Ikke alle udbud fortjener din tid. Go/No-Go-Checklist hjælper dig med at fokusere din indsats der, hvor den tæller. Denne guide giver dig alt, hvad du behøver at vide om at oprette tjeklisten og tage den i brug.
Hvad er Go/No-Go-Checklist?
At evaluere beslutninger om at byde eller ikke byde er en af de mest tidskrævende dele af udbudsprocessen. Selvom man har AI-genererede resuméer, har tilbudsteams ofte et specifikt, tilbagevendende sæt spørgsmål, de skal besvare, før de beslutter sig for, om de vil forfølge et udbud eller kassere det.
Go/No-Go-Checklist er en AI-funktion, der fungerer som din automatiserede tilbudsassistent. Den giver din organisation mulighed for at definere en standardliste med kritiske spørgsmål og bruger AI til automatisk at besvare dem for hver forretningsmulighed, I evaluerer.
Dette er en betalt funktion, hver genereret tjekliste bruger AI-kreditter.
Hvorfor bruge Go/No-Go-Checklist?
Stærkere tilbudsbeslutninger opnås ved at kombinere erfaring med data i stedet for at stole på mavefornemmelser eller et presserende behov for at fylde pipelinen. Brug af en standardiseret tjekliste sikrer, at:
Dealbreakers opdages tidligt: Identificer obligatoriske krav (som specifikke ISO-certificeringer eller minimumsomsætning), som I ikke kan opfylde, før I begynder at skrive.
Beslutninger er objektive: Det tvinger dit tilbudsteam til at granske hvert dokument med de samme standardspørgsmål, hvilket sikrer konsistens på tværs af hele jeres pipeline.
Ressourcer optimeres: Ved selvsikkert at diskvalificere mindre relevante muligheder tidligt, kan I dedikere mere tid og flere ressourcer til de tilbud, I har stor sandsynlighed for at vinde.
I sidste ende er den absolut største løftestang for at forbedre jeres win-rate at lære at sige "nej" tidligere. Go/No-Go-Checklist giver jer rammerne til at gøre netop det.
Sådan genererer AI'en svar
For at give nøjagtige og meget skræddersyede svar indlæser og krydsrefererer AI'en data fra tre forskellige kilder:
Oprindelige dokumenter for forretningsmuligheden: De standardudbudsdokumenter, der er vedhæftet muligheden.
Virksomhedens vidensbase (dokumentbibliotek): Din organisations uploadede dokumenter (forudsat at AI-funktionen er aktiveret).
Bruger-uploadede dokumenter: Eventuelle specifikke dokumenter, du manuelt uploader direkte til den enkelte mulighedsside.
Ved at kombinere udbudskravene med din virksomheds specifikke kompetencer (fra jeres dokumentbibliotek) giver AI'en svar i nøjagtig samme sprog som jeres spørgsmål, komplet med præcise referencer, så I kan verificere kilden til informationen.
Enhver i din organisation kan se svarene fra tjeklisten på hver udbudsside, når tjeklisten er blevet genereret for første gang.
Navigering og udfyldelse af Go/No Go-tjeklisten
Denne guide vil gennemgå, hvordan du finder og bruger Go/No Go-tjeklisten på en specifik forretningsmulighed.
Før du kan evaluere en forretningsmulighed, skal du definere de spørgsmål, som er vigtige for din organisation. Go/No Go-tjeklisten er baseret på en fælles pulje af spørgsmål og skabeloner for hele din organisation.
Navigering til tjekliste-administratoren (Checklist Manager) Du kan få adgang til administrationssiden på to måder:
Hvis du er organisationsadministrator, kan du gå til Generelle indstillinger og klikke på Go/No-Go-tjekliste.
Alternativt kan alle brugere på siden Forretningsmuligheder vælge fanen Go/No Go-tjekliste og vælge Administrer tjeklister i Om-kortet.
Sådan finder du tjeklisten
Log ind på platformen og naviger til betjeningspanelet Forretningsmuligheder eller Udforsk.
Klik på en specifik forretningsmulighed eller et udbud for at åbne den detaljerede visning.
På siden med detaljer om muligheden skal du finde og klikke på fanen Go/No Go-tjekliste i hovednavigationsmenuen.
Udfyldelse af vurderingen Når tjeklisten er åben, vil du se en række spørgsmål designet til at evaluere, hvor godt I matcher udbuddet.
Gennemgå kriterierne: Gennemgå spørgsmålene logisk. Disse vil typisk dække obligatoriske krav, strategisk match og ressourcetilgængelighed.
Samarbejd med dit team: Hvis du er usikker på et teknisk eller kommercielt krav, kan du gemme dine fremskridt og rådføre dig med dit tilbudsteam eller fageksperter.
