1. Lohnabrechnungs-Einstellungen prüfen
Damit Deine Lohnabrechnungen fehlerfrei durchlaufen, kontrollierst Du zuerst die hinterlegten Basisdaten. Falls Du neu bei Kenjo bist oder vor kurzem den Payroll-Vendor gewechselt hast, ist dieser Schritt besonders kritisch. Gehe dafür zu Einstellungen > Lohnabrechnungs Integration > Einstellungen
Amazon ID (auch DSP Code genannt) verifizieren.
Lohnabrechnungs-ID kontrollieren.
Hinweis:
Wenn Du SD Worx verwendest, ist Deine Lohnabrechnungs ID Dein DSP Code.
Wenn Du ADP verwendest, erhältst Du eine 5 stellige Lohnabrechnungs ID. Informiere ADP umgehend über den Systemwechsel oder die Neuanmeldung bei Kenjo. Dies ist notwendig, damit ADP die API-Schnittstelle umschlüsseln und die Datenübertragung korrekt konfigurieren kann.
2. Mitarbeiterdaten auf Vollständigkeit kontrollieren
Du stellst sicher, dass alle Deine DAs in der kommenden Lohnabrechnung korrekt erfasst werden, indem Du die Profile prüfst. Um die Mitarbeiter-Profile zu überprüfen, kannst Du den Report Personalbestand (Momentaufnahme) öffnen.
Die Angabe N/A erscheint dann, wenn Mitarbeiterdaten fehlen.
Hinweis:
Folgende Daten müssen immer hinterlegt sein:
Mitarbeiternummer im persönlichen Mitarbeiter-Profil hinterlegen.
Einstellungsdatum im persönlichen Mitarbeiter-Profil eintragen.
Mitarbeiter-Gehalt im Profil unter dem Reiter Gehalt pflegen.
Wichtig: Überprüfe bitte zusätzlich, ob Mitarbeiter ausgeschieden sind.
Sollte dies der Fall sein, kannst Du:
Im Mitarbeiter-Profil im Bereich Persönlich unter der Rubrik Vertraulich (letztes Feld im Mitarbeiter-Profil) das Austrittsdatum erfassen
Den Mitarbeiter deaktivieren. Wir empfehlen Mitarbeiter nicht zu löschen, damit hostorische Daten nicht verloren gehen.
3. Mitarbeiterimporte und Aktivierungen durchführen
Sorge dafür, dass alle neuen Mitarbeiter rechtzeitig im System angelegt sind. Wenn Du eine größere Anzahl an Mitarbeitern gleichzeitig hinzufügen möchtest, nutzt Du die Import-Funktion.
Importfunktion nutzen: Gehe zu Einstellungen > Datenimport > Mitarbeiter importieren. Im folgenden Artikel findest Du weitere Infos zum Mitarbeiter-Datemimport (LINK HINTERLEGEN)
Datenqualität sichern: Prüfe auch bei neuen Mitarbeitern sofort das Gehalt, das Einstellungsdatum und die Mitarbeiternummer.
4. An- und Abwesenheitsrichtlinien zuweisen
Falls Du die Zuweisung nicht bereits während der Profil-Erstellung erledigt hast, holst Du dies nun für jeden neuen Mitarbeiter nach. Bitte überprüfe, ob alle Deine Mitarbeiter allen An- und Abweseneheitsrichtlinien zugeordnet sind.
Abwesenheitsrichtlinien
Du navigierst zu Einstellungen > Abwesenheit, wählst die passende Abwesenheitsart und Richtlinie aus und weist diese den fehlenden Mitarbeitern zu.
Anwesenheitsrichtlinien
Für Anwesenheitsrichtlinien gehe zu Einstellungen > Anwesenheit > Richtlinien > Mitarbeiter zuweisen.
5. Aktuelle Richtlinieneinstellungen prüfen
Du kontrollierst Deine bestehenden Regeln, um Fehlberechnungen bei Urlaubs- oder Feiertagsentgelten zu vermeiden.
Schicht- und Ruheregeln in den Anwesenheitsrichtlinien überprüfen.
Überstunden- und Vergütungsregeln genau kontrollieren.
Wochenstunden abgleichen: Da DAs teilweise auch samstags arbeiten, müssen bei einem Vollzeitmitarbeiter die wöchentlichen Tage und Stunden korrekt hinterlegt sein (z. B. 40:5 = 8 Stunden pro Tag). Diese Einstellung kannst Du direkt im Mitarbeiter-Profil hinterlegen. Im Report Personalbestand (Momentaufnahme) kannst Du direkt auf einen Blick sehen, welche Vertraglichen Arbeitstage und Vertraglich wöchentlichen Stunden in den Mitarbeiter-Profilen hinterlegt sind.
Hinweis:
Damit Kenjo die korrekten Stunden für einen Urlaubstag ansetzt, sind die im Mitarbeiter-Profil hinterlegten Arbeitstage und Stunden ausschlaggebend. Wenn Du diese Daten pflegst, nutzt das System die einfache Formel Gesamtstunden geteilt durch Arbeitstage, um den Wert pro Abwesenheitstag zu ermitteln.
Beispiel 1 (Teilzeit): Mitarbeiter A hat die Arbeitstage Montag, Dienstag, Donnerstag und Freitag hinterlegt und arbeitet insgesamt 20 Stunden. Das System rechnet 20 / 4 = 5 Stunden. Dem Mitarbeiter werden somit pro Tag Abwesenheit 5 Stunden Urlaub gutgeschrieben.
Beispiel 2 (Vollzeit): Ein Mitarbeiter arbeitet von Montag bis Samstag insgesamt 40 Stunden. In diesem Fall teilt das System die Zeit durch sechs Tage (40 / 6 = 6,67 Stunden). Solltest Du jedoch ein 5-Tage-Modell hinterlegt haben (z. B. Montag bis Freitag), ergibt sich eine Gutschrift von 8 Stunden pro Tag (40 / 5 = 8 Stunden).