Allmänna inställningar

Du kan göra ett antal inställningar för dina dokument vad gäller logotypstorlek, layout, information, bankuppgifter etc.

Klicka på ditt företagsnamn till höger i toppmenyn och välj Företagsinställningar.
I avsnittet Dokument och mallar klickar du på Allmänna inställningar.

I grundinställningarna kan du göra följande:

Ändra layout från liggande till stående dokument
Välj ett annat datumformat
Välj fetstil, stort teckensnitt och fast bredd (text som kan läsas av maskiner)
Välj eller ändra kontorsplatsen som visas på dokument
Skriv in en slogan
Justera logotypens storlek som den visas på dokument. Logotypen sätts in på din egen partner
Ange bankuppgifter som ska finnas på dokument

Kom ihåg att spara när du har gjort ändringar.

Inställningar på flikarna Allmän info och Linjeinfo

Under fliken Allmän info ställer du in vad som visas på dokumentet som helhet.

Inställning	Förklaring
Visa innehållet i platskontaktfältet på dokument	När du lägger upp en plats på en partner kan du ange kontaktuppgifter till den som tar emot varorna, eller öppettider för varumottagning. Välj Ja om de uppgifterna ska synas på dokument. Väljer du Nej är de bara interna.
Dölj ägare	Väljer du Ja visas inte Din kontaktperson på dokumentet.
Dölj upphämtningsplats på alla fakturor	Skickar du varor direkt från din leverantör till din kund vill du sannolikt inte att kunden ser var varorna hämtas. Välj Ja för att dölja upphämtningsplatsen på fakturor.
Visa OCR-rad på fakturor när tillgänglig	Om OCR är uppsatt under betalningsmetod, eller om det är konfigurerat i bokföringsprogrammet, kan det hämtas in när fakturan skapas.
Visa kunden som 'leverera till'-rollen	Om du väljer Ja här kommer vi att se adressen till leveransplatsen på dokumenten. Om du väljer Nej kommer kundens adress att läggas in istället för leveransplatsen.
Visa leveransrelaterade datum på offerter (Försäljning)	Om du väljer Ja kommer leveransdatumet att inkluderas i försäljningsoffertdokumentet.

Linjeinfo

Under fliken Linjeinfo ställer du in vilka uppgifter som visas på raderna på dokumentet.

Inställning	Förklaring
Visa löpande summor	Finns det flera varupartier under ett artikelnummer, eller har en servicerad lagts till på en viss artikel, till exempel en rabatt, kan du visa en delsumma för raden.
Visa paketstorlekar	Har du aktiverat paketinställningar för dina artiklar kan du välja om paketstorleken ska visas, alltså hur många kilo, liter eller annat det går på ett paket.
Visa antal kartonger på alla dokument (huvudenhet: st, kolli, paket)	Summerar paket och kolli till ett antal kartonger på dokumentet.
Visa datum som standard	Produktionsdatum, bäst före och sista förbrukningsdag visas på dokument.
Visa endast år och månad i utgångsdatum	Väljer du Ja visas bara år och månad i utgångsdatum, inte dag.
Visa vikt som standard	När du lägger upp en artikel anger du en nettovikt och en bruttovikt. Välj Ja om vikten ska visas på dokument. Även om du väljer Nej föreslår tracezilla fortfarande vikt på följesedlar, som underlag för fraktberäkning.
Visa ursprung som standard	När en vara köps in eller produceras kan ursprungslandet anges på varupartiraden. Välj Ja om ursprungslandet ska visas på dokument.
Visa recept som standard (endast produktionsorder)	Har ett recept lagts till på en produktionsorder kan du välja om receptets namn och referenskod ska visas på orderdokumentet. Gäller bara produktionsorder.
Visa receptdetaljer som standard	Väljer du Ja visas receptet på produktionsorderdokumentet.
Visa sekvensnummer på efterföljande varupartier	Vid en lagerflytt skapas ett tilläggsnummer till varupartiet. Exempelvis kan varuparti 10001-001 bli 10001-001-02. Det sista numret (-02) går att dölja på dokument.
Dölj partikolumn	Väljer du Ja visas inte kolumnen med varupartier på dokumentet.
Dölj systemgenererat varupartinummer, om varupartinumret har lagts till som ett spår	Alla varupartier får automatiskt ett löpande varupartinummer, så att spårbarheten säkras. Har du angett ett eget varupartinummer som spår kan du välja Ja här. Då visas bara det du angett, medan det systemgenererade numret ligger kvar i systemet.
Dölj enhetsbildning	Väljer du Ja visas inte enheterna för artiklarna på dokument. Se anmärkningen om etiketten nedan.
Dölj EU-tullkoden	Varukoder ur EU:s tulltaxa används vid tullhantering, till exempel vid export. Koden läggs till som ett attribut på artikeln. Har du lagt in koden men inte vill visa den på dokument, välj Ja.
Dölj förväntad vikt på rader med paketantal	Vikten hämtas från artikeln. Väljer du Ja visas den inte på rader med paketantal.
Dölj varupartiattribut på alla fakturor	Väljer du Ja visas inga varupartiattribut på fakturor. Inställningen gäller samtliga attribut — det går inte att välja bort enskilda.
Dölj styckpris på kollipriser	Vill du bara visa kollipriset och inte styckpriset, välj Ja. Det går bara att dölja styckpriset om det finns ett kollipris.
Slå samman rabatter till enhetspris när det är möjligt	I stället för att rabatten visas som en egen rad reduceras varans totalpris om du väljer Ja.
Dölj EAN-nummer	Väljer du Ja visas inte artiklarnas EAN-nummer på dokument.
Dölj Leverera till när Ex Works	Väljer du Ja döljs mottagaradressen helt när leveransvillkoret är Ex Works. Det gäller alla dokumenttyper.
Dölj bruttovikt	Väljer du Ja visas inte bruttovikten på dokumentet.
Sortera rader efter artikelnamn	Väljer du Ja sorteras varupartiraderna på ordern efter artikelnamn i stället för varupartinummer.
Använd SKU-information (SKU-kod och namn) från partnerrelation när det är tillgängligt	Har du lagt in partnerns eget artikelnummer och artikelnamn under partnerrelationer avgör den här inställningen vad som visas. Väljer du Nej visas både partnerns nummer och namn och dina egna. Väljer du Ja visas bara partnerns.
Siffror som ska visas i vikt	Här kan du definiera hur många decimaler du vill inkludera i dina dokument
Standard spårningssystem att inkludera	Du kan lägga till spår på dina varupartier och välja vilka som ska synas på dokument. Det här är den enda inställningen på fliken som använder kryssrutor.

