1. Waarvoor dient de boekhoudkundige synchronisatie?
Met deze functie kunt u de boekingen van verkoop- en aankoopfacturen synchroniseren, zodat u dubbele invoer vermijdt.
✅ Deze gratis integratie maakt het mogelijk om overdrachten uit te voeren op basis van de gewenste periode:
Klantfacturen: van Vertuoza naar uw boekhoudsoftware
Leveranciersfacturen: van Vertuoza naar de boekhoudsoftware én van de boekhoudsoftware naar Vertuoza
2. Hoe configureert u een boekhoudkundige synchronisatie?
2.1 Verbinding tussen de twee softwareprogramma's
Ga in Vertuoza naar Instellingen > Boekhoudkundige synchronisatie > Verbinding
Selecteer uw boekhoudsoftware en klik onderaan op "Mijn account koppelen" of "Uw boekhoudgegevens".
Er bestaan 📡 twee soorten integraties:
Online software met directe API-verbinding
ACD
Cegid Loop
Exact Online
Horus
Odoo
Pennylane
Software waarvoor een lokale agent op een server/computer vereist is
BOB50
Sage 100
Winbooks
👉 Voor elke software is er een documentatie beschikbaar met de volgende stappen >>hier<<.
2.2 Boekhoudkundige instellingen
Eens de verbinding tot stand is gebracht, kunt u de nodige gegevens invullen via de verbindingspagina. Deze info haalt u uit uw boekhoudsoftware:
BTW-codes: Voor elke BTW-code die u gebruikt in uw facturen moet u de corresponderende code uit uw boekhoudsoftware invoeren.
Algemene rekeningen: Voeg de algemene rekeningen toe zoals gebruikt in uw boekhoudpakket.
Koppeling van rekeningen aan componenttypes: Dit kan op drie niveaus:
per componenttype (verplicht minimum)
per component
per factuurlijn
Boekhoudkundige dagboeken
Kostenplaatsen (analytisch plan)
Als u kostenplaatsen gebruikt in uw boekhouding (bv. per werf), zal Vertuoza automatisch de werven aanmaken als analytische posten.⚠️ Indien er al bestaande analytische posten in uw boekhouding staan voor Vertuoza-werven, moet u hun ID invullen in het veld "Boekhoudkundig ID" in de werfgegevens (Beheer > Werven).
⚠️ Heeft u al klanten of leveranciers in uw boekhouding die ook in Vertuoza bestaan? Dan moet u hun ID ook invullen in het veld "Boekhoudkundig ID" in de contactfiche.
3. Veelgestelde vragen
Waarom is de knop "Mijn account koppelen" grijs?
Omdat u het koppelingsproces al gestart hebt. Gebruik de knop "Uw boekhoudgegevens" om verder te gaan waar u gebleven was.
Waar vind ik de lokale agent voor installatie?
Bij het instellen van de synchronisatie via onze partner CHIFT, wordt de download automatisch aangeboden aan het einde van de configuratie als er een installatie nodig is.
📄 Documentatie >>hier<<
Waar vind ik de BTW-codes?
Winbooks Classic & BOB50: rechtstreeks zichtbaar in het programma
Odoo: ga naar de BTW-fiche en kijk naar de URL → “?id=…” → enkel het cijfer ingeven in Vertuoza
Andere software: contacteer de support na het koppelen
Wat is het verschil tussen boekhoudkundige synchronisatie en betalingensynchronisatie?
Boekhoudkundige synchronisatie = synchronisatie van facturen (klanten/leveranciers)
Betalingensynchronisatie = koppeling met banksoftware → u kunt betalingen linken aan facturen in Vertuoza
Hoe start ik een synchronisatie?
Via de boekhoudsynchronisatiepagina in Vertuoza kunt u per periode synchroniseren.
4. Soorten meldingen bij synchronisatie
"De dienst voor boekhoudkundige synchronisatie is momenteel niet beschikbaar"
→ Contacteer de support
"Er werd geen synchronisatiedienst gevonden"
→ Herstart de koppeling en installeer indien nodig de lokale agent
"De opgegeven mapnaam bestaat niet"
→ Ofwel is het veld "Mapnaam" verkeerd ingevuld
→ Of de geïnstalleerde agent heeft geen toegang tot de juiste bestanden
👉 Contacteer support
"Uw verbinding met Exact Online is verlopen"
→ Sessies vervallen automatisch na enkele weken (veiligheidsmaatregel van Exact)
→ Herstart de koppeling
"Een klant/leverancier met deze info bestaat al"
→ Zoek het juiste boekhoudkundig ID op in uw boekhouding en vul dit in in Vertuoza
Horus & Exact Online: moeilijk te vinden → support contacteren
Odoo: zie URL “id=…”
Andere: veld “Code”
"Het externe werf-ID bestaat niet in de boekhouding"
→ Het ingevoerde ID in Vertuoza klopt niet
Zie hierboven voor toolspecifieke uitleg
"Het analytisch systeem is niet actief"
→ Controleer of analytics geactiveerd zijn in uw boekhouding
→ Vink in Vertuoza enkel "Ja" aan als dit effectief actief is
5. Wat is het synchronisatierapport?
📊 Het rapport toont:
Welke facturen zijn gesynchroniseerd
Welke zijn niet gesynchroniseerd
En vooral: waarom niet
▶️ Dit is een Excel-bestand met alle te verzenden facturen
Kolom “Status”: 🟢 = verzonden | 🔴 = fout
⚠️ Het rapport geldt enkel voor de facturen die moeten worden doorgestuurd naar de boekhouding.
