Kaikkiin tarjouspyyntöihin ei kannata panostaa. Go/No-Go -tarkistuslista auttaa kohdentamaan resurssit oikeisiin kohteisiin. Tässä oppaassa kerrotaan, miten luot tarkistuslistan ja otat sen käyttöön.
Mikä Go/No-Go -tarkistuslista on?
Osallistumispäätöksen tekeminen on yksi tarjousprosessin hitaimmista vaiheista. Tekoälytiivistelmistä huolimatta tiimeillä on yleensä tietyt toistuvat kysymykset, joihin on saatava vastaukset ennen päätöstä tarjoamisesta tai vetäytymisestä.
Go/No-Go -tarkistuslista automatisoi tämän työn: määritätte vain organisaationne tärkeimmät kysymykset, ja tekoäly vastaa niihin automaattisesti jokaisen uuden hankintamahdollisuuden kohdalla.
Miksi Go/No-Go -tarkistuslistaa kannattaa käyttää?
Laadukas tarjouspäätös syntyy datan ja kokemuksen liitosta, ei mututuntumasta tai tarpeesta haalia tarjouskantaa täyteen. Vakiomuotoisen tarkistuslistan avulla varmistat seuraavat edut:
Ehdottomat esteet tunnistetaan ajoissa: Havaitset kriittiset vaatimukset (kuten tietyt ISO-sertifikaatit tai liikevaihtorajat), joita ette pysty täyttämään, jo ennen kuin aloitat tarjouksen kirjoittamisen.
Päätöksenteko on objektiivista: Se ohjaa tarjoustiimin käymään jokaisen asiakirjan läpi samojen vakiokysymysten avulla, mikä takaa yhtenäisen linjan kaikkien hankkeiden arvioinnissa.
Resurssit kohdentuvat oikein: Kun karsit huonosti sopivat hankkeet pois jo varhaisessa vaiheessa, voit panostaa enemmän aikaa ja resursseja niihin tarjouksiin, joissa voittomahdollisuutenne ovat parhaat.
Viime kädessä tehokkain tapa parantaa tarjousten voittoprosenttia on opetella sanomaan ”ei” aikaisemmin. Go/No-Go -tarkistuslista antaa tähän selkeän toimintamallin.
Miten tekoäly luo vastaukset
Tarkan ja räätälöidyn tiedon tuottamiseksi tekoäly hyödyntää ja vertailee tietoja kolmesta eri lähteestä:
Hankinta-asiakirjat: Tarjouspyyntöön liitetyt alkuperäiset asiakirjat.
Yrityksen tietopankki (dokumenttikirjasto): Organisaatiosi lataamat asiakirjat (edellyttää, että tekoälytoiminto on kytketty päälle).
Käyttäjän lataamat asiakirjat: Muut asiakirjat, jotka lataat itse suoraan kyseisen tarjouspyynnön sivulle.
Yhdistämällä tarjouspyynnön vaatimukset yrityksesi omiin valmiuksiin (dokumenttikirjastosi pohjalta) tekoäly vastaa kysymyksiisi selkeästi ja suoraan. Jokainen vastaus sisältää tarkan lähdeviitteen, joten voit aina helposti varmistaa tiedon alkuperän.
Go/No Go -tarkistuslistassa liikkuminen ja sen täyttäminen
Tämä opas neuvoo, kuinka löydät ja käytät Go/No Go -tarkistuslistaa tietyn liiketoimintamahdollisuuden kohdalla.
Ennen kuin voit arvioida liiketoimintamahdollisuutta, sinun on määritettävä kysymykset, jotka ovat tärkeitä organisaatiollesi. Go/No-Go -tarkistuslista käyttää yhtä, yhteistä kysymysten ja mallien valikoimaa koko organisaatiollesi.
Siirtyminen Tarkistuslistojen hallintaan (Checklist Manager) Pääset hallintasivulle kahdella tavalla:
Jos olet organisaation järjestelmänvalvoja, voit mennä Yleisiin asetuksiin ja napsauttaa Go/No-Go -tarkistuslista.
Vaihtoehtoisesti kaikki käyttäjät voivat Liiketoimintamahdollisuus-sivulla valita Go/No Go -tarkistuslista -välilehden ja valita Tietoa-kortista Hallitse tarkistuslistoja.
Tarkistuslistan paikantaminen
Kirjaudu alustalle ja siirry Liiketoimintamahdollisuudet- tai Tutki-kojelautaan.
Napsauta tiettyä liiketoimintamahdollisuutta tai tarjouskilpailua avataksesi sen yksityiskohtaisen näkymän.
Etsi ja napsauta mahdollisuuden tietosivulla päävalikossa olevaa Go/No Go -tarkistuslista -välilehteä.
Arvioinnin tekeminen
Kun tarkistuslista on auki, näet sarjan kysymyksiä, joiden avulla arvioidaan yrityksesi edellytyksiä pärjätä tarjouskilpailussa:
Käy kriteerit läpi: Etene kysymyksissä loogisesti. Ne kattavat yleensä ehdottomat vaatimukset, strategisen sopivuuden ja resurssien riittävyyden.
