Doel
Het toevoegen en beheren van leveranciersfacturen in Vertuoza maakt het mogelijk om de kosten van projecten in real-time te volgen, de financiële controle te versterken en de boekhoudkundige traceerbaarheid te waarborgen.
Aanmaken van een leveranciersfactuur
Klik op “Nieuw” om een factuur toe te voegen.
Selecteer het type factuur:
Materialen
Onderaannemers
Overige kosten
Vul de essentiële gegevens in:
Type (aanpasbaar na aanmaak; sommige velden worden opnieuw leeg als het type gewijzigd wordt)
Referentie en factuurdatum
Boekhoudkundig factuurnummer (indien boekhoudkundige synchronisatie actief is)
Leverancier
Vervaldatum
Totaalbedrag inclusief btw
Btw-tarief (klik op “Voeg een btw toe” om meerdere tarieven in te voeren)
Specifieke grootboekrekening (indien boekhoudkundige synchronisatie actief)
Voeg ondersteunende documenten toe:
Voeg de PDF-scan van de factuur toe om het beheer te vergemakkelijken.
Vul aanvullende informatie in:
Gerelateerd(e) project(en)
Gerelateerd(e) bestelbon(nen)
Voor facturen van het type “overige” kiest u het type kosten
Validatieworkflow van facturen
Alle voltooide facturen doorlopen een validatiestap voordat ze betaalbaar zijn:
Facturen worden automatisch de status “Te valideren” gegeven wanneer alle verplichte velden zijn ingevuld.
Een verantwoordelijke moet de factuur goedkeuren zodat deze de status “Te betalen” krijgt, of afwijzen voor correctie.
Afgewezen facturen kunnen worden herzien en opnieuw ingediend, waardoor volledige omkeerbaarheid wordt gewaarborgd.
Alle statuswijzigingen worden vastgelegd voor audit en traceerbaarheid.
Facturen met de status “Te valideren” of “Afgewezen” worden niet meegenomen in de projectrendabiliteit.
De workflow is toegankelijk via het hoofdmenu en per project.
Beheer en betaling
Na goedkeuring kan de factuur worden betaald via de actiebalk.
De status van elke factuur geeft duidelijk de voortgang aan: Concept → Te valideren → Te betalen → Betaald.
Impact op rendabiliteit en boekhouding
✅ Gedetailleerde uitgaven: nauwkeurige opvolging van materialen, onderaannemers en overige kosten (brandstof, huur, etc.).
✅ Te betalen btw: automatische berekening van het totaalbedrag aan btw.
✅ Boekhoudkundige synchronisatie: naadloze integratie met uw boekhoudsoftware.
✅ Versterkte financiële controle: alleen goedgekeurde betalingen worden verwerkt, waardoor fouten en afwijkingen worden verminderd.
💡 Door facturen correct in te vullen en het validatieworkflow te volgen, garandeert u een nauwkeurige, betrouwbare en veilige opvolging van de rendabiliteit van uw projecten.
Demonstratie video :