Spår att välja mellan

Batchnummer, Certifikat, Containernummer, EUDR färdigvara, EUDR råvara, Kontrollera kod, Kontrollorgan kod, Kund, Leverantör, Linje ref., Pallnummer, Preferensursprung, Produktion, Serienummer, Spåra & spåra, Tillgänglighetsdatum Råvara, Transportevenemang, Ursprung råvara, Varupartinummer, Ägare, Övrig.

Ändra företagsuppgifterna i sidfoten på dina dokument

Sidfoten på dina dokument innehåller tre rader, och de hämtas från tre olika ställen i tracezilla:

Rad 1 – namnet och adressen på den plats dokumentet utgår från. Namnet hämtas från fältet Partners namn på partner nr 1, adressen från den plats som är vald för dokument.
Rad 2 – VAT-id, telefon, e-post och webbadress. Hämtas från fliken Grundläggande info på partner nr 1.
Rad 3 – dina standard bankkontouppgifter. Hämtas från Allmänna inställningar under Dokument och mallar.

Ingen av raderna redigeras på själva dokumentet. Du ändrar dem på partnersidan, platsvalet i Allmänna inställningar, och fliken Bankkontouppgifter.

Ändra adressen på dokumentet

Adressen är en plats som ligger på partner nr 1, ditt eget företag. Du behöver alltså först se till att platsen finns, och sedan tala om vilken av dina platser som ska skrivas ut på dokumenten.

Lägg till eller ändra platsen

Gå till Partners och öppna partner nr 1, ditt eget företag.
Klicka på Lägg till plats om platsen inte finns. Vill du ändra en befintlig plats, klicka på Redigera till höger om platsen.
Fyll i adressen och spara.

Välj vilken plats som ska visas

Klicka på företagsnamnet i det övre högra hörnet. Välj Företagsinställningar i dropdown-menyn.
Under Dokument och mallar, klicka på Allmänna inställningar.
På fliken Grundinställningar, klicka i fältet Plats att visa på dokument och välj platsen i listan.
Klicka på Spara.

Lämnar du Plats att visa på dokument tomt används i stället den plats som är markerad som primär på partnersidan. Den primära platsen är markerad med en stjärna.

Ändra VAT-id, telefon, e-post och webbadress

Rad 2 i sidfoten hämtas från partner nr 1, ditt eget företag. Den redigeras alltså på partnersidan, inte i företagsinställningarna.

Gå till Partners och öppna partner nr 1, ditt eget företag.
Klicka på Redigera.
Välj fliken Grundläggande info.
Fyll i fälten VAT-id, Telefon, E-post och Webbadress.
Klicka på Spara.

Ändra bankuppgifterna

Rad 3 i sidfoten är en fritext. Den används oftast till bankkontonummer, men du bestämmer själv vad som står där. Innan du skapar din första faktura är det viktigt att du lägger in dina bankkontouppgifter i tracezilla.

Klicka på företagsnamnet i det övre högra hörnet. Välj Företagsinställningar i dropdown-menyn.
Under Dokument och mallar, klicka på Allmänna inställningar.
Välj fliken Bankkontouppgifter.
Skriv texten i fältet Standard bankkontouppgifter. Du kan använda flera rader.
Klicka på Spara.

Fakturerar du i flera valutor kan du lägga upp en egen text per valuta. Det första fältet visas på alla dokument om du inte har angett bankuppgifter för alternativa valutor.

Välj valutan i fältet Valuta.
Skriv texten i fältet
Klicka på Spara.

Om du behöver ange bankuppgifter för mer än fyra valutor kan du sätta det upp som standardtext längst ned på dokument baserat om språk och valuta. Vill du lägga till en egen text, till exempel leveransvillkor, ekologicertifiering eller ett förbehåll, gör du det med textsträngarna CONDITION_* under Översättningar. Texten visas ovanför företagsuppgifterna och kan sättas upp separat för varje dokumenttyp.

Läs mer i guiden om att redigera standardmejl och lägga till text i sidfoten.

Skapa dokument

Följande dialogfönster kommer upp när du ska skapa dokument, och de fält som du har valt i dina inställningar, kommer at vara ibockade.

När du skapar dokument väljs även språket. tracezilla föreslår ett språk baserat på partnerinställningarna.

Om du vill aktivera fler språk kan du läsa denna vägledning.

Kompakt fakturalayout

Du har möjlighet att välja en kompakt fakturalayout. Den kompakta layouten kan bl.a. vara relevant för automatisk inläsning. Du hittar inställningarna under Företagsinställningar > Grundinställningar för Master Data > Partners > Dokument.

Exempel på faktura:
Layouten är enklare än standard layouten. Artikelkoderna har en egen kolumn. Dessutom har varupartierna dolts. Kompakt faktura