Qu’est ce que la signature électronique ?
La signature électronique des devis est une solution fournie par l’éditeur Yousign. Elle vous permet d’envoyer vos devis sous format digital, et de permettre aux clients de signer directement en ligne. Ces signatures ont valeur légale (réglementation eIDAS) et engagent le signataire.
Comment faire signer ses devis en ligne dans Vertuoza ?
Préparer le template d’email
Pour que le devis soit consultable en ligne, **[LINK_DEVIS] doit être présente dans le corps du mail envoyé depuis Vertuoza. Elle permet de générer un lien pour ouvrir le devis dans le navigateur.
Par exemple :
Cher(e) [CIVILITE_CLIENT] [NOM_CLIENT] ,
Veuillez trouver ci-joint le devis demandé.
Si vous avez des questions, merci de vous adresser à votre gestionnaire [NOM_GESTIONNAIRE] à l'adresse suivante: [MAIL_GESTIONNAIRE].
Vous pouvez consulter et signer ce devis via ce lien : [LINK_DEVIS]
Merci & bonne journée, Bien à vous,
Préparer le template de devis
Pour que la signature électronique fonctionne, le template de document ne doit contenir qu’une seule zone de signature (Voir l’article Documents personnalisés)
Activer la signature électronique
Au moment d’envoyer le mail depuis Vertuoza, cocher signature électronique en haut de la page
Si c’est la première fois, vous devez acheter des crédits de signature. 1 crédit = 1 mail envoyé
Tarifs indicatifs :
# envois avec signature | Prix unitaire | Prix total |
5 | 2.2 € | 11 € |
10 | 2.1 € | 21 € |
20 | 2.0 € | 40 € |
50 | 1.9 € | 95 € |
100 | 1.7 € | 170 € |
Si vous aviez déjà acheté des crédits, vous pourrez envoyer directement le mail jusqu’à ce que vos crédits soient épuisés.
ASTUCE : Même sans signature électronique, la méta-donnée LINK_DEVIS vous permet de recevoir une notification dans votre environnement Vertuoza lorsque votre client clique sur le lien et consulte le document.
Pourquoi faire signer ses devis en ligne dans Vertuoza ?
Sans signature électronique, le client doit imprimer le devis, le signer, le scanner et le renvoyer : cela prend du temps
OU
Le client répond par retour de mail, il faut sauvegarder le mail et le garder lier au devis comme preuve (non légale en cas de litige)
15% des prestataires ne retrouvent plus le devis signé 15 jours après la signature
Dans le cas d’un litige, une signature ou signature électronique “à la main” peuvent être remises en question
Dans le cas d’avenant, si vous attendez le retour signé du client, cela retarde le début des travaux complémentaires
Dans quel cas envoyer un devis sans l’option de signature électronique ?
Si vous êtes sûr que le devis ne sera pas accepté cette fois là : présentation de variante, échanges en cours, première réponse à un appel d’offre..
Envoyez un devis avec signature car vous êtes sûr qu’il sera signé, pour valider le projet !
ASTUCE : Préparez un template de mail pour ce cas d’usage :
Cher(e) [CIVILITE_CLIENT] [NOM_CLIENT] ,
Comme convenu, voici le devis validé ensemble pour signature et lancement du projet : [LINK_DEVIS]
Si vous avez des questions, merci de vous adresser à votre gestionnaire [NOM_GESTIONNAIRE] à l'adresse suivante: [MAIL_GESTIONNAIRE].
Merci & bonne journée, Bien à vous,
Le règlement eIDAS : Qu’est-ce que c’est ?
La réglementation eIDAS fixe les règles d’utilisation et de reconnaissance légales des services de délivrance de certificats de signature électronique des pays membres de l’Union Européenne. Un prestataire de service de confiance doit être en conformité avec ce règlement.
La Commission Européenne identifie et liste par pays les prestataires de services de confiance qualifiés reconnus sur l’ensemble du territoire européen.
Le règlement eIDAS établit également le principe de non-discrimination. La recevabilité juridique d’une signature ne peut donc être refusée au motif que celle-ci est au format électronique. Toute signature électronique dispose donc d’une valeur probatoire au sein de l’Union Européenne.