Tarjouspalvelun ilmaisella käyttöoikeustasolla on pääsy kaikkiin tarjouspyyntöasiakirjoihin sekä mahdollistaa tarjouksen lähetyksen.
Käyttäjät jotka on olleet voimassa ennen 24.2. päivitystä, ovat saaneet "Tarjouksen omistaja" roolin automaattisesti.
Peruskäyttäjä (rajoittamaton määrä)
Mahdollisuus etsiä ja tarkastella tarjouspyyntöjä
Pääsy ilmoituksen tietoihin
Tiivistelmä, julkaisuasiakirjat
Kysymykset ja vastaukset
Peruskäyttäjä voi esittää kysymyksiä avaamaltaan tarjoukselta, peruskäyttäjä ei kuitenkaan voi muokata tai lähettää tarjouksia (ei voi lähettää kysymyksiä muiden avaamiin tarjouksiin)
ESPD-kelpoisuusselvityspyyntöihin vastaus
Peruskäyttäjä ei voi:
muokata tai lähettää tarjouksia/hakemuksia
vaihtaa vastuuhenkilöä tarjoukselle/hakemukselle
Pääkäyttäjä (rajoittamaton määrä)
Mahdollisuus etsiä ja tarkastella tarjouspyyntöjä
Pääsy ilmoituksen tietoihin
Tiivistelmä, julkaisuasiakirjat
Kysymykset ja vastaukset
Pääkäyttäjä voi esittää kysymyksiä avaamaaltaan tarjoukselta, pääkäyttäjä ei kuitenkaan voi muokata tai lähettää tarjouksia
Pääkäyttäjä voi vaihtaa avaamalleen tarjoukselleen vastuuhenkilön
Pääkäyttäjä ei voi:
muokata tai lähettää tarjouksia/hakemuksia
Tarjouksen omistaja (rajoittamaton määrä)
Tarjouksen omistaja rooli määritellään henkilölle joka on vastuussa tarjousten jättämisestä
Tarjouksen omistaja voi muokata ja lähettää tarjouksia/hakemuksia
Hallita kysymyksiä, kutsuja ja ESPD-kelpoisuusselvityspyyntöjä
Tarkastella jätettyjä tarjouksia
Osallistua aktiivisiin huutokauppohin
Hallita organisaation ESPD-profiilia (Omat tiedot osiossa)
Tarjouksen hyväksyjä (rajoittamaton määrä)
Mahdollisuus etsiä ja tarkastella tarjouspyyntöjä:
Pääsy ilmoituksen tietoihin
Tiivistelmä, julkaisuasiakirjat
Kysymykset ja vastaukset
Tarjouksen hyväksyjä voi esittää kysymyksiä avaamaltaan tarjoukselta, tarjouksen hyväksyjä ei kuitenkaan voi muokata tai lähettää tarjouksia
Esikatsella keskeneräisiä tarjouksia Tarjouksen lähetys sivulta avaamalla tarjous muokattavaksi tai Omat tiedot -> Tarjoukset
Tarjouksen hyväksyjä ei voi:
muokata tai lähettää tarjouksia/hakemuksia
vaihtaa vastuuhenkilöä tarjoukselle/hakemukselle
Sopimuspäällikkö (rajoittamaton määrä)
Mahdollisuus etsiä ja tarkastella tarjouspyyntöjä
Pääsy ilmoituksen tietoihin
Tiivistelmä, julkaisuasiakirjat
Kysymykset ja vastaukset
Sopimuspäällikkö voi hallinnoida organisaation sopimusluetteloa
Komissioraportointi tapahtuu tämän roolin omaavan käyttäjän kautta
Sopimuspäällikkö ei voi:
muokata tai lähettää tarjouksia/hakemuksia
vaihtaa vastuuhenkilöä tarjoukselle/hakemukselle
Roolien päivittäminen tapahtuu Käyttäjähallinnassa.
Tietojen arkistointiaika
Ilmaisversiolla Tarjouspalvelun kautta lähetyt tiedot on tallessa ja ladattavissa 6kk eteenpäin tarjouksen/hakemuksen lähettämisestä. Jos vastine on lähetetty ennen 24.2, on tiedot ladattavissa järjestelmän kautta 24.8 saakka.
