I denna artikel kommer vi dela några av de möjliga orsakerna till låg svarsfrekvens och några tips om hur man kan öka svarsfrekvensen på er pulsmätning, men låt oss först prata om vikten av deltagande i undersökningar.
Mest ointresserade medarbetare är inte villiga att svara på undersökningar
Forskning visar att det finns en betydande relation mellan medarbetares engagemangsnivåer och svarsfrekvens på undersökningar. Dessutom var denna relation starkare för stora grupper än för små grupper, vilket tyder på att gruppstorlek påverkar relationen mellan medarbetares engagemang och svarsfrekvens. Svarsfrekvenser på undersökningar är i de flesta fall ett mått på det övergripande medarbetarengagemanget och en bra indikator på hur mycket medarbetarna litar på organisationen. Det vill säga, om svarsfrekvens på pulsmätningen är låg så är något fel och ni bör vara oroliga.
Vad är en bra svarsfrekvens för en medarbetarundersökning?
I Flourish är det viktigt att hålla isär svarsfrekvensen på Flourish Pulse och Focus Areas. Den förstnämnda är det som Arbetsmiljöverket kommer vilja se vid en inspektion, där vi mäter de s.k. OSA-frågorna (organisatorisk- & social arbetsmiljö). På dessa frågorna är det viktigt att tillförlitligheten i mätningen är hög så att man kan jämföra score, halvår för halvår. Focus Areas däremot ska mer ses som en möjlighet att bidra med förbättringsförslag och idéer, där är svarsfrekvensen underordnad kvalitén på fritextkommentarerna. En riktigt bra idé kan ju förändra hela verksamheten, glöm aldrig det!
Generellt kan svarsfrekvens på Flourish Pulse på 80-90% i små organisationer (under 50 anställda), 70-80% i stora organisationer (runt 500 anställda), och 65-70% i större organisationer (över 1000 anställda) anses vara mycket bra. Allt under 50% behöver åtgärd. Svarsfrekvens under 30% bör ringa i varningsklockor i er organisation, eftersom det indikerar att något är fel. Men att bara fokusera på att uppnå höga svarsfrekvenser är inte heller rätt. En extremt hög deltagarfrekvens kan tyda på att det finns tvång eller incitament bakom. Incitament t.ex. trisslott eller godis kan leda till att du samlar in felaktiga data eftersom medarbetarna inte svarar av rätt skäl. Medarbetarna behöver istället förstå hur viktigt deras feedback är för organisationens framgång, hur det kommer att hjälpa dem skapa en bättre arbetsplats och arbetsupplevelse – inte bara för dem själva utan för alla deras kollegor – och hur den feedbacken kommer att göra det möjligt för dem att påverka utvecklingen.
Öka svarsfrekvensen på ett bra sätt, några praktiska tips!
Låt era medarbetare genomgå utbildning i medarbetarengagemang
I genomsnitt vet 70% av medarbetarna och 40% av cheferna inte vad medarbetarengagemang är. Åsikten hos dessa är ofta att allt ansvar för medarbetarengagemang ligger hos företaget. Är detta situationen även hos er är vår rekommendation att ni definierar vad ni lägger i begreppet engagerad medarbetare samt vad ni tycker är en acceptabel lägstanivå av engagemang. Därefter kan ni sprida och utbilda personalen i detta. Exempelvis kan ett minimikrav vara att svara på medarbetarundersökningen och som chef jobba med resultatet. Vissa av våra kunder har gått så långt att delar av deras bonus baseras på resultatet i Flourish Pulse.
Förklara för personalen hur en pulsmätning fungerar
Det är vanligt förekommande att medarbetarna anser det onödigt eller fel att svara på frågan om de anser att den är (1) för gammal, (2) svårtolkad eller (3) inte har någon åsikt. Alla dessa slutsatser är fel och det bör medarbetaren känna till. Påminn även medarbetarna om att de kan se resultatet, i realtid, direkt via sin Team Dashboard. Det är roligare att svara om man kan följa svaren över tid.
