FTP (File Transfer Protocol) maakt de automatisering en beveiliging van bestandoverdracht tussen verschillende systemen mogelijk. Binnen het STS vergemakkelijkt het het beheer van gebruikers en artikelen door een automatische en nauwkeurige gegevensupdate te garanderen.
Belangrijkste functionaliteiten:
✅ Automatische synchronisatie en beheer van gebruikers (aanmaken, wijzigen, verwijderen) en artikelen.
✅ Vlotte verbinding tussen STS en de ERP van bedrijven om ervoor te zorgen dat gegevens altijd up-to-date zijn.
✅ Minder fouten en tijdsbesparing door het elimineren van handmatige invoer.
✅ Gebruiksvriendelijk, waardoor gebruikers zich kunnen concentreren op strategischere taken.
Implementatie
Om FTP te activeren en te configureren, neem contact op met uw accountmanager en het team van SAM Outillage, die de toegang zullen openen en de initiële configuratie zullen uitvoeren. Er wordt een nieuw tabblad toegevoegd aan de STS-functionaliteiten.
⚠️ Beheer en beperkte toegang tot FTP
🔹 FTP moet beheerd worden door een IT-specialist.
Het gebruik van FTP vereist technische handelingen zoals het naleven van importformaten, bestandsbeheer en foutenanalyses. Het is essentieel dat een gekwalificeerd persoon met kennis van gegevensbeheer en IT-systemen dit beheert om een optimale werking te garanderen en onbedoelde verwijderingen of wijzigingen te voorkomen.
🔹 De distributeur heeft geen toegang tot de FTP van zijn klant.
FTP is uitsluitend gereserveerd voor het klantbedrijf. De distributeur kan de FTP-bestanden van zijn klanten niet raadplegen of beheren. Alle verzoeken met betrekking tot activatie of configuratie moeten rechtstreeks worden gericht aan SAM Outillage via de klantenservice.
Gebruik van FTP in STS
⚠️ Toegangsvoorwaarden
Voordat u FTP kunt gebruiken, moeten de volgende verplichte voorwaarden worden nageleefd:
✅ Toegang en geactiveerde optie voor uw bedrijf
📌 Verzoek in te dienen bij uw distributeur en/of de klantenservice van SAM Outillage.
✅ Ontvangst van toegangsgegevens
🔑 Na validatie ontvangt u uw FTP-toegangsgegevens.
✅ Verschijning van het FTP-tabblad in STS
🖥️ Een "FTP"-tabblad zal in uw STS-interface verschijnen.
Dit tabblad bevat twee secties:
📂 STM-gebruikers
📦 Producten
📌 Bestandsformaat en naleving van kopteksten
Om STM-gebruikers of producten via FTP te importeren, is het verplicht om:
⚠️ De vooraf gedefinieerde kopteksten te respecteren die u in STS in het FTP-tabblad hebt geselecteerd.
📥 Een lege sjabloon te downloaden rechtstreeks vanuit STS in de FTP-sectie.
Producten:
STM-gebruikers:
📌 Bestandsnamen en formaten die moeten worden gerespecteerd
Importbestanden moeten strikt deze regels volgen:
📂 1. Bestandsnamen
🔹 Importeren van STM-gebruikers → Bestandsnaam moet beginnen met: 📝 "stm-users"
🔹 Importeren van producten → Bestandsnaam moet beginnen met: 📝 "products"
📂 2. Toegestane bestandsformaten
⚠️ Alleen de volgende formaten worden geaccepteerd:
✔️ .xlsx
✔️ .xls
❌ Elk ander formaat wordt geweigerd!
💡 Belangrijk: Als deze voorwaarden niet worden nageleefd, wordt de import niet verwerkt door STS.
📌 Foutenbeheer tijdens FTP-import
Wanneer u een bestand via FTP importeert en er worden fouten gedetecteerd, wordt automatisch een foutenbestand gegenereerd. Dit bestand helpt u de problemen in uw import te identificeren en te corrigeren.
📂 Waarom wordt een foutenbestand gegenereerd?
Het foutenbestand wordt aangemaakt als STS uw importbestand niet kan verwerken om de volgende redenen:
❌ Ongeldig bestandsformaat (alleen .xlsx en .xls zijn toegestaan)
❌ Ongeldige bestandsnaam (bijvoorbeeld: een STM-gebruikersbestand moet beginnen met "stm-users")
❌ Niet-naleving van de kopteksten (kolommen moeten overeenkomen met de vooraf gedefinieerde kopteksten in STS)
❌ Rechten of machtigingen die niet bestaan (bijvoorbeeld: een rechteninstelling die niet in het systeem voorkomt)
❌ Onjuist of onvolledig geformatteerde gegevens (bijvoorbeeld: een verplicht veld dat leeg is gelaten)
❌ Duplicatiefout (bijvoorbeeld: een gebruiker die al geregistreerd is met dezelfde ID of badge)
📌 Waar vindt u het foutenbestand?
Als uw import mislukt, genereert STS een foutenbestand dat beschikbaar is op de FTP-server die aan u is toegewezen, en er wordt ook een melding in STS weergegeven.
📥 Download dit bestand om fouten te identificeren:
Fouten worden direct in het bestand gemarkeerd.
Een duidelijke uitleg van de fout wordt verstrekt (bijvoorbeeld: "Ongeldig formaat", "Ontbrekende koptekst", "Ongeldige gegevens", etc.).
📌 Hoe fouten corrigeren?
✅ Open het foutenbestand en identificeer de gemarkeerde regels.
✅ Corrigeer de fouten in uw originele bestand.
✅ Controleer opnieuw de vereiste voorwaarden (bestandsnaam, formaat, kopteksten, etc.).
✅ Upload het gecorrigeerde bestand opnieuw via FTP.
📌 Goed om te weten:
Zolang er fouten zijn, zal STS de import niet verwerken. Alle fouten moeten worden opgelost voordat u het opnieuw probeert.
💡 Tip: Voordat u een groot bestand importeert, probeer eerst een kleine test om veel correcties te vermijden. 🔄
⚠️ BELANGRIJK: Verwijdering van gebruikers die niet in het importbestand staan
🚨 Let op! Wanneer u een STM-gebruikersbestand via FTP importeert, worden alle gebruikers die niet in het bestand staan automatisch verwijderd uit STS.
🔹 Concreet betekent dit dat:
✅ Gebruikers in het bestand worden aangemaakt, bijgewerkt of gewijzigd.
❌ Gebruikers die niet in het bestand staan, worden automatisch verwijderd uit STS.
📌 Hoe onbedoelde verwijdering voorkomen?
⚠️ Een verwijdering is definitief! Zorg ervoor dat u een back-up heeft voordat u een aangepast bestand importeert.