Vad är Dokumentbiblioteket?
För att få ut mesta möjliga av AI-funktionerna (som AI Bid Assistant-chattboten och Go/No-Go-checklistan) behöver AI:n förstå ert företags specifika kontext.
Dokumentbiblioteket fungerar som er organisations centrala AI-kunskapsbas. Genom att ladda upp er organisations dokument ger ni AI:n den bakgrundsinformation den behöver för att ge personlig hjälp, feedback och svar.
Så hittar du biblioteket
Du navigerar enkelt till Dokumentbiblioteket från huvudgränssnittet:
Leta efter ikon för Dokumentbibliotek i menyn till vänster.
Du hittar den precis under Market Intelligence (MI) och ovanför menyalternativet Inställningar.
Obs: Biblioteket är endast synligt om du har rätt behörigheter aktiverade på ditt konto.
Konfigurera dokumentbiblioteket (Document Library)
Steg 1: Öppna dokumentbiblioteket (Document Library) i plattformen.
Steg 2: Ladda upp din organisations interna filer (t.ex. efterlevnadscertifikat eller finansiella register) och organisera dem i mappar.
Steg 3: Välj uttryckligen alternativet "Använd för AI" (Use for AI) på de dokument du vill att Bid Assistant ska läsa. Det finns för närvarande en gräns på 10 AI-användbara dokument per organisation för att säkerställa att bearbetningshastigheten förblir snabb.
Valfritt: Om en specifik affärsmöjlighet saknar dokument kan du ladda upp relevanta filer manuellt direkt (under Your organisation's uploads) så att AI:n får den kontext som behövs för att generera bättre svar.
Filtyper som stöds och storleksgränser
För att säkerställa att AI:n kan behandla er företagsdata effektivt stöder biblioteket ett brett utbud av textbaserade filformat:
Dokument: Word (.doc, .docx), PDF (.pdf), Textfil (.txt), Rich Text (.rtf)
Kalkylark: Excel (.xls, .xlsx), CSV (.csv)
Presentationer: PowerPoint (.ppt, .pptx)
Kod/Webb: XML (.xml), JSON (.json), HTML (.html), Markdown (.md)
Dokument som sparats i zip-filer kommer att kännas igen av Bid Buddy.
Lagringsgränser:
Maximal filstorlek: 100 MB per enskild fil.
Maximal lagring för organisationen: Totalt 2 GB för hela organisationen.
Organisera din kunskapsbas
Att hålla Dokumentbiblioteket organiserat säkerställer att både ditt team och AI:n enkelt hittar rätt information vid utvärdering av affärsmöjligheter.
Hantera mappar
När du öppnar biblioteket för första gången ser du ett antal förskapade mappar som är utformade för att vägleda dig om vilka typer av dokument som bör laddas upp. Du har full kontroll att anpassa denna struktur:
Skapa nya anpassade mappar för att passa företagets arbetsflöde.
Byt namn på befintliga mappar.
Ta bort mappar (Obs: Om du tar bort en mapp raderas även alla filer i den permanent).
Ladda upp och hantera filer
När du laddar upp filer hjälper systemet dig att hålla ordning. Om du försöker ladda upp en fil med exakt samma namn som en befintlig fil uppmanas du att antingen ersätta den gamla filen eller avbryta uppladdningen. Från biblioteket kan du också enkelt ladda ned eller ta bort filer i takt med att er kunskapsbas utvecklas.
Söka, sortera och filtrera
Om du har ett stort bibliotek är det enkelt att hitta specifika filer:
Sortera hela biblioteket efter filtyp (t.ex. Mapp, PDF, DOCX) eller senast ändrade datum.
Sök efter specifika nyckelord i valfri mapp.
Filtrera innehållet i varje mapp baserat på skapad tid eller vilken användare som laddade upp filen.
AI-åtkomst, delning och behörigheter
Dokumentbiblioteket är utformat med säkerhet och samarbete i åtanke. Det är en gemensam resurs för hela organisationen, men du behåller full kontroll över vad AI:n får läsa.
Aktivera AI-åtkomst (AI-kryssrutan)
Att ladda upp ett dokument till biblioteket innebär inte att det automatiskt matas in i AI:n. När du laddar upp eller hanterar ett dokument ser du en kryssruta som tillåter att dokumentet används för AI-ändamål.
Du måste manuellt bocka i denna ruta för att AI:n ska kunna läsa dokumentet och använda det för att svara på frågor i Go/No-Go-checklistan eller i chatten.
Beroende på dina specifika användarbehörigheter kan denna kryssruta vara låst eller inställd på ett visst standardläge.
Obs: Utöver det huvudsakliga Dokumentbiblioteket kan användare även ladda upp dokument och slå på/av AI-åtkomst direkt på enskilda sidor för affärsmöjligheter.
Organisationsövergripande delning och säkerhet
Dokumentbiblioteket delas per organisation. Det innebär att alla användare i ert företag med rätt behörigheter ser exakt samma mappar och dokument. Det fungerar som organisationens gemensamma tillförlitliga källa.
Säkerhet: Era uppladdade data hålls strikt säkra. Endast behöriga användare i er organisation och den isolerade AI-miljön har tillgång till dessa filer.
Mercell använder säkra dataservrar i Dublin och Frankfurt.
Användarsynkronisering: För att upprätthålla säkerheten synkroniserar systemet användarlistor minst var 30:e dag för att säkerställa att borttagna eller inaktiverade användare inte längre har tillgång till biblioteket.
Nödvändiga behörigheter
Eftersom denna funktion hanterar företagsövergripande kunskap krävs specifika behörigheter. För att visa biblioteket, ladda upp filer, hantera mappar eller bocka i AI-rutan måste en användare ha en av följande behörigheter tilldelad på sitt konto:
Manage Document library - AI (Ger fullständig behörighet att skapa, läsa, uppdatera och ta bort, samt möjlighet att slå på/av AI-kryssrutan).
Premium Bid Delivery documents library
Kontakta din organisationsadministratör om du behöver lägga till dessa behörigheter på din profil.
Article Ref: 110820261213