Handläggning av ansökningar
Ansökningar som lämnats in till det dynamiska upphandlingssystemet visas på fliken Handläggning av ansökningar. Ansökningarna klassificeras på följande sätt:
Handläggs
På fliken visas de ansökningar som den upphandlande enheten ännu inte har godkänt eller avslagit
Ansökningarna indelas i ansökningar som lämnats in under etableringsfasen respektive upphandlingsfasen
Godkända
På fliken visas de ansökningar som valts till det dynamiska upphandlingssystemet
Förkastade
På fliken visas de ansökningar som den upphandlande enheten har förkastat
Pågående
På fliken visas de anbudsgivare som tagit del av begäran om deltagande men som inte lämnat in ansökan
Begäran utträde
På fliken visas de anbudsgivare som godkänts till upphandlingssystemet men som lämnat in begäran om utträde
Begäran om utträde handläggs på denna flik
Utträdda och uteslutna
På fliken visas de anbudsgivare som utträtt eller uteslutits ur upphandlingssystemet
En leverantörer som uteslutits tidigare kan inte väljas till upphandlingssystemet utan ny ansökan. Det är möjligt att utesluta en tidigare godkänd leverantör, men för detta finns en separat funktion (se Uteslutning av en leverantör ur upphandlingssystemet).
Systemet skickar en påminnelse per e-post om sådana icke-handlagda ansökningar om deltagande som lämnats in över 7 dygn tidigare.
Godkänn eller avslå ansökningar
Ansökningar kan godkännas/avslår på en gång eller anbudsgivarspecifikt. OBS! När den berörda upphandlingen har delats upp i partier måste anbudsgivarna godkännas individuellt. I det här fallet bör inte funktionen "Gruppgranskning" användas. Knappen är bara synlig när du går till fliken "Bearbetning av ansökan". Senare knapp är osynlig.
Börja handlägga en anbudsgivares ansökan genom att klicka på anbudsgivarens namn på listan på fliken "Behandlas".
Därefter öppnas en vy där du kan granska anbudsgivarens ansökan om deltagande och godkänna eller avslå den.
Dokument till ansökan
Granska anbudsgivarens ansökan om deltagande och eventuella bilagor till den
Till granskning
Öppna jämförelsetabell
Handlägg ansökan
Markera ansökan antingen som godkänd eller avslagen (Obs! Om upphandlingen är indelad i delar ska du välja de delområden för vilka anbudsgivare godkänns. Ansökan kan antingen godkännas eller avslås. Om en anbudsgivare godkänns för delområde A, ska man bocka för delområde A. Då avslås ansökan för delområde B automatiskt om det inte bockas för.)
Ange i textfältet en motivering av godkännande eller avslag för anbudsgivaren
Bifoga en bilaga vid behov
Klicka på "Spara och skicka"
Valen sparas och anbudsgivaren får ett e-postmeddelande med motiveringen
Godkänn/avslå anbudsgivare på en gång
Välj på fliken "Handläggs" i slutet av raden de anbudsgivare som du vill granska i grupp
Välj "Gruppgranskning" och granska anbudsgivarnas uppgifter i samma vy
I vyn kan du godkänna/avslå anbudsgivare på ett enhetligt sätt enligt anvisningen ovan.
Uteslut leverantörer ur upphandlingssystemet
Den upphandlande enhet som äger upphandlingssystemet kan utesluta leverantörer ur upphandlingssystemet. Detta förutsätter motivering, och beslutet om uteslutning inklusive motiveringar skickas till leverantören per e-post. Motiveringarna sparas i "Utträdda och uteslutna".
En leverantör som godkänts till upphandlingssystemet kan uteslutas genom att klicka på leverantörens på fliken "Godkända".
Motivera uteslutningen av ansökan i textfältet. Motiveringen skickas till leverantören per e-post
Bekräfta uteslutningen genom att klicka på "Uteslut och skicka"
Bilagor kan fogas till ansökan
Handläggning av begäran om utträde
Även en leverantör som valts till upphandlingssystemet kan begära om utträde ur upphandlingssystemet. Den upphandlande enheten informeras om detta per e-post, varefter enheten fattar beslut utifrån begäran. Den upphandlande enheten kan godkänna eller avslå begäran om utträde.
Begäran om utträde handläggs genom att klicka på leverantörens namn på fliken "Begäran om utträde".
I vyn visas leverantörens motivering
Välj
Godkänn begäran om utträde, eller
Avslå begäran om utträde
Motivera beslutet som skickas till leverantören per e-post i textfältet
Lägg till bilaga vid behov
Bekräfta valen genom att klicka på "Spara och skicka"
Oberoende av om leverantören avlägsnas på den upphandlande enhetens eller eget initiativ får leverantören därefter inte längre information om nya interna konkurrensutsättningar eller andra meddelanden om upphandlingssystemet. Detta påverkar inte eventuella gällande kontrakt med leverantören.
Eventuella klagomål relaterade till uteslutning behandlas utanför systemet, men trots ändringssökande kan leverantören inte längre delta i upphandlingssystemet. Efter uteslutning ur upphandlingssystemet kan leverantören dock lämna in en ny ansökan om deltagande.