Mikä dokumenttikirjasto on?
Jotta saat parhaan hyödyn irti tekoälyominaisuuksista (kuten Bid Buddy -apurista ja Go/No-Go-tarkistuslistasta), tekoälyn täytyy ymmärtää yrityksesi konteksti. Dokumenttikirjasto toimii organisaatiosi keskitettynä tekoälyn tietopankkina. Lataamalla sinne yrityksesi dokumentteja tarjoat tekoälylle taustatiedot, joita se tarvitsee räätälöidyn tuen, palautteen ja vastausten antamiseen.
Kirjastoon siirtyminen
Pääset siirtymään Dokumenttikirjastoon helposti päävalikosta:
Etsi Dokumenttikirjasto-kuvake vasemman reunan valikosta.
Kuvake sijaitsee heti Market Intelligence (MI) -osion alapuolella ja Asetukset-valikon yläpuolella.
Huom: Kirjasto on näkyvissä vain, jos tilillesi on kytketty tarvittavat käyttöoikeudet.
Asiakirjakirjaston (Document Library) määrittäminen
Vaihe 1: Avaa asiakirjakirjasto (Document Library) alustalla.
Vaihe 2: Lataa organisaatiosi sisäiset tiedostot (kuten vaatimustenmukaisuustodistukset tai taloustiedot) ja järjestä ne kansioihin.
Vaihe 3: Valitse erikseen "Käytä tekoälylle" (Use for AI) -vaihtoehto asiakirjoista, jotka haluat Bid Assistantin lukevan. Tällä hetkellä organisaatiota kohden on 10 tekoälykäyttöisen asiakirjan rajoitus, jotta käsittelynopeudet pysyvät nopeina.
Valinnainen: Jos tietystä liiketoimintamahdollisuudesta puuttuu asiakirjoja, voit ladata asiaankuuluvat tiedostot manuaalisesti suoraan (kohdassa Your organisation's uploads), jotta tekoälyllä on tarvittava konteksti parempien vastausten luomiseen.
Tuetut tiedostomuodot ja kokorajoitukset
Jotta tekoäly pystyy käsittelemään yrityksesi tietoja tehokkaasti, kirjasto tukee useita eri tekstipohjaisia tiedostomuotoja:
Asiakirjat: Word (.doc, .docx), PDF (.pdf), tekstitiedosto (.txt), Rich Text (.rtf)
Taulukkolaskenta: Excel (.xls, .xlsx), CSV (.csv)
Esitykset: PowerPoint (.ppt, .pptx)
Koodi/Web: XML (.xml), JSON (.json), HTML (.html), Markdown (.md)
Bid Buddy tunnistaa zip-tiedostoihin tallennetut asiakirjat.
Tallennusrajat:
Tiedoston enimmäiskoko: 100 MB / tiedosto
Organisaation enimmäistallennustila: yhteensä 2 GB koko organisaatiolle
Tietopankin järjestäminen
Dokumenttikirjaston pitäminen järjestyksessä varmistaa, että sekä tiimisi että tekoäly löytävät helposti oikeat tiedot liiketoimintamahdollisuuksia arvioitaessa.
Kansioiden hallinta
Kun avaat kirjaston ensimmäistä kertaa, näet valmiiksi luotuja kansioita, jotka ohjaavat sopivien dokumenttityyppien lataamisessa. Voit mukauttaa tätä rakennetta vapaasti:
Luo uusia mukautettuja kansioita yrityksesi työnkulun mukaan.
Nimeä uudelleen olemassa olevia kansioita.
Poista kansioita (Huomio: kansion poistaminen poistaa pysyvästi myös kaikki sen sisältämät tiedostot).