Involvera och informera era medarbetare
Låt er högsta chef kommunicera vikten av undersökningen på mer än ett sätt: Välskrivet mejl, ett företagstäckande webbmöte, ett stycke i veckomejlet, en video på tv-skärmen i köket eller direktkommunikation i ett stormöte. Alla sätt är bra, desto fler desto bättre!
Kommunicera förväntningar och nästa steg till chefer
Alla ledare i organisationen bör förstå syftet med undersökningen och vad den betyder för dem. Berätta för dem att teamen kommer att få sina resultat och kommer att behöva skapa en handlingsplan. Chefer som vet att de kommer att få tillgång till datat är mer benägna att uppmuntra sitt teams engagemang.
Garantera respondenternas konfidentialitet
Många medarbetare är tveksamma till att yttra sig på jobbet. Om medarbetarna fruktar att ärlig feedback kommer att tas emot negativt (troligen känner cirka 1/3 av era medarbetare så) behöver de vara säkra på att deras svar på undersökningen kommer att hållas helt konfidentiella. Ge medarbetarna fullständig försäkran, frihet och trygghet att framföra sina ärliga åsikter utan att oroa sig för eventuella konsekvenser och utan att bli tillsagda av sina chefer.
Skicka påminnelser om undersökningen
Flourish påminner automatiskt medarbetarna efter två dygn men en personlig påminnelse från närmaste chef ger ännu bättre effekt. Säkerställ att cheferna har inlagt i kalendern när Flourish-mätningarna sker så de kan påminna sina team vid veckomöten. Påminnelsen ska alltid ske i grupp, så att inte en medarbetare får för sig att chefen “visste om” att jag inte svarat och därefter börjar tvivla på anonymiteten.
Viktigast av allt, vidta åtgärder i linje med undersökningsresultaten
Det bästa sättet att öka svarsfrekvens är att vidta åtgärder baserat på undersökningsresultaten. Motsatsen blir så himla fel: “Ja, vi lyssnar, men bara lite!” När ledningen får rapporterna från pulsmätningen kan de ibland reagera känslomässigt på resultaten och denna inställning kan betraktas som naturlig men om dessa reaktioner inte förvandlas till lyssnande och förståelse på kort tid kommer det påverka svarsfrekvens (och medarbetarengagemang) negativt. Resultaten bör delas ärligt med medarbetarna så att budskapet "vi lyssnade och vi fortsätter att lyssna på er" har trovärdighet. Efter att ha analyserat undersökningsresultaten bör de punkter som medarbetarna uppmärksammar utvärderas separat i alla affärsområden och avdelningar.
Efter att undersökningsresultaten mottagits bör åtgärdsprocessen startas så snart som möjligt tillsammans med kommunikationsplanen. Hastighet är viktigt här! Det bör inte vara ett långt tidsintervall mellan resultaten och åtgärderna. Alla chefer som kommer att vidta åtgärder under åtgärdsprocessen bör tillämpa en gemensam metodik. Högsta ansvarig i företaget bör vara delaktig i arbetet och framförallt dela utvecklingen med alla medarbetare. Nedan har ni ett exempel på hur ni kan lägga upp återkopplingen. Vi hjälper er gärna att facilitera det första mötet om åtgärdsplanen, kontakta oss så berättar vi mer.
Bekräfta för medarbetarna att ni tagit till er resultatet (senast tre dagar efter mätningen).
Berätta vad resultatet gav för insikter.
Berätta om ni tänkt fördjupa er i något eller följa upp med kompletterande mätning.
Berätta hur ni tänkt agera på resultatet. T.ex. “vi tillsätter nu en arbetsgrupp som ska..”
Följ upp effekterna av att ni agerade på resultatet. T.ex. “nu ett halvår senare kan vi se…”
Lycka till!