Begäran om deltagande som den upphandlande enheten skapat i det dynamiska upphandlingssystemet visas i Anbudstjänsten så länge som upphandlingssystemet är i kraft, och anbudsgivare kan lämna in ansökningar om deltagande i upphandlingssystemet även under upphandlingsfasen. I Anbudstjänsten ser du också en aktuell lista över godkända anbudsgivare.
I upphandlingsfasen kan den upphandlande enhet som äger upphandlingssystemet skapa interna konkurrensutsättningar (se anvisning här). Om det separat är tillåtet kan även upphandlande enheter som deltar i upphandlingssystemet ordna interna konkurrensutsättningar. Under upphandlingsfasen kan begäran om deltagande korrigeras och tidsfristen för upphandlingssystemet förlängas. Upphandlingssystemet kan också avbrytas.
Funktioner under upphandlingsfasen
Informationssida
På annonsens informationssida kan man granska vissa grundläggande uppgifter om upphandlingssystemet under upphandlingsfasen:
Tidsfrist
Den som skapat begäran om deltagande i det dynamiska upphandlingssystemet
De som tagit del av annonsen
Här listas de anbudsgivare som tagit del av begäran om deltagande
Inlämnade ansökningar
Här listas de anbudsgivare som lämnat in ansökan om deltagande
Nya obesvarade frågor
Här visas antalet inlämnade frågor
Via länken "Till administration av frågor>>" kommer man till administrationen av frågor där man kan svara på inlämnade frågor. Anvisningarna för administrationen av frågor finns här.
Länk till begäran om deltagande i Anbudstjänsten
Här finns en länk till den anbudsportal där upphandlingssystemet har publicerats
Deltagande sammanslutningar
Du kan granska deltagande sammanslutningar genom att klicka på "Visa/Dölj deltagande sammanslutningar"
Du kan lägga till nya sammanslutningar genom att klicka på "Lägg till deltagande sammanslutning”
Utkast till Kontrakt
Om ni också har tillgång till Cloudia Contract kan ni uppdatera kontraktshelheten här
Till Cloudia Contract.
Dokument
På denna sida kan du granska dokument relaterade till upphandlingssystemet:
PDF-dokument om begäran om deltagande
Meddelande, om ansökan om deltagande skickats per e-post
Ursprunglig annons om det gjorts korrigeringar i begäran om deltagande
Bilagor till annonsen
Inlämnade ansökningar
Frågor/svar och meddelanden
Beslutsdokument
Övriga dokument (Obs! Dessa dokument visas endast för användare av konkurrensutsättningen i den upphandlande enheten, och de visas inte i Anbudstjänsten)
Med funktionen Lägg till ny bilaga kan du lägga till filer om upphandlingen som endast visas för användare av konkurrensutsättningen.
Sammanställ ett dokumentpaket med alla uppgifter
Sammanställ ett dokumentpaket utan uppgifter om affärshemligheter
Du kan sammanställa ett dokumentpaket om de dokument som lagts till i upphandlingssystemet. Du kan sammanställa dokumentpaketet så att det innehåller alla uppgifter eller så att affärshemligheter inte ingår.
Du kan ange ett prefix för filerna i dokumentpaketet
Du kan använda filformatet PDF/A
Klicka på "Skapa dokumentpaket"
Välj var paketet ska sparas och klicka på "Spara"
Direkt länk till dokumentvyn
Du kan ladda dokumenten relaterade till upphandlingssystemet även via denna länk
E-postlista
Mottagarnas e-postadresser relaterade till det dynamiska upphandlingssystemet kan administreras med funktionen "Upphandlingssystemets e-postlista". Med funktionen kan du lägga till e-postadresser på både den upphandlande enhetens och anbudsgivarnas lista.
I Upphandlande enhet kan du:
Lägga till nya adresser på den upphandlande enhetens e-postlista genom att klicka på Lägg till ny
Välja nya personer till den upphandlande enhetens e-postlista bland användare av Cloudia Sourcing
Du kan ta bort adresser genom att klicka på papperskorgikonen
Systemet skickar ett e-postmeddelande till mottagarna på listan i följande situationer:
ny ansökan om deltagande
påminnelse 7 dygn efter mottagandet av en ansökan om deltagande, om ansökan inte har handlagts
en leverantör ber om att lämna systemet
en fråga skickas till upphandlingssystemet
I Anbudsgivare kan du:
Lägga till nya adresser på den godkända leverantörens e-postlista genom att klicka på Lägg till ny
Välja personer till e-postlistan i profilen i Anbudstjänsten för den som lämnat in ansökan om deltagande
Du kan redigera eller ta bort adresser som den upphandlande enheten lagt till
Systemet skickar ett e-postmeddelande till anbudsgivaren i följande situationer:
upphandlingssystemet redigeras
en leverantör tas bort från upphandlingssystemet
Skicka meddelande genom att klicka på Skicka meddelande
avbrott i upphandlingssystemet
en intern konkurrensutsättning publiceras
I en intern konkurrensutsättning skickar systemet följande e-postmeddelanden till anbudsgivarna:
den interna konkurrensutsättningen redigeras genom funktionen Redigera tidsfristen eller Redigera uppgifter i annonsen
den interna konkurrensutsättningen avbryts
meddelanden som skickats med funktionen Skicka meddelande
Som förvald på listan finns e-postadressen för den som lämnat in ansökan om deltagande, och den kan inte tas bort.
