Voorschotfacturen komen overeen met betalingen die gedaan worden vóór of aan het begin van een werf (bijvoorbeeld bij de ondertekening of voor de aankoop van materialen). Deze voorschotten worden automatisch afgetrokken in de sectie "Aftrek van voorschotten" bij het opstellen van voortgangsfacturen, om te voorkomen dat hetzelfde bedrag twee keer wordt gefactureerd.
Voortgangfacturen daarentegen komen overeen met gevalideerde voortgangsstaten, dat wil zeggen reeds uitgevoerde werkzaamheden. Deze worden niet opgenomen in de aftrek van voorschotten, omdat ze al een betaling vertegenwoordigen voor uitgevoerde werkzaamheden en zijn inbegrepen in de cumulatieve gefactureerde bedragen. Ze opnieuw aftrekken zou een dubbele verwerking zijn.
Samengevat:
Voorschotfactuur = voorgeschoten bedrag, automatisch afgetrokken bij volgende voortgangsfacturen
Voortgangfactuur = betaling voor uitgevoerde werkzaamheden, niet opnieuw afgetrokken