Nom et prĂ©nom, conformĂ©ment Ă  votre Ă©tat civil.

  • NumĂ©ro de sĂ©curitĂ© sociale, composĂ© de 15 chiffres.

  • Date de naissance, au format jour/mois/annĂ©e.

  • Lieu de naissance, en renseignant la ville et le dĂ©partement.

4. Corrigez vos informations en cas d’erreur

Si vous constatez une erreur dans vos informations personnelles :

  1. Ouvrez la rubrique « Profil », situĂ©e en bas Ă  droite de l’écran.

  2. Sélectionnez « Informations personnelles ».

  3. Corrigez les informations concernées.

  4. Informez ensuite l’équipe RH de votre Ă©tablissement.

👉 Une DPAE qui n’a pas pu ĂȘtre gĂ©nĂ©rĂ©e ne sera pas gĂ©nĂ©rĂ©e automatiquement une nouvelle fois aprĂšs la correction de vos informations. L’établissement devra alors effectuer la dĂ©claration manuellement.

⚠ Points de vigilance

  • Mon lieu de naissance est incomplet : renseignez prĂ©cisĂ©ment votre ville et votre dĂ©partement de naissance.

  • Mon nom ou mon numĂ©ro de sĂ©curitĂ© sociale est incorrect : vĂ©rifiez les informations indiquĂ©es sur votre carte Vitale et corrigez votre profil.

  • Ma DPAE n’a pas Ă©tĂ© gĂ©nĂ©rĂ©e : vĂ©rifiez que votre statut est bien « Vacataire » ou « Pool Hublo » et que votre Ă©tablissement a activĂ© le module DPAE.

  • Ma mission a Ă©tĂ© annulĂ©e aprĂšs la gĂ©nĂ©ration de la DPAE : la dĂ©claration sera tout de mĂȘme transmise, sans consĂ©quences lĂ©gales.

💡 Bon à savoir

  • Une DPAE est nĂ©cessaire pour chaque mission (pas uniquement la premiĂšre).

  • Si vous corrigez vos informations aprĂšs l’échec d’une DPAE, les modifications seront prises en compte pour vos prochaines missions.

  • L’absence de DPAE ne bloque pas votre mission mais sa rĂ©alisation reste une obligation lĂ©gale pour votre Ă©tablissement.

🆘 Le problùme persiste ?

Si vos informations personnelles sont correctes mais que vous rencontrez toujours un problÚme avec la génération de votre DPAE, contactez le support Hublo à contact@hublo.com en précisant :

  1. Le nom de l’établissement concernĂ©.

  2. La mission concernée et sa date.

  3. Le problÚme rencontré.

  4. Le message d’erreur affichĂ©, s’il y en a un.

  5. Les manipulations déjà effectuées.

  6. Une capture d’écran du problĂšme, si possible.

À bientît sur Hublo !

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