Anbudsgivaren kan också själv lägga till adresser på e-postlistan i Anbudstjänsten.
Annullera
Ett upphandlingssystem i etableringsfasen kan avbrytas med funktionen "Annullera".
Ange en förklaring till varför upphandlingssystemet avbryts i fältet Förklaring
Om du vill förmedla informationen till dem som ansökt om att delta i eller dem som tagit del av upphandlingssystemet i Anbudstjänsten ska du aktivera "Skicka e-post till sökande och insatta"
Du kan lägga till en bilaga genom att klicka på "Lägg till en ny bilaga"
Bekräfta avbrottet genom att klicka på "Avbryt"
OBS! Information om avbrott skickas automatiskt till Hilma, om annonsen har publicerats i Hilma. Meddelanden om avbrott sparas automatiskt i mappen Avbrutna.
Avbrutna upphandlingssystem
Avbrutna dynamiska upphandlingssystem visas i mappen "Avbrutna".
På listan över avbrutna dynamiska upphandlingssystem visas följande uppgifter:
Beteckning
Namn (annons)
Tidsfrist
Skapare
Du kan redigera listan i rullgardinsmenyn antingen enligt tidsfrist eller namn.
Behandling av ansökningar
Detaljerade anvisningar för handläggning av ansökningar finns här.
Hantering av mallar
På sidan kan du:
Skapa en ny mall för interna konkurrensutsättningar
Redigera och tar bort mallar
Redigera
Du kan korrigera en annons i upphandlingsfasen på fliken redigera.
Funktionen fungerar på samma sätt som i nationella upphandlingsannonser och EU-upphandlingsannonser. Detaljerade anvisningar för dem finns bakom följande länkar: Meddelande om rättelse - Upphandlingsannons, EU
Efter att du klickat på Till korrigeringsläge ber systemet dig ännu bekräfta "Är du säker på att du vill aktivera korrigeringsläge för upphandlingssystemet?"
Klicka på Ja
Du kommer till annonsblanketten
Redigera annonsen och publicera den på nytt på fliken "Förhandsgranska och publicera".
Inlämnade ansökningar kommer att förbli giltiga under reparationen. Anbudsgivaren kan påbörja en ny ansökan eller fortsätta att komplettera en ofullständig ansökan när det rättade meddelandet har publicerats i Anbudstjänsten.
Observera! Det är inte möjligt att skapa nya interna tävlingar innan rättelseannonsen har publicerats på Anbudstjänsten. Interna uttagningsprov som påbörjats och publicerats före rättelsen förblir oförändrade och kan redigeras.
Vid rättelse av ett meddelande om ett dynamiskt inköpssystem som publicerats på EU-nivå måste hänsyn tas till publiceringsfristerna för det EU-omfattande meddelandet.
Skicka ett e-postmeddelande
Anvisningar för hur man skickar meddelanden finns här.
Anbudsförfrågningar
Se anvisningarna för hur man skapar interna konkurrensutsättningar här.
Ett dynamiskt upphandlingssystem upphör
Ett dynamiskt upphandlingssystem är i kraft en viss tid, varefter det upphör. Upphandlingssystemet kan också avbrytas genom meddelande om avbrott (funktionen Avbryt).
Avslutade upphandlingssystem
Avslutade dynamiska upphandlingssystem visas i mappen "Avslutade".
På listan över avbrutna dynamiska upphandlingssystem visas följande uppgifter:
Beteckning
Namn (annons)
Tidsfrist
Skapare
Du kan redigera listan i rullgardinsmenyn antingen enligt tidsfrist eller beteckning.
Till höger i ett avslutat upphandlingssystem finns en ikon med följande funktioner:
Öppna annonsens informationssida
Öppna annonsen i PDF-format
Öppna annonsen i HTML-format
Skapa ny annons utifrån annonsen
Annonsen flyttas till arkivet