Funktioner för annonser under etableringsfasen
Informationssida
På annonsens informationssida kan man granska vissa grundläggande uppgifter om upphandlingssystemet under etableringsfasen:
Tidsfrist
Den som skapat begäran om deltagande i det dynamiska upphandlingssystemet
De som tagit del av annonsen
Här listas de anbudsgivare som tagit del av den publicerade begäran om deltagande
Inlämnade ansökningar
Här listas de anbudsgivare som lämnat in ansökan om deltagande
Nya obesvarade frågor
Här visas antalet inlämnade frågor
Via länken "Till administration av frågor>>" kommer man till administrationen av frågor där man kan svara på inlämnade frågor. Anvisningarna för administrationen av frågor finns här.
Länk till begäran om deltagande i Anbudstjänsten
Här finns en länk till den anbudsportal där upphandlingssystemet har publicerats
Redigera
Med funktionen Redigera kan du vidta följande åtgärder:
Redigera tidsfrist
Se detaljerade anvisningar för redigering av tidsfrister här.
Redigera annonsens uppgifter (skapa korrigeringsannons)
Funktionen fungerar på samma sätt som i nationella upphandlingsannonser och EU-upphandlingsannonser. Detaljerade anvisningar för dem finns bakom följande länkar:
Skicka underrättelsen igen
Med funktionen Skicka annonsen på nytt kan du skicka annonsen per e-post till valda mottagare. Anvisningar för funktionen finns här.
Kontraktsutkast
Om ni också har tillgång till Cloudia Contract kan ni uppdatera kontraktshelheten här
Till Cloudia Contract.
Dokument
På denna sida kan du granska dokument relaterade till upphandlingssystemet:
PDF-dokument om begäran om deltagande
Meddelande, om ansökan om deltagande skickats per e-post
Ursprunglig annons om det gjorts korrigeringar i begäran om deltagande
Bilagor till annonsen
Inlämnade ansökningar
Frågor/svar och meddelanden
Beslutsdokument
Övriga dokument (Obs! Dessa dokument visas endast för användare av konkurrensutsättningen i den upphandlande enheten, och de visas inte i Anbudstjänsten)
Med funktionen Lägg till ny bilaga kan du lägga till filer om upphandlingen som endast visas för användare av konkurrensutsättningen.
Sammanställ ett dokumentpaket med alla uppgifter
Sammanställ ett dokumentpaket utan uppgifter om affärshemligheter
Direkt länk till dokumentvyn
Du kan ladda dokumenten relaterade till upphandlingssystemet även via denna länk
Upphandlingssystemets e-postlista
Mottagarnas e-postadresser relaterade till det dynamiska upphandlingssystemet kan administreras med funktionen "Upphandlingssystemets e-postlista". Med funktionen kan du lägga till e-postadresser på både den upphandlande enhetens och anbudsgivarnas lista.
I Upphandlande enhet kan du:
Lägga till nya adresser på den upphandlande enhetens e-postlista genom att klicka på Lägg till ny
Välja nya personer till den upphandlande enhetens e-postlista bland användare av Cloudia Sourcing
Du kan ta bort adresser genom att klicka på papperskorgikonen
Systemet skickar ett e-postmeddelande till mottagarna på listan i följande situationer:
ny ansökan om deltagande
påminnelse 7 dygn efter mottagandet av en ansökan om deltagande, om ansökan inte har handlagts
en leverantör ber om att lämna systemet
en fråga skickas till upphandlingssystemet
I Anbudsgivare kan du:
Lägga till nya adresser på den godkända leverantörens e-postlista genom att klicka på Lägg till ny
Välja personer till e-postlistan i profilen i Anbudstjänsten för den som lämnat in ansökan om deltagande
Du kan redigera eller ta bort adresser som den upphandlande enheten lagt till
Systemet skickar ett e-postmeddelande till anbudsgivaren i följande situationer:
upphandlingssystemet redigeras
en leverantör tas bort från upphandlingssystemet
Skicka meddelande genom att klicka på Skicka meddelande
avbrott i upphandlingssystemet
en intern konkurrensutsättning publiceras
I en intern konkurrensutsättning skickar systemet följande e-postmeddelanden till anbudsgivarna:
den interna konkurrensutsättningen redigeras genom funktionen Redigera tidsfristen eller Redigera uppgifter i annonsen
den interna konkurrensutsättningen avbryts
meddelanden som skickats med funktionen Skicka meddelande
delgivning av upphandlingsbeslut
Som förvald på listan finns e-postadressen för den som lämnat in ansökan om deltagande, och den kan inte tas bort.
Anbudsgivaren kan också själv lägga till adresser på e-postlistan i Anbudstjänsten.
Annulera
Ett upphandlingssystem i etableringsfasen kan avbrytas med funktionen "Annullera".
Du kommer till funktionen Avbryt i etableringsfasen genom att klicka på "Annullera" uppe till vänster på skärmen i upphandlingssystemet.
Ange en förklaring till varför upphandlingssystemet avbryts i fältet Förklaring
Om du vill förmedla informationen till dem som ansökt om att delta i eller dem som tagit del av upphandlingssystemet i Anbudstjänsten ska du aktivera "Skicka e-post till sökande och insatta"
Du kan lägga till en bilaga genom att klicka på "Lägg till en ny bilaga"
Bekräfta avbrottet genom att klicka på "Annullera"
OBS! Information om avbrott skickas automatiskt till Hilma, om annonsen har publicerats i Hilma. Meddelanden om avbrott sparas automatiskt i mappen Avbrutna.
Annullerade
Avbrutna dynamiska upphandlingssystem visas i mappen "Annullerade".
På listan över avbrutna dynamiska upphandlingssystem visas följande uppgifter:
Beteckning
Namn (annons)
Tidsfrist
Skapare
Du kan redigera listan i rullgardinsmenyn antingen enligt tidsfrist eller namn.
Handläggning av ansökningar
Detaljerade anvisningar för handläggning av ansökningar finns här.
Hantera mallar
På sidan kan du:
Skapa en ny mall för interna konkurrensutsättningar
Redigera och tar bort mallar
Blanketten i mallen är med undantag för följande skillnader identisk med mallen för nationella upphandlingsannonser.
Upphandlingsförfarandet är automatiskt ett begränsat förfarande och denna uppgift kan inte ändras
Blankettmallen saknar avsnitten "Information om särskilda frågor som beaktas i upphandlingen" och "Information om ändringssökande"
Till skillnad från normala nationella upphandlingsannonser har blankettmallen avsnittet "Lås kriterier"
Skicka ett e-postmeddelande
Anvisningar för hur man skickar meddelanden finns här.
Intern diskussion
Anvisningar för interna diskussioner finns här.
Avslutning av etableringsfasen
Efter tidsfristen för etableringsfasen flyttas annonsen till mappen "I upphandlingsfasen". Anvisningar för upphandlingsfasen finns här.