Tee yhteistyötä tiimin kanssa: Jos olet epävarma jostakin teknisestä tai kaupallisesta vaatimuksesta, voit tallentaa keskeneräisen arvioinnin ja konsultoida asiantuntijoitasi.
Kirjaa päätös: Vastauksien pohjalta näet selkeästi, kannattaako tarjoukseen panostaa. Valitse lopullinen tila: Go (osallistutaan) tai No Go (ei osallistuta).
Päätöksen kirjaaminen päivittää hankkeen tilan tarjousputkeesi ja kerryttää samalla arvokasta historia-aineistoa, jonka avulla tiimisi voi seurata onnistumisprosentteja ja kehittää toimintaansa jatkossa.
Viisi avainaluetta onnistuneeseen Go/No-Go -päätökseen
Onnistunut osallistumispäätös yhdistää tiimin kokemuksen ja kovan faktan. Tarkistuslistaa täytettäessä hanketta kannattaa arvioida viidestä kriittisestä kulmasta:
Strateginen sopivuus: Tukeeko tämä tarjouspyyntö pitkän aikavälin tavoitteitanne? Ydinstrategian ulkopuoliset hankkeet voivat tuoda hetkellistä tuloa, mutta ne sirpaloittavat toimintaa. Arvioi, vastaako kohde priorisoimianne toimialoja ja ostajaprofiileja.
Stajatuntemus: Ymmärrättekö, miten valinta todellisuudessa tehdään? Vaikka arviointikriteerit antavat raamit, päätökset tekevät ihmiset. Katso ostajan aiempia valintoja: painottaako se aina hintaa laadun sijaan vai päinvastoin?
Voittomahdollisuus: Onko teillä realistinen polku voittoon? Kyky toteuttaa hanke ei tarkoita automaattisesti kykyä voittaa sitä. Arvioi kilpailutilannetta, muita potentiaalisia tarjoajia sekä sitä, kuka on voittanut vastaavia hankkeita aiemmin.
Resurssien riittävyys: Onko teillä voimavaroja tarjouksen tekemiseen? Päällekkäiset määräajat, asiantuntijoiden puute tai tarjoustiimin ylikuormitus heikentävät suoraan tarjouksen laatua.
Kaupallinen kannattavuus: Onko voitto todella vaivan arvoinen? Katso tarjousvaihetta pidemmälle itse toteutukseen. Pohdi aiempien vastaavien sopimusten katteita, työmäärää ja riskejä. Tarjousvaiheessa näkyvät riskit harvoin poistuvat sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.
Hankintamahdollisuuden arviointi Go/No-Go -tarkistuslistalla
Kun organisaatiosi on määrittänyt arviointikriteerit, voit alkaa käyttää tarkistuslistaa hankintamahdollisuuksien nopeaan pisteytykseen ja karsintaan.
Tarkistuslista-välilehden käyttö
Hankintamahdollisuutta tarkasteltaessa sivu jakautuu kolmeen välilehteen: Yleiskatsaus, Go/No-Go -tarkistuslista ja Asiakirjat.
Siirry Go/No-Go -tarkistuslista -välilehdelle.
Klikkaa Luo vastaukset -painiketta.
(Huom. Jos asiakirjojen käsittely on kesken, painike on lukittuna. Jos asiakirjoja ei ole lainkaan, järjestelmä pyytää lataamaan ne ensin.)
Tekoäly käy läpi saatavilla olevat asiakirjat ja vastaa valmiiksi määritettyihin kysymyksiin. Vastaukset voi luoda vain kerran hanketta kohden — jos kollegasi on jo luonut ne, näet tulokset välittömästi ilman päällekkäistä työtä.
Vastausten läpikäynti ja manuaalinen arviointi
Jokaiseen tekoälyn luomaan vastaukseen liittyy vastuuvapauslauseke sekä lähdeviitteet, jotka näyttävät täsmälleen, mistä asiakirjoista tiedot on haettu.
Jos tekoälyltä puuttuu tiettyyn kysymykseen tarvittava taustatieto, se jättää kentän tyhjäksi ja kehottaa lataamaan lisämateriaalia tietopankkiin.
Jokaisen vastauksen alla voit kirjata tiimisi lopullisen arvion kyseisestä kriteeristä valitsemalla jonkin kolmesta vaihtoehdosta:
[ V ] Valintamerkki: Go / Kriteeri täyttyy
[ - ] Viiva: Neutraali / Vaatii lisätarkastelua
[ X ] Rasti: No-Go / Kriteeri ei täyty
Tulosten vienti (Export)
Kun arviointi on valmis, voit jakaa tarkistuslistan helposti myös alustan ulkopuolisille sidosryhmille. Klikkaa Vie-painiketta ladataksesi tiedot PDF- tai Excel-muodossa. Tiedosto säilyttää täydellisesti kysymysten järjestyksen, tekoälyn vastaukset, lähdeviitteet ja tekemäsi manuaaliset merkinnät.
Article Ref: 110820260947