Comprendre la section Documents
La section documents dans l'Expert est une fonctionnalité puissante qui vous permet de générer, prévisualiser et gérer différents types de documents pour vos projets. Cela inclut les propositions PDF, la documentation technique, les formulaires réglementaires et les exports de projet. Le système remplit automatiquement les documents avec vos données de projet, garantissant la précision et économisant un temps considérable par rapport à la création manuelle de documents.
La section documents est accessible via Projet > Documents dans la navigation principale. Ici, vous pouvez choisir entre des documents individuels (personnalisés pour votre projet spécifique) et des documents standard (modèles prédéfinis pour la