Wprowadzanie pracowników do kartoteki, należy rozpocząć w miejscu Wynagrodzenia -> Pracownicy. Inicjowanie uzupełniania kartoteki odbywa się poprzez wciśnięcie przycisku +Nowy pracownik. W górnej części ekranu głównego możemy zobaczyć zakładki:

Pierwszą zakładką od której powinno się zacząć uzupełnianie kartoteki pracownika nosi nazwę Informacje ogólne. Zakładka informacje ogólne pogrupowana jest w tematyczne sekcje:

Należy pamiętać, że uzupełniając edytory pola oznaczone * należy wypełniać obowiązkowo.

Sekcja informacje kontaktowe umożliwia ewidencję następujących danych:

Numer teczki akt osobowych (pole tekstowe z możliwością wprowadzenia dowolnej wartości tekstowej zgodnie z zasadami przyjętymi przez użytkownika oprogramowania).

Uzupełnienie pól oznaczonych gwiazdką pozwala na zapisanie wartości z powyższej sekcji do bazy danych, funkcjonalność tą realizuje klawisz Zapisz. Poprawne zapisanie informacji ogólnych daje możliwość uzupełnienia pozostałych sekcji z danymi pracownika.

Sekcja adresy umożliwia ewidencję danych adresowych pracownika. Zaleca się uzupełniania pól w sekwencji poziomej tzn. przejście do kolejnego poziomu powinno nastąpić po uzupełnieniu wszystkich pól poziomu wyżej. W przypadku różnych adresów zameldowania i zamieszkania należy odznaczyć pole Adres zameldowania tożsamy z adresem zamieszkania i na zakładce adres zamieszkania uzupełnić stosowne dane. Zakładka w razie wypadku powiadomić służy do ewidencji danych kontaktowych bliskich pracownikowi osób, które należy powiadomić w nieprzewidzianych sytuacjach losowych dotyczących pracownika. Zatwierdzenie wprowadzonych danych odbywa się poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz.

Sekcje Informacje podatkowe i ZUS składa się z trzech części:

Koszty uzyskania przychodu. Opcja ta dotyczy umów o pracę zawieranych z pracownikami. Każdemu zatrudnionemu pracownikowi na umowę o pracę logika programu przypisuje standardowe koszty uzyskania przychodu. Jeśli chcemy aby pracownikowi naliczały się tzw. zamiejscowe koszty uzyskania przychodu lub nie chcemy naliczać kosztów uzyskania przychodu całkowicie zdarzenie to ewidencjonujemy w tym miejscu.

Ulga podatkowa. Jeśli chcemy aby pracownikowi naliczała się tzw. podwyższona ulga podatkowa lub nie chcemy naliczać ulgi podatkowej całkowicie zdarzenie to ewidencjonujemy w tym edytorze. Funkcjonalność pozwala również na stosowanie proporcji w naliczaniu ulgi (1/24; 1/36).

Dane do IFT – edytor ten pozwala na ewidencję wszystkich niezbędnych danych umożliwiających poprawne wygenerowanie formularza IFT.

Autorskie koszty uzyskania przychodu - w tym miejscu odbywa się ewidencja kosztów autorskich. Należy uzupełnić okres i procent kosztów autorskich, które na podstawie art. 22 ust. 9 pkt. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pozwalają na korzystniejsze wyliczenie podatku na listach płac.

Ulga dla młodych – rezygnacja na wniosek podatnika – edytor umożliwiający ewidencję rezygnacji z ulgi dla młodych na podstawie art. 21 ust.1 pkt. 148 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zmiana skali podatku na wniosek podatnika - ewidencja wniosku pracownika o naliczaniu innego procentu podatku niż wynika to z bieżącej ewidencji płacowej (np. oświadczenie o wspólnym rozliczaniu przy przekroczeniu progu podatkowego).

Zwolnienia przedmiotowe z podatku na wniosek podatnika – ewidencja ulg podatkowych stosowanych na podstawie art. 21 ust.1 pkt 152 – 154 czyli: ulga na powrót, ulga dla rodziców i opiekunów prawnych co najmniej czworga dzieci, ulga dla seniorów.

Niestandardowy kod tytułu ubezpieczenia - ewidencja kodu odbiegającego od standardów np. 0120 pracownik młodociany.

Prawo do emerytury i renty - ewidencja uprawnień pracownika w zakresie praw do posiadanych świadczeń.

Stopień niepełnosprawności - w przypadku występowania pracownika z niepełnosprawnością w tym miejscu oznaczamy stopień niepełnosprawności.

Ograniczenie podstawy ZUS - ewidencja przekroczenia przez pracownika 30 krotności przeciętnego wynagrodzenia wraz z możliwością precyzyjnego wpisu podstawy emerytalno-rentowej osiągniętej w innej firmie.

Ustawienia FP, FGŚP, FEP - w przypadku FP i FGŚP edytor ten umożliwia oznaczanie braku konieczności naliczania ww. funduszy w nietypowych przypadkach, w przypadku FEP edytor umożliwia wskazanie okresu w którym pracownik powinien mieć naliczany ww. fundusz.
​

Domyślnie parametry programu nie inicjują ww. edytora. Edytor możemy włączyć w Ustawienia (ikona koła zębatego w górnej części ekranu) -> Ustawienia ogólne -> Edytory płacowe -> PPK (oznaczamy na TAK). Edytor PPK jest zbliżony logiką do pozostałych edytorów tzn. należy ustawić okres podlegania PPK, a także rodzaj PPK. W przypadku zwiększonego PPK należy dodatkowo określić procent zwiększenia składki zarówno po stronie pracownika oraz ewentualnie po stronie pracodawcy.

Edytor umożliwia wprowadzenie potrąceń obciążających pracownika, zarówno dobrowolnych (ubezpieczenia, programy sportowe) jak i wszelkiego rodzaju zajęć egzekucyjnych. Dane ewidencjonujemy wprowadzając okres oraz rodzaj potrącenia. W przypadku potrąceń komorniczych oraz alimentacyjnych możemy wprowadzić wartość procentową. Pole "Konto księgowe" umożliwia wskazanie niestandardowego konta księgowego na które będzie ewidencjonować się potrącenie w programie księgowym. Proces dodawania konta księgowego można przeprowadzić w Ustawienia (ikona koła zębatego w górnej części ekranu) -> Ustawienia ogólne -> Plan kont.

Edytor w którym ewidencjonujemy poprzednie zatrudnienia pracownika. Poprawne wprowadzenie danych do edytora pozwala na wyliczenie stażu pracownika. Staż pracy możemy sprawdzić korzystając z opcji Wynagrodzenia -> Raporty HR -> Doświadczenie zawodowe (Typ raportu). Zaznaczając opcję "Świadectwo pracy z bieżącego roku" możemy wprowadzić dane niezbędne do zachowania limitów dla danego roku kalendarzowego w bieżącej firmie tj. dane dotyczące urlopu wypoczynkowego, wynagrodzenia chorobowego oraz zwolnienia od pracy art. 188 K.P.

Edytor w którym wprowadzamy wykształcenie pracownika. Wypełnienie służy do pozyskiwania danych statystycznych oraz tzw. stażu do urlopu.

Miejsce w którym wprowadzamy członków rodziny pracownika.

Odwiedź też naszą stronę 360 Kadry i płace.

Pozdrawiamy!

Zespół 360 Kadry i płace