Le système utilise une logique en cascade : d'abord l'ID stocké, puis une recherche par nom si nécessaire, et enfin la création de l'entité si elle n'existe pas.
Processus de mapping
Q : Que se passe-t-il si mon contact/entreprise possède déjà un ID de synchronisation ?
R : Le système vérifie si cet ID existe toujours dans le logiciel comptable. Si oui, il l'utilise directement pour créer la facture.
Q : Et si l'ID n'existe pas ou n'est plus valide ?
R : Le système recherche alors le client/fournisseur par nom (nom d'entreprise ou nom + prénom pour un contact). Si trouvé, son ID est utilisé et sauvegardé pour les prochaines fois. Sinon, un nouvel enregistrement est créé et son ID est enregistré.
Q : Quelle différence pour une entrée manuelle ?
R : Les entrées manuelles n'ont pas d'ID initial, donc le système passe directement à la recherche par nom. L'ID obtenu est stocké dans une table intermédiaire (non accessible aux utilisateurs) pour les futures synchronisations.
Stockage des ID
Q : Où sont enregistrés les ID de synchronisation ?
R :
Pour les contacts/entreprises de Vertuoza : dans leur fiche directement
Pour les entrées manuelles : dans une table intermédiaire non accessible aux utilisateurs
Bonnes pratiques
Q : Comment optimiser la synchronisation et éviter les doublons ?
R : Il est fortement recommandé d'indiquer les ID directement sur les fiches contacts/entreprises dans Vertuoza. Cela permet :
Une synchronisation beaucoup plus rapide
D'éviter la création de doublons
Q : Pourquoi un doublon a-t-il été créé ?
R : Cela arrive si le nom dans Vertuoza ne correspond pas exactement à celui du logiciel comptable (casse, espaces, caractères spéciaux différents) ou si l'ID stocké a été supprimé du logiciel comptable.