Hvad er dokumentbiblioteket?
For at få mest muligt ud af AI-funktionerne (som AI Bid Assistant Chatbot og Go/No-Go-tjeklisten) skal AI'en forstå din virksomheds specifikke kontekst. Dokumentbiblioteket fungerer som din organisations centrale AI-vidensbase. Ved at uploade din virksomheds dokumenter giver du AI'en den baggrundsinformation, den har brug for til at tilbyde meget personlig hjælp, feedback og svar.
Sådan får du adgang til biblioteket
Du kan nemt navigere til dokumentbiblioteket fra hovedgrænsefladen:
Kig efter Document Library-ikonet i menuen i venstre side.
Du finder det lige under Market Intelligence (MI) og over menuen Indstillinger (Settings).
Bemærk: Biblioteket er kun synligt, hvis du har de relevante rettigheder aktiveret på din konto.
Konfiguration af dokumentbiblioteket (Document Library)
Trin 1: Åbn dokumentbiblioteket (Document Library) i platformen.
Trin 2: Upload din organisations interne filer (såsom overensstemmelsescertifikater eller økonomiske optegnelser) og organiser dem i mapper.
Trin 3: Vælg eksplicit "Brug til AI" (Use for AI) på de dokumenter, du vil have Bid Assistant til at læse. Der er i øjeblikket en grænse på 10 AI-anvendelige dokumenter pr. organisation for at sikre, at behandlingshastighederne forbliver hurtige.
Valgfrit: Hvis en specifik forretningsmulighed mangler dokumenter, kan du manuelt uploade relevante filer direkte (under Your organisation's uploads), så AI'en har den nødvendige kontekst til at generere bedre svar.
Understøttede filtyper og størrelsesbegrænsninger
For at sikre, at AI'en kan behandle din virksomheds data effektivt, understøtter biblioteket en lang række tekstbaserede filformater:
Dokumenter: Word (.doc, .docx), PDF (.pdf), Ren tekst (.txt), Rich Text (.rtf)
Regneark: Excel (.xls, .xlsx), CSV (.csv)
Præsentationer: PowerPoint (.ppt, .pptx)
Kode/Web: XML (.xml), JSON (.json), HTML (.html), Markdown (.md)
Dokumenter gemt i zip-filer vil blive genkendt af Bid Buddy.
Lagerbegrænsninger:
Maksimal filstørrelse: 100 MB pr. individuel fil.
Maksimal lagerplads for organisationen: 2 GB i alt for hele din organisation.
Organisering af jeres vidensbase
At holde jeres dokumentbibliotek organiseret sikrer, at både dit team og AI'en nemt kan finde den rigtige information, når I evaluerer forretningsmuligheder.
Administration af mapper Når du åbner biblioteket for første gang, vil du se et sæt forudoprettede mapper, der er designet til at guide dig i, hvilke typer dokumenter du skal uploade. Du har fuld kontrol til at tilpasse denne struktur:
Opret nye brugerdefinerede mapper, så de passer til din virksomheds arbejdsgang.
Omdøb eksisterende mapper.
Fjern mapper (Bemærk: Sletning af en mappe vil også permanent slette alle de filer, den indeholder).
Upload og administration af filer Når du uploader filer, hjælper systemet dig med at holde orden. Hvis du forsøger at uploade en fil med nøjagtig samme navn som en eksisterende fil, vil du blive bedt om enten at erstatte den gamle fil eller annullere uploadet. Fra biblioteket kan du også nemt downloade eller slette filer, efterhånden som jeres virksomheds vidensbase udvikler sig.
Søgning, sortering og filtrering Hvis du har et stort bibliotek, er det nemt at finde specifikke filer:
Sorter hele biblioteket efter filtype (f.eks. mappe, PDF, DOCX) eller efter senest ændret (Last modified).
Søg efter specifikke søgeord i en hvilken som helst mappe.
Filtrer indholdet af hver mappe baseret på oprettelsestidspunkt (Created time) eller den bruger, der uploadede filen.
AI-adgang, deling og rettigheder
Dokumentbiblioteket er designet med sikkerhed og samarbejde i tankerne. Det er en fælles ressource for hele din organisation, men du har fuld kontrol over, hvad AI'en har tilladelse til at læse.
Aktivering af AI-adgang (AI-afkrydsningsfeltet) At uploade et dokument til biblioteket fodrer det ikke automatisk til AI'en. Når du uploader eller administrerer et dokument, vil du se et afkrydsningsfelt, der tillader, at dokumentet bruges til AI-formål.
Du skal manuelt sætte kryds i dette felt, for at AI'en kan indlæse dokumentet og bruge det til at besvare spørgsmål i Go/No-Go-tjeklisten eller i Chatbotten.
Afhængigt af dine specifikke brugerrettigheder kan dette afkrydsningsfelt være låst eller som standard være indstillet til en bestemt tilstand.
Bemærk: Ud over selve dokumentbiblioteket kan brugere også uploade dokumenter og slå AI-adgang til/fra direkte på sider for individuelle forretningsmuligheder.
Organisatorisk deling og sikkerhed Dokumentbiblioteket deles pr. organisation. Det betyder, at alle brugere i din virksomhed med de korrekte rettigheder vil se nøjagtig de samme mapper og dokumenter. Det fungerer som en enkelt kilde til sandhed (single source of truth).
Sikkerhed: Dine uploadede data opbevares strengt sikkert. Kun autoriserede brugere i din organisation og det isolerede AI-miljø har adgang til disse filer.
Mercell bruger sikre dataservere i Dublin og Frankfurt.
Brugersynkronisering: For at opretholde sikkerheden synkroniserer systemet brugerlister mindst hver 30. dag for at sikre, at slettede eller deaktiverede brugere ikke længere har adgang til biblioteket.
Påkrævede rettigheder Fordi denne funktion administrerer virksomhedsdækkende viden, kræver den specifikke rettigheder. For at se biblioteket, uploade filer, administrere mapper eller sætte kryds i boksen for AI-adgang, skal en bruger have en af følgende rettigheder tildelt sin konto:
Manage Document library - AI (Giver fuld adgang til at oprette, læse, opdatere og slette, plus muligheden for at slå AI-afkrydsningsfeltet til og fra).
Premium Bid Delivery documents library
Kontakt din organisationsadministrator, hvis du har brug for at få tilføjet disse rettigheder til din profil.
Article Ref: 110820261213