Pourquoi utiliser la signature électronique ?
La signature électronique permet à vos clients de signer un avenant en ligne, simplifiant ainsi le processus et augmentant vos chances de conversion. En plus de faciliter l'expérience de vos clients, vous recevez une notification chaque fois que l'avenant est ouvert ou signé.
Comment utiliser la signature électronique ?
1. Activer la signature électronique
Pour activer la signature électronique, suivez ces étapes lors de l'envoi de votre avenant par email :
Cochez la case « signature électronique » en haut de la page.
Insérez la méta-donnée [LINK_DEVIS] dans le corps de l'email. Cette métadonnée sera automatiquement remplacée par un lien permettant à votre client de consulter et de signer l'avenant.
Le modèle de document utilisé est celui défini par défaut dans les paramètres > Documents > Préférences. Il n'est plus possible de définir un modèle lors de l'envoi par email car le lien sera toujours le même pour cet avenant, il n'est pas différent d'un envoi à un autre.
2. L'expérience de signature pour votre client
Voici comment votre client signera l'avenant :
Consultation de l'avenant : Le client ouvre le lien depuis son email pour consulter l'avenant.
Renseignement des informations : Il complète ses informations (nom, prénom) et coche la case « J’ai lu et j’approuve l'avenant ».
Signature : En cliquant sur le bouton « Signer », la signature est enregistrée et un message de confirmation s'affiche. Le client peut ensuite télécharger une copie de l'avenant signé.
3. Notifications de signature
Vous recevrez des notifications dès qu'un client ouvre ou signe l'avenant. Ces notifications apparaîtront dans votre centre de notifications, et vous pourrez également les consulter dans l'historique du document.
Lorsque l'avenant est signé, il passe automatiquement du statut "ENVOYÉ" à "ACCEPTE".
Personnalisez les modèles d'email et de document pour une meilleure utilisation de la signature électronique
1. Modèle d'email
Le modèle d'email par défaut contient déjà la métadonnée [LINK_DEVIS]. Si vous avez créé votre propre modèle, assurez-vous d'y inclure cette métadonnée pour permettre à vos clients de consulter et signer l'avenant en ligne.
Exemple d'e-mail:
Objet : Votre avenant est disponible
Cher(e) [CIVILITE_CLIENT] [NOM_CLIENT],
En cliquant sur le lien suivant, vous pourrez ouvrir l’avenant (réf. [REFERENCE]) concernant le chantier : [NOM_CHANTIER].
[LINK_DEVIS]
Nous vous invitons à le signer en ligne ou nous revenir si vous avez des remarques.
Merci et bonne journée,
Bien à vous,
2. Modèle de document PDF
Le modèle PDF par défaut est configuré pour accepter la signature électronique. Si vous utilisez un modèle personnalisé, vérifiez qu'il contient bien une zone de signature (et une seule). Cela permettra au processus de signature de fonctionner correctement.