Tiedostojen lataaminen ja hallinta
Järjestelmä auttaa pitämään tiedostot järjestyksessä latauksen yhteydessä. Jos yrität ladata tiedoston, jolla on täsmälleen sama nimi kuin jo olemassa olevalla tiedostolla, järjestelmä pyytää sinua joko korvaamaan vanhan tiedoston tai peruuttamaan latauksen. Kirjastosta käsin voit myös helposti ladata tai poistaa tiedostoja siten kuin yrityksesi tietopankki kehittyy.
Haku, järjestäminen ja suodatus
Jos kirjastossasi on paljon tiedostoja, tiettyjen tiedostojen löytäminen on helppoa:
Järjestä koko kirjasto tiedostotyypin (esim. Kansio, PDF, DOCX) tai viimeisimmän muokkauspäivämäärän mukaan.
Etsi tiettyjä avainsanoja minkä tahansa kansion sisältä.
Suodata kunkin kansion sisältöä luontiajan tai tiedoston ladanneen käyttäjän perusteella.
Tekoälyn käyttöoikeudet, jakaminen ja valtuudet
Dokumenttikirjasto on suunniteltu tietoturva ja yhteistyö edellä. Se on koko organisaatiosi yhteinen resurssi, mutta päätät aina itse, mitä tietoja tekoäly saa lukea.
Tekoälyn käyttöoikeuden salliminen (Tekoäly-valintaruutu)
Dokumentin lataaminen kirjastoon ei automaattisesti siirrä sitä tekoälyn käyttöön. Tiedostoa ladattaessa tai hallittaessa näet valintaruudun, jolla sallit dokumentin käyttämisen tekoälytoiminnoissa.
Sinun täytyy valita tämä ruutu manuaalisesti, jotta tekoäly voi hyödyntää dokumenttia ja vastata kysymyksiin Go/No-Go-tarkistuslistassa tai AI-chatissa.
Käyttöoikeuksistasi riippuen tämä valintaruutu voi olla lukittu tai asetettu oletuksena tiettyyn tilaan.
Huom: Päädokumenttikirjaston lisäksi käyttäjät voivat ladata dokumentteja ja hallinnoida tekoälyn käyttöoikeuksia suoraan myös yksittäisillä liiketoimintamahdollisuuksien (BOPP) sivuilla.
Organisaation laajuinen jakaminen ja tietoturva
Dokumenttikirjasto on organisaatiokohtainen. Tämä tarkoittaa, että jokainen yrityksesi käyttäjä, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet, näkee täsmälleen samat kansiot ja dokumentit. Kirjasto toimii organisaation yhteisenä luotettavana tietolähteenä.
Tietoturva: Lataamasi tiedot pidetään täysin turvassa. Vain organisaatiosi valtuutetut käyttäjät ja eristetty tekoäly-ympäristö pääsevät käsiksi näihin tiedostoihin.
Mercell käyttää turvallisia datapalvelimia Dublinissa ja Frankfurtissa.
Käyttäjien synkronointi: Tietoturvan ylläpitämiseksi järjestelmä synkronoi käyttäjälistat vähintään 30 päivän välein. Tällä varmistetaan, että poistetuilla tai käytöstä poistetuilla käyttäjillä ei ole enää pääsyä kirjastoon.
Tarvittavat käyttöoikeudet
Koska tämä toiminto hallinnoi koko organisaation laajuisia tietoja, se vaatii erityisiä käyttöoikeuksia. Nähdäkseen kirjaston, ladatakseen tiedostoja, hallinnoidakseen kansioita tai valitakseen tekoälyn käyttöoikeusruudun käyttäjällä on oltava tililleen määritettynä jokin seuraavista oikeuksista:
Manage Document library - AI (Myöntää täydet luonti-, luku-, muokkaus- ja poisto-oikeudet sekä mahdollisuuden kytkeä tekoäly-valintaruudun päälle ja pois).
Premium Bid Delivery documents library
Ota yhteyttä organisaatiosi pääkäyttäjään, jos tarvitset nämä käyttöoikeudet profiilillesi.
Article Ref: 110820261213