1. Wichtige Voraussetzungen prüfen
Bevor Du mit der Konfiguration beginnst, stelle sicher, dass die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Diese Funktionen stehen exklusiv DSPs zur Verfügung, die ihren Sitz in Deutschland haben.
Der beschriebene Prozess ist nur für Mitarbeiter relevant, die auf Stundenbasis vergütet werden.
Du musst zwingend für jeden Standort einen korrekten gesetzlichen Feiertagskalender angelegt haben. Falls Du dazu Informationen benötigst, lies bitte diesen Artikel: Konfiguriere Feiertagskalender.
Hinweis:
Die Auszahlung von Überstunden und Feiertagen kann nur für Mitarbeiter auf Stundenbasis konfiguriert werden. Mitarbeiter mit einem monatlichen Fixgehalt haben Feiertage und Überstunden automatisch vergütet.
Die Auszahlung von Überstunden und Feiertagen konfigurierst Du in den Anwesenheitsrichtlinien. Navigiere hierfür zu Einstellungen > Anwesenheiten > > Richtlinien > Richtlinie bearbeiten. Schaue Doir dazu auch das folgende Video an:
2. Überstundenregeln und Feiertagsregeln aufrufen
Um zu den Einstellungen zu gelangen, folge diesen Schritten:
Klicke auf Anwesenheit > Einstellungen > Richtlinien.
Wähle eine bestehende Richtlinie aus.
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü ganz am Ende der Richtlinienzeile.
Wähle die Option Richtlinie bearbeiten.
Navigiere zum Reiter REGELN.
Wähle dort Überstundenregeln & Feiertagsregeln aus.
2.1. Überstunden für Mitarbeiter aktivieren
Wenn Du Überstunden für Deine Mitarbeiter aktivieren möchtest, musst Du eine Methode zur Berechnung festlegen. Beachte dabei, dass alle Änderungen nur für aktuelle und zukünftige Abrechnungen gelten und vergangene Daten nicht verändert werden.
Markiere das Kästchen Überstunden zulassen oben rechts und wähle anschließend eine der drei folgenden Berechnungsmethoden aus.
Hinweis:
Beachte, dass Änderungen in den Überstunden & Vergütungsregeln immer erst in den laufenden und kommenden Lohnabrechnungen berücksichtigt werden; rückwirkend ändert sich nichts.
Möchtest Du, dass keine Überstunden bei Deinen Mitarbeitern erfasst werden, so lasse die Funktion Überstunden aktivieren deaktiviert
Wöchentliche Berechnung
Das System nutzt die vertraglich vereinbarten Wochenstunden und Arbeitstage aus dem Mitarbeiterprofil.
Beispiel: Mitarbeiter A hat vertraglich 40 Wochenstunden. In einer Woche arbeitet er 35 Stunden. Ein voller Feiertag (8 Stunden) wird als bezahlte Abwesenheit angerechnet. Zusätzlich hat er 4 Stunden bezahlte Abwesenheit (PTO).
Rechnung: 35 Arbeitsstunden + 12 Stunden bezahlte Zeit = 47 Stunden Gesammtzeit.
Ergebnis: Da 47 Stunden die 40 Wochenstunden übersteigen, ergeben sich 7 Stunden erfasster Überstunden.
Monatlich erwartete Stunden
Hier gibst Du die vertraglichen Stunden pro Monat ein, ab denen erfasste Stunden als Überstunden zählen.
Beispiel: Für Februar sind 160 Stunden als erwartete Arbeitszeit hinterlegt. Mitarbeiter A arbeitet tatsächlich 150 Stunden.
Zusatz: Es gab einen Feiertag (8 Stunden) und 4 Stunden weitere bezahlte Abwesenheit (insgesamt 12 Stunden).
Rechnung: 150 erfasste Stunden + 12 Stunden Abwesenheit = 162 Stunden.
Ergebnis: 162 Stunden minus 160 Stunden ergibt 2 Stunden Überstunden für Februar.