Vastuuhenkilöt välilehti:
Vastuuhenkilöt välilehdellä, voi tarjouksen vastuuhenkilö antaa Tilapäisen muokkausoikeuden tarjoukselle myös sellaisille käyttäjille, joilla ei ole tarvittavaa "Tarjouksen omistaja" roolia tarjouksen muokkaukseen. Tarkemmat ohjeet löytyvät täältä: https://tuki.cloudia.fi/hc/fi/articles/22621943493021-Vastuuhenkil%C3%B6t-v%C3%A4lilehti
Pääkäyttäjällä on pääsy kaikkien avoinna olevien tarjouksien "Vastuuhenkilöt" välilehdelle ja heillä on mahdollisuus vaihtaa vastuuhenkilö toiseen Tarjouksen omistaja -roolilla olevaan käyttäjään. Kaikilla hankintayksikön käyttäjillä, joilla on Tarjouksen omistaja -rooli on pääsy muokkaamaan tarjousta.
Huom! Tarjouksen täyttäminen edellyttää Tarjouksen omistaja -roolin.
Tarjouksen vastuuhenkilöt on nähtävissä Omat tiedot -> Tarjoukset välilehdeltä:
Toiminto | Peruskäyttäjä | Pääkäyttäjä* | Tarjouksen omistaja | Tarjouksen hyväksyjä | Sopimuspäällikkö |
Pääsy ilmoituksen tietoihin | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
Kysymykset ja vastaukset | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
Kysymyksen esittäminen | Ei | Ei | Kyllä, jos on muokkausoikeus tarjoukseen | Ei | Ei |
Muokata tai lähettää tarjous | Ei | Ei | Kyllä | Ei | Ei |
Vastuuhenkilön vaihto | Ei | Kyllä** | Kyllä | Ei | Ei |
Tilapäisen muokkausoikeuden lisäys | Ei | Ei | Kyllä | Ei | Ei |
ESPD-kelpoisuusselvityspyyntöihin vastaus | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
Myyntiraportointi | Ei | Ei | Ei | Ei | Kyllä |
Tilaustason päivitys | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
* Yleensä myös käyttäjähallinnan pääkäyttäjä. Käyttäjähallinnan pääkäyttäjä voi hallinnoida oman organisaationsa käyttäjien rooleja käyttäjähallinnan puoella.
** koskee kaikkia organisaatioyksikön tarjouksia
Esimerkkejä roolien hyödyntämisestä
1 Esimerkki: Käyttäjällä A on Tarjouksen omistaja sekä pääkäyttäjän roolit
Käyttäjällä on pääsy kaikkiin tarjouspyyntöjen asiakirjoihin, voi esittää kysymyksiä, sekä voi muokata ja lähettää tarjouksia
2 Esimerkki Käyttäjällä B on Tarjouksen hyväksyjä ja sopimuspäällikön roolit
Käyttäjällä on pääsy kaikkiin tarjouspyyntöjen asiakirjoihin. Voi esittää kysymyksiä itse avaamiinsa tarjouksiin mutta ei voi muokata tai lähettää tarjouksia
3 Esimerkki Käyttäjällä C on Pääkäyttäjä sekä tarjouksen hyväksyjä roolit
Käyttäjällä on pääsy kaikkiin tarjouspyyntöjen asiakirjoihin. Voi esittää kysymyksiä itse avaamiinsa tarjouksiin mutta ei voi muokata tai lähettää tarjouksia. Pääkäyttäjänä voi vaihtaa tarjousten/hakemusten vastuuhenkilöä -> eli antaa oikeudet kyseiseen tarjoukseen/hakemukseen henkilölle kenellä on "Tarjouksen omistaja" rooli.
4 Käyttäjällä D tarjouksen omistaja rooli, peruskäyttäjä E:n tulee päästä muokkaamaan käyttäjän D tarjousta
Käyttäjä D voi lisätä käyttäjälle E tilapäisen muokkausoikeuden tarjouksen vastuuhenkilöt välilehdeltä. Peruskäyttäjä E saa sähköpostikutsun ja voi muokata ja tarvittaessa lähettää tarjouksen tilapäisen muokkausoikeuden aikarajan puitteissa.
5 Käyttäjällä F on tarjouksen omistaja rooli ja käyttäjä jää kesälomalle. Organisaation pääkäyttäjän G tulee voida hallinnoida käyttäjän F tarjouksia tällä aikaa
Käyttäjä G voi käyttäjähallinnan kautta vaihtaa tarjouksen omistaja-roolin itselleen poistamalla roolin ensin käyttäjältä F. Tämän jälkeen käyttäjä G voi vaihtaa itsensä käyttäjän F tarjousten vastuuhenkilöksi ja hallinnoida tarjouksia käyttäjän F ollessa lomalla.