Utvecklings- eller medarbetarsamtal har genomförts genom alla tider. Ett väl genomfört samtal kan bidra med mycket positiv energi men motsatsen kan ge långvariga negativa effekter. Vi har tittat på forskningen på ämnet, sammanställt framgångsfaktorer och fallgropar samt hur du kan ha hjälp av Flourish vid genomförandet.
​

Anders Engquist är forskare inom psykologi och en av Sveriges främsta experter på kommunikation med flera böcker om medarbetarsamtal. Han uttrycker att ett vanligt förekommande syfte med medarbetarsamtal är - Att följa upp och stämma av arbetsuppgifter och resultat - Att ge och ta beröm samt kritik - Att tillgodose individens vidareutveckling och åtgärder för denna - Att lära känna varandra och lära av varandra. Engquist menar att det är mycket viktigt att medarbetaren får chans att förbereda sig för samtalet. Det minskar nervositet och hjälper medarbetarna att förstå varför detta är viktigt. Kommunicera därför en tydlig agenda och skicka ut eventuella fråge mallar i god tid. Kanske kan ni använda ovan syfte som grund till er agenda?

Ett vanligt misstag i medarbetarsamtalet är att chefen blir den som pratar mest. På grund av nervositet eller dålig förberedelse så gör chefen samtalet till ett tillfälle att informera om saker eller lätta sitt eget hjärta. Inför samtalet kan det därför vara nyttigt att påminna sig själv som lyssnandets tre nivåer:
​
​Höra - Du lyssnar för att svara.

Lyssna - Du lyssnar för att förstå budskapet.
Förstå - Du lyssnar med empati för att förstå människan.

En ytterligare risk är att de anställda inte vågar berätta allt de tycker om arbetsplatsen och hur arbetsuppgifterna är eftersom medarbetarsamtalet ofta ligger till grund för ett kommande lönesamtal. När en medarbetare har detta i bakhuvudet när de ska på medarbetarsamtalet kan det leda till att medarbetaren försöker vara den goda medarbetaren istället för att verkligen berätta om det finns några problem. Detta är, i sig, en stark anledning att göra en anonym medarbetar undersökning. Ett vanligt förekommande misstag är också att ledarna går omkring och suckar över att det är så jobbigt med medarbetarsamtal och att det tar massa tid. Detta sänder ut signaler om att samtalet inte är viktigt utan ett påtvingat måste.
​

Som tidigare beskrivit är medarbetarsamtalets kanske viktigaste syfte att verkligen lyssna på sina medarbetare. Samtidigt finns det ofta en förväntan på att få feedback, så att man kan utvecklas och ta nästa steg. Att ge feedback är en konstform som ofta kräver träning.

För att samtalet ska bli strukturerat så är det oftast bra att utgå från en mall av frågor som du ställer till alla medarbetare. Dokumentationen av samtalen blir då likvärdig och du kan jämföra år för år. I fråge mallen här nedanför har vi försökt koka ner det bästa från liknande mallar från de största svenska fackförbunden. Vidare så har vi lagt in en fråga som knyter an till Flourish där du och din medarbetare gemensamt tittar på några utvalda data punkter. Fördelen är att medarbetaren får förståelse för vad du ser i Flourish, vilket stärker känslan av anonymitet men också att samtalet blir ännu mer konkret då ni tittar på mätbara fakta.