Verstetigte Arbeitszeiterfassung
Wähle diese Option und gib die durchschnittliche Monatsarbeitszeit ein, falls Du gleichmäßige Arbeitszeiten im Monat erwartest.
Sobald die Berechnungsmethode gewählt wurde, kannst Du noch folgende Punkte anpassen:
Reduzieren Sie die wöchentlich/monatlich erwartete Arbeitszeit durch bezahlten Urlaub und Feiertage.
Wenn Du diese Regel aktivierst, passt das System das Arbeitsziel des Mitarbeiters automatisch an, sobald bezahlter Urlaub oder Feiertage anfallen.
Minusstunden erlauben: Durch das Setzen dieses Häkchens gestattest Du dem Mitarbeiter, weniger als die vertraglich vereinbarte Zeit zu arbeiten. In diesem Fall kann das Zeitkonto ins Negative sinken. Das System berechnet die aktuelle Bilanz für den Mitarbeiter dabei nach einer festen Logik: Der Startsaldo wird mit den tatsächlich erfassten Stunden addiert und anschließend um die (ggf. reduzierten) erwarteten Stunden gemindert.
Beispiel zur reduzierten Arbeitszeit:
Liegt das monatliche Ziel bei 120 Stunden und der Mitarbeiter hat 12 Stunden durch Feiertage und Urlaub frei, reduziert sich sein Soll auf 108 Stunden. Leistet er dann 110 Arbeitsstunden, verbucht das System 2 Überstunden. Bleibt die Regel deaktiviert, bleibt das Ziel bei 120 Stunden, wodurch in diesem Szenario keine Überstunden entstehen würden.
3. Feiertagsregeln einstellen
Standardmäßig ist die Option Feiertage manuell auszahlen voreingestellt. Du kannst zwischen zwei Hauptoptionen wählen:
Automatische Auszahlung
Wenn Du automatisch auszahlen wählst, werden alle Mitarbeiter mit stundenweiser Bezahlung vergütet, die an diesem Feiertag normalerweise einen Arbeitstag hätten.
Beachte, dass Du momentan keine einzelnen Mitarbeiter von der automatischen Bezahlung ausnehmen kannst.
Manuelle Auszahlung
Aktiviere die Option gesetzliche Feiertage manuell auszahlen, wenn Du die Kontrolle über jeden einzelnen Fall behalten möchtest.
Berechnungsgrundlage verstehen
Die Höhe der Bezahlung an einem gesetzlichen Feiertag basiert auf den hinterlegten Wochenstunden und Arbeitstagen im Mitarbeiterprofil.
Die vertragliche Wochenarbeitszeit wird durch die Anzahl der im Mitarbeier-Profil hinterlegten Arbeitstage geteilt.
Beispiel: Mitarbeiter A arbeitet von Montag bis Freitag (5 Tage) insgesamt 30 Stunden. Sein durchschnittlicher Arbeitstag beträgt 6 Stunden. Diese 6 Stunden werden im Falle eines Feiertags vergütet.
Sonderfall: Falls ein Feiertag nur als halber Tag gilt (z. B. 24. oder 31. Dezember), wird dem Mitarbeiter die Hälfte der errechneten Stunden ausgezahlt.
3.1 Feiertage manuell auszahlen
Aktiviere diese Option, wenn Du gesetzliche Feiertage manuell auszahlen möchtest.
Du kannst die Zahlungen für einzelne Mitarbeiter individuell anpassen:
Gehe zur Lohnabrechnungs-Vorschau des aktuellen Monats.
Navigiere zu einem spezifischen Mitarbeiter.
Suche die Spalte BEZAHLTE FEIERTAGE.
Klicke auf das Stift-Symbol, um die Bearbeitung zu starten.
Jeder gesetzliche Feiertag erscheint mit Datum und Stundenanzahl.
Klicke auf SPEICHERN, wenn Du alle Tage auszahlen willst.
Entferne die Markierung bei den Tagen, die Du nicht für diesen Mitarbeiter auszahlen willst, und klicke anschließend auf SPEICHERN.
