FTP (File Transfer Protocol) ermöglicht die Automatisierung und Sicherung von Dateiübertragungen zwischen verschiedenen Systemen. Im Rahmen des STS erleichtert es die Verwaltung von Benutzern und Artikeln, indem es eine automatische und präzise Aktualisierung der Daten gewährleistet.
Hauptfunktionen:
✅ Automatische Synchronisierung und Verwaltung von Benutzern (Erstellung, Änderung, Löschung) und Artikeln.
✅ Reibungslose Verbindung zwischen STS und dem ERP von Unternehmen, um stets aktuelle Daten sicherzustellen.
✅ Fehlerreduzierung und Zeitersparnis durch den Wegfall manueller Eingaben.
✅ Benutzerfreundlichkeit, sodass sich die Nutzer auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
Einrichtung
Um FTP zu aktivieren und zu konfigurieren, kontaktieren Sie Ihren Vertriebsmitarbeiter und das Team von SAM Outillage, die den Zugang freischalten und die Erstkonfiguration durchführen. Eine neue, dedizierte Registerkarte wird zu den STS-Funktionen hinzugefügt.
⚠️ Verwaltung und eingeschränkter Zugriff auf FTP
🔹 FTP muss von einem IT-Spezialisten verwaltet werden.
Die Nutzung von FTP erfordert technische Kenntnisse, wie das Einhalten von Importformaten, die Dateiverwaltung und die Fehleranalyse. Daher ist es entscheidend, dass eine qualifizierte Person mit Erfahrung in Datenverwaltung und IT-Systemen diese Aufgabe übernimmt, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen und unbeabsichtigtes Löschen oder Ändern zu vermeiden.
🔹 Der Vertriebspartner hat keinen Zugriff auf das FTP seines Kunden.
FTP ist ausschließlich für das Kundenunternehmen reserviert. Der Vertriebspartner kann die FTP-Dateien seiner Kunden nicht einsehen oder verwalten. Alle Anfragen zur Aktivierung oder Konfiguration müssen direkt an SAM Outillage über den Kundendienst gerichtet werden.
Verwendung von FTP im STS
⚠️ Zugangsbedingungen
Bevor FTP verwendet werden kann, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
✅ FTP-Zugang und Option für Ihr Unternehmen aktiviert
📌 Anfrage über Ihren Vertriebspartner und/oder den Kundenservice von SAM Outillage.
✅ Erhalt der Zugangsdaten
🔑 Nach der Bestätigung werden Ihnen die FTP-Zugangsdaten bereitgestellt.
✅ Erscheinung der FTP-Registerkarte im STS
🖥️ Eine neue "FTP"-Registerkarte wird in Ihrer STS-Oberfläche angezeigt.
Diese Registerkarte enthält zwei Abschnitte:
📂 STM-Benutzer
📦 Produkte
📌 Dateiformat und Einhaltung der Kopfzeilen
Um STM-Benutzer oder Produkte über FTP zu importieren, müssen folgende Vorgaben beachtet werden:
⚠️ Die vordefinierten Kopfzeilen müssen exakt eingehalten werden, die Sie in der FTP-Registerkarte im STS ausgewählt haben.
📥 Eine leere Vorlage kann direkt in der FTP-Sektion von STS heruntergeladen werden.
Produkte:
STM-Benutzer:
📌 Vorgaben für Dateinamen und -formate
Die Importdateien müssen strikt folgenden Regeln entsprechen:
📂 1. Dateinamen
🔹 Import von STM-Benutzern → Die Datei muss mit 📝 "stm-users" beginnen.
🔹 Import von Produkten → Die Datei muss mit 📝 "products" beginnen.
📂 2. Zulässige Dateiformate
⚠️ Nur die folgenden Formate werden akzeptiert:
✔️ .xlsx
✔️ .xls
❌ Alle anderen Formate werden abgelehnt!
💡 Wichtig: Falls diese Bedingungen nicht eingehalten werden, wird der Import vom STS nicht verarbeitet.
📌 Fehlerbehandlung beim FTP-Import
Wenn Sie eine Datei über FTP importieren und dabei Fehler erkannt werden, wird automatisch eine Fehlerdatei generiert. Diese Datei hilft Ihnen, Probleme in Ihrem Import zu identifizieren und zu korrigieren.
📂 Warum wird eine Fehlerdatei erstellt?
Die Fehlerdatei wird erzeugt, wenn das STS Ihre Importdatei nicht verarbeiten kann, aufgrund von:
❌ Falschem Dateiformat (nur .xlsx und .xls sind erlaubt)
❌ Falschem Dateinamen (z. B. muss eine STM-Benutzerdatei mit "stm-users" beginnen)
❌ Nicht-Einhaltung der Kopfzeilen (Spalten müssen mit den vordefinierten Kopfzeilen im STS übereinstimmen)
❌ Fehlenden oder falschen Berechtigungen (z. B. eine nicht vorhandene Berechtigung)
❌ Fehlformatierung oder unvollständige Daten (z. B. ein erforderliches Feld wurde leer gelassen)
❌ Duplikatsfehler (z. B. ein Benutzer mit derselben ID oder Badge existiert bereits)
📌 Wo finde ich die Fehlerdatei?
Falls der Import fehlschlägt, generiert das STS eine Fehlerdatei, die auf dem bereitgestellten FTP-Server gespeichert wird. Zudem wird eine Benachrichtigung im STS angezeigt.
📥 Laden Sie diese Datei herunter, um die Fehler zu identifizieren:
Fehlerhafte Zeilen werden in der Datei markiert.
Eine klare Fehlermeldung wird bereitgestellt (z. B. "Falsches Format", "Fehlende Kopfzeile", "Ungültige Daten" usw.).
📌 Wie können Fehler korrigiert werden?
✅ Öffnen Sie die Fehlerdatei und finden Sie die markierten Zeilen.
✅ Korrigieren Sie die Fehler in Ihrer Originaldatei.
✅ Überprüfen Sie erneut die erforderlichen Bedingungen (Dateiname, Format, Kopfzeilen usw.).
✅ Laden Sie die korrigierte Datei erneut über FTP hoch.
📌 Wichtig zu wissen:
Solange noch Fehler vorhanden sind, wird STS die Importdatei nicht verarbeiten. Alle Fehler müssen behoben werden, bevor Sie den Import erneut versuchen.
💡 Tipp: Testen Sie vor dem Import einer großen Datei eine kleine Testdatei, um große Fehlerkorrekturen zu vermeiden. 🔄
⚠️ WICHTIG: Löschung von nicht in der Importdatei enthaltenen Benutzern
🚨 Achtung! Wenn Sie eine STM-Benutzerdatei über FTP importieren, werden alle Benutzer, die nicht in der Datei enthalten sind, automatisch aus STS gelöscht.
🔹 Das bedeutet konkret:
✅ Benutzer, die in der Datei enthalten sind, werden erstellt, aktualisiert oder geändert.
❌ Benutzer, die nicht in der Datei enthalten sind, werden aus dem STS gelöscht.
📌 Wie kann ein unbeabsichtigtes Löschen verhindert werden?
⚠️ Löschungen sind endgültig! Stellen Sie sicher, dass Sie eine Sicherungskopie haben, bevor Sie eine geänderte Datei importieren.