Wat is het aftrekken van voorschotten?

Bij facturatie via tussenstanden of voortgangsrapporten, als er een voorschot is gefactureerd, moet het bedrag ervan geleidelijk worden afgetrokken naarmate de voortgang vordert, om niet 100% van het project + het bedrag van het voorschot te factureren.

Bij facturatie via tussenstanden of voortgangsrapporten wordt ervan uitgegaan dat de uitgevoerde werkzaamheden worden gefactureerd.

Het voortgangspercentage dat voor elke regel op de offerte wordt vermeld, komt dus overeen met wat er voor die regel is gedaan, van 0% (niet begonnen) tot 100% (regel voltooid). Dit percentage wordt toegepast op het totale bedrag van de regel om een voortgangsfactuur te kunnen genereren.

Dit betekent dat zelfs als er al 10% van het totale bedrag van het project is gefactureerd via een voorschot, bij de eerste voortgangsfactuur wordt aangenomen dat alle regels op 0% staan en nog volledig moeten worden uitgevoerd/gefactureerd.

Voorbeeld: Bij een project van 1000€ willen we 10% voorschot factureren om materialen te kopen, gevolgd door 3 voortgangsfacturen van 30%, 30% en 40% bij levering.

Als ik het voorschot niet aftrek:

Dus ik factureer een voorschot van 10%, wat neerkomt op 100€ Dan genereer ik een voortgangsfactuur van 30% van het totaal, wat neerkomt op 300€

Vervolgens een tweede van 30%, wat neerkomt op 300€

En tot slot de laatste voortgangsfactuur van 40%, wat neerkomt op 400%

⇒ In totaal heb ik 1100€ gefactureerd aan mijn klant voor het hele project.

Waarom trek ik deze 10% niet af van de voortgangsfacturen die later komen en factureer ik 30%/30%/30%?

Omdat dit voorschot niet overeenkomt met uitgevoerde werkzaamheden. Het heeft geen invloed op de voortgang van individuele regels. Dus als ik mijn project factureer via 3 voortgangsfacturen van 30%, zal het totale gefactureerde bedrag correct zijn, maar de laatste voortgangsfactuur geeft aan dat er nog 10% van het werk moet worden gedaan.

Om een voorschot af te trekken van toekomstige voortgangsfacturen, moet het bedrag van dat voorschot proportioneel worden verdeeld over elke voortgangsfactuur.

Twee oplossingen:

In ons voorbeeld:

Ik heb een voorschot van 100€ gefactureerd en ik weet dat ik daarna drie voortgangsfacturen zal maken.

Ik deel 100€ door 3 = 33,33€

Op elke voortgangsfactuur trek ik in totaal 33,33€ af.

In ons voorbeeld (30%/30%/40%):

Op de eerste voortgangsfactuur trek ik 30% van 100€ af (dus 30€)

Op de tweede voortgangsfactuur trek ik 30% van 100€ af (dus 30€)

Op de laatste voortgangsfactuur trek ik 40% van 100€ af (dus 40€)

Met deze twee methoden wordt het bedrag van het voorschot (100€) geleidelijk afgetrokken naarmate de voortgang vordert, waardoor wordt voorkomen dat de klant te veel wordt gefactureerd.