Registrer din beslutning: Baseret på svarene vil systemet hjælpe med at belyse, om dette er en levedygtig mulighed. Vælg din endelige status — Go (Forfølg tilbuddet) eller No-Go (Afvis tilbuddet).
At registrere denne beslutning opdaterer ikke blot status for muligheden i jeres pipeline, men giver også værdifulde historiske data, som dit team kan bruge til at gennemgå fremtidige win/loss-tendenser.
5 nøgleområder for en succesfuld Go/No-Go-beslutning
En stærk Go/No-Go-beslutning balancerer dit teams erfaring med håndgribelige beviser. Når du udfylder tjeklisten, ser du grundlæggende på muligheden fra fem kritiske perspektiver. At have disse in mente vil hjælpe dig med at besvare tjeklistespørgsmålene mere præcist:
Strategisk overensstemmelse: Styrker dette udbud jeres langsigtede retning? At forfølge udbud uden for jeres primære strategiske fokus kan måske give kortsigtet omsætning, men det kan føre til fragmenterede pipelines. Overvej, om muligheden stemmer overens med jeres prioriterede sektorer og målkunder.
Kundeindsigt: Forstår I, hvordan beslutningen i virkeligheden vil blive truffet? Mens evalueringskriterier giver en ramme, formes reelle beslutninger af mennesker. Se på ordregivers tidligere tildelingsmønstre for at vurdere, om de konsekvent prioriterer pris frem for kvalitet, eller omvendt, og juster jeres beslutning derefter.
Vindersandsynlighed: Har I en troværdig vej til at vinde? At kunne udføre arbejdet er ikke det samme som at være positioneret til at vinde det. Vurder konkurrencetætheden på markedet, hvem der ellers sandsynligvis byder, og hvem der tidligere har vundet lignende udbud hos denne ordregiver.
Tilbudskapacitet: Har I ressourcerne til at forfølge udbuddet? At forfølge en kontrakt kræver fokus. Overlappende deadlines, begrænset tilgængelighed af eksperter eller et presset tilbudsteam kan alvorligt påvirke kvaliteten af jeres besvarelse.
Kommerciel levedygtighed: Ville det være en succes at vinde dette? Se ud over selve afleveringen og overvej leveringen. Reflekter over, hvordan lignende kontrakter har præsteret tidligere med hensyn til marginer, indsats og leveringsrisiko. Risici, der er synlige i tilbudsfasen, forsvinder sjældent efter tildelingen!
Evaluering af en mulighed med Go/No-Go-Checklist
Når din organisation har opsat sine vurderingskriterier, kan du begynde at bruge tjeklisten til hurtigt at kvalificere forretningsmuligheder.
Sådan bruger du tjekliste-fanen Når du ser på en forretningsmulighed, vil du bemærke, at siden er opdelt i tre faner: Oversigt (Overview), Go/No-Go-tjekliste og Dokumenter.
Naviger til fanen Go/No-Go-tjekliste.
Klik på knappen Generer (Generate).
Bemærk: Hvis dokumenter stadig behandles, vil knappen være deaktiveret, indtil de er klar. Hvis der slet ikke er vedhæftet nogen dokumenter til forretningsmulighed, vil du blive bedt om at uploade dokumenter først.
AI'en vil scanne de tilgængelige dokumenter og generere svar på jeres foruddefinerede spørgsmål. Denne knap kan kun klikkes på én gang pr.
BOPP. Hvis en anden bruger i din organisation allerede har genereret svarene, vil du øjeblikkeligt se deres resultater, hvilket sikrer, at dit team ikke udfører dobbeltarbejde.
Gennemgang af svar og manuel pointgivning
For hvert genereret svar inkluderer AI'en en ansvarsfraskrivelse og referencer, der viser præcis, hvilket eller hvilke dokumenter svaret blev hentet fra. Hvis AI'en mangler den nødvendige kontekst for at besvare et specifikt spørgsmål, vil den lade det stå tomt og opfordre dig til at uploade yderligere dokumenter til jeres vidensbase.
Under hvert genereret svar kan du manuelt registrere dit teams beslutning for det specifikke kriterie ved hjælp af tre muligheder:
[ V ] Flueben: (Go / Kriterier opfyldt)
[ - ] Bindestreg: (Neutral / Kræver gennemgang)
[ X ] Kryds: (No-Go / Kriterier ikke opfyldt)
Eksport af dine resultater Når din gennemgang er afsluttet, kan du nemt dele tjeklisten med interessenter uden for platformen. Klik på knappen Eksporter (Export) for at downloade en PDF- eller Excel-fil. Eksporten bevarer perfekt rækkefølgen af dine spørgsmål, AI'ens svar, kildereferencerne og din manuelle pointgivning.
Article Ref: 110820260947