Hva er dokumentbiblioteket?
For å få mest mulig ut av KI-funksjonene (som AI Bid Assistant Chatbot og Go/No-Go-sjekklisten), må KI-en forstå bedriftens spesifikke kontekst.
Dokumentbiblioteket fungerer som organisasjonens sentrale KI-kunnskapsbase. Ved å laste opp bedriftens dokumenter, gir du KI-en bakgrunnsinformasjonen den trenger for å tilby svært personlig tilpasset hjelp, tilbakemelding og svar.
Slik får du tilgang til biblioteket Du kan enkelt navigere til dokumentbiblioteket fra hovedgrensesnittet:
Se etter Dokumentbibliotek-ikonet i venstremenyen.
Du finner det plassert rett under Markedsinnsikt (MI) og over Innstillinger-menyen.
Merk: Biblioteket er bare synlig hvis du har de riktige tillatelsene aktivert på kontoen din.
Slik konfigurerer du dokumentbiblioteket (Document Library)
Trinn 1: Åpne dokumentbiblioteket (Document Library) på plattformen.
Trinn 2: Last opp organisasjonens interne filer (som samsvarssertifikater eller økonomiske dokumenter) og organiser dem i mapper.
Trinn 3: Velg eksplisitt "Bruk for AI"-alternativet (Use for AI) på de dokumentene du vil at Bid Assistant skal lese. Det er for øyeblikket en grense på 10 AI-brukbare dokumenter per organisasjon for å sikre at prosesseringshastigheten forblir rask.
Valgfritt: Hvis en spesifikk forretningsmulighet mangler dokumenter, kan du manuelt laste opp relevante filer direkte (under Your organisation's uploads) slik at AI-en får den nødvendige konteksten til å generere bedre svar.
Støttede filtyper og størrelsesbegrensninger For å sikre at KI-en kan behandle bedriftsdataene dine effektivt, støtter biblioteket et bredt spekter av tekstbaserte filformater:
Dokumenter: Word (.doc, .docx), PDF (.pdf), Ren tekst (.txt), Rich Text (.rtf)
Regneark: Excel (.xls, .xlsx), CSV (.csv)
Presentasjoner: PowerPoint (.ppt, .pptx)
Kode/Web: XML (.xml), JSON (.json), HTML (.html), Markdown (.md)
Dokumenter lagret i zip-filer vil bli gjenkjent av Bid Buddy.
Lagringsgrenser:
Maksimal filstørrelse: 100 MB per enkelt fil.
Maksimal lagring for organisasjonen: 2 GB totalt for hele organisasjonen.
Organisere kunnskapsbasen din
Å holde dokumentbiblioteket ditt organisert sikrer at både teamet ditt og KI-en enkelt kan finne riktig informasjon når dere evaluerer forretningsmuligheter.
Administrere mapper Når du åpner biblioteket for første gang, vil du se et sett med forhåndsopprettede mapper designet for å veilede deg om hvilke typer dokumenter du bør laste opp. Du har full kontroll til å tilpasse denne strukturen:
Opprett nye, egendefinerte mapper som passer til bedriftens arbeidsflyt.
Gi eksisterende mapper nye navn.
Fjern mapper (Merk: Sletting av en mappe vil også permanent slette alle filene den inneholder).
Laste opp og administrere filer Når du laster opp filer, hjelper systemet deg med å holde det ryddig. Hvis du forsøker å laste opp en fil med nøyaktig samme navn som en eksisterende fil, vil du bli bedt om å enten erstatte den gamle filen eller avbryte opplastingen. Fra biblioteket kan du også enkelt laste ned eller slette filer etter hvert som bedriftens kunnskapsbase utvikler seg.
Søke, sortere og filtrere Hvis du har et stort bibliotek, er det enkelt å finne spesifikke filer:
Sorter hele biblioteket etter Filtype (f.eks. Mappe, PDF, DOCX) eller etter Sist endret-dato.
Søk etter spesifikke nøkkelord i hvilken som helst mappe.
Filtrer innholdet i hver mappe basert på Opprettet tidspunkt eller Brukeren som lastet opp filen.
KI-tilgang, deling og tillatelser
Dokumentbiblioteket er designet med tanke på sikkerhet og samarbeid. Det er en delt ressurs for hele organisasjonen, men du har full kontroll over hva KI-en får lov til å lese.
Aktivere KI-tilgang (KI-avmerkingsboksen) Å laste opp et dokument til biblioteket mater det ikke automatisk til KI-en. Når du laster opp eller administrerer et dokument, vil du se en avmerkingsboks (checkbox) som tillater at dokumentet brukes til KI-formål.
Du må manuelt krysse av i denne boksen for at KI-en skal konsumere dokumentet og bruke det til å svare på spørsmål i Go/No-Go-sjekklisten eller chatboten.
Avhengig av dine spesifikke brukertillatelser, kan denne avmerkingsboksen være låst eller ha en bestemt standardinnstilling.
Merk: I tillegg til hoveddokumentbiblioteket, kan brukere også laste opp dokumenter og slå KI-tilgang av/på direkte inne på individuelle sider for forretningsmuligheter (BOPP-er).
Deling i organisasjonen og sikkerhet Dokumentbiblioteket deles per organisasjon. Dette betyr at hver bruker i bedriften med de riktige tillatelsene vil se nøyaktig de samme mappene og dokumentene. Det fungerer som én felles sannhetskilde (single source of truth).
Sikkerhet: Dine opplastede data holdes strengt sikre. Kun autoriserte brukere i organisasjonen og det isolerte KI-miljøet har tilgang til disse filene.
Mercell bruker sikre dataservere i Dublin og Frankfurt
Brukersynkronisering: For å opprettholde sikkerheten, synkroniserer systemet brukerlister minst hver 30. dag for å sikre at slettede eller deaktiverte brukere ikke lenger har tilgang til biblioteket.
Nødvendige tillatelser Fordi denne funksjonen administrerer kunnskap for hele selskapet, krever den spesifikke tillatelser. For å se biblioteket, laste opp filer, administrere mapper eller krysse av for KI-tilgang, må en bruker ha en av følgende tillatelser tilordnet sin konto:
Administrer dokumentbibliotek - KI (Manage Document library - AI) (Gir full tilgang til å opprette, lese, oppdatere og slette, pluss muligheten til å slå KI-avmerkingsboksen av/på).
Premium dokumentbibliotek for tilbudslevering (Premium Bid Delivery documents library).
Kontakt administratoren for organisasjonen din hvis du trenger å få lagt til disse tillatelsene på profilen din.
Article Ref: 110820261213