6. Oplossingen voor veelvoorkomende fouten in het rapport
"BTW-nummer van klant/leverancier is niet in correct formaat"
→ Correct formaat: BE0745687696
→ Geen spaties, punten, schuine strepen, enz.
💡 Let op: dit veld mag niet leeg zijn voor ondernemingen
"Bedrag komt niet overeen tussen Vertuoza en de boekhouding"
→ Vertuoza verzendt exacte waarden (veel cijfers na de komma)
→ Boekhoudsoftware kan afronden of afkappen → kleine verschillen mogelijk
→ Grote verschillen? Contacteer support
Waar vind ik het dagboek-ID?
Winbooks & BOB50: veld “Code”
Odoo: URL → “?id=…”
Andere: support contacteren
Waar vind ik de analytics-ID’s?
Winbooks & BOB50: veld “Code” in analytics fiche
Odoo: zie URL van werf/klant/leverancier → “id=…”
Andere: support contacteren
Hieronder vindt u alle foutcodes van de Chift API met vereenvoudigde beschrijvingen en praktische oplossingen:
Error Code | Vereenvoudigde beschrijving | Oplossing |
ERROR_CHIFT_AUTHENTICATION_ERROR | Uw Chift-inloggegevens zijn onjuist of verlopen | Controleer uw verbinding met Chift of de installatie van uw lokale agent. |
ERROR_CONNECTOR_CONFIGURATION | De lokale agent is niet correct geconfigureerd | Controleer of herinstalleer de lokale agent die gekoppeld is aan uw boekhoudsoftware. |
ERROR_NO_ACTIVE_CONNECTION | Er bestaat geen actieve verbinding voor deze API | Activeer en configureer de synchronisatie correct. |
ERROR_DATA_VALIDATION | De verzonden gegevens zijn niet geldig | Neem contact op met de support om het probleem te identificeren |
ERROR_WEBHOOK_NOT_SUPPORTED | Technische fout | Neem contact op met de support om het probleem te identificeren |
ERROR_INVALID_BODY | Een veld in uw aanvraag is ongeldig | Controleer of alle velden van uw factuur correct zijn ingevuld. |
ERROR_INVALID_PATH_PARAMETER | Technische fout | Probeer opnieuw en neem contact op met de support als het probleem aanhoudt. |
ERROR_RESOURCE_NOT_SUPPORTED | Technische fout | Probeer opnieuw en neem contact op met de support als het probleem aanhoudt. |
ERROR_INTEGRATION_INVALID | Technische fout | Probeer opnieuw en neem contact op met de support als het probleem aanhoudt. |
ERROR_CONFIGURATION_LOCALAGENT | Kan geen verbinding maken met de lokale agent | Controleer of herinstalleer de lokale agent die gekoppeld is aan uw boekhoudsoftware. |
ERROR_BACKEND_FORBIDDEN | Technische fout | Probeer opnieuw en neem contact op met de support als het probleem aanhoudt. |
REQUEST_IN_PROCESS | Deze aanvraag wordt momenteel verwerkt | Wacht tot de verwerking is voltooid voordat u opnieuw probeert |
ERROR_BACKEND_NOT_FOUND | Technische fout | Probeer opnieuw en neem contact op met de support als het probleem aanhoudt. |
ERROR_INTERNAL_ERROR | Interne technische fout | Probeer opnieuw en neem contact op met de support als het probleem aanhoudt. |
ERROR_INVALID_VAT_FORMAT | Het BTW-nummer heeft niet het juiste formaat | Gebruik het formaat zonder spaties of punten en in het juiste formaat (bijv: BE0784930037) |
ERROR_INVALID_CURRENCY_FORMAT | De valutacode is niet geldig | Neem contact op met de support om dit probleem op te lossen. |
ERROR_INVALID_FINANCIAL_PERIOD_FORMAT | De boekhoudperiode heeft niet het juiste formaat | Controleer het formaat van uw boekhoudperiode in uw parameters |
ERROR_NO_INVOICE_LINE | De factuur moet minstens één regel bevatten | Voeg minstens één artikel/regel toe aan de factuur |
ERROR_ZERO_LINE | Een factuurregel heeft een bedrag van nul | Verwijder of wijzig de regels met bedrag nul |
ERROR_INVALID_OPERATION_LINE_TYPE | Een klant/leverancier regel moet een partner_id hebben | Voeg de partner_id toe voor klant/leverancier regels |
ERROR_NOT_ENOUGH_MATCHING_ENTRIES | Er zijn minimaal 2 boekingen nodig voor een vereffening | Selecteer minstens 2 boekingen om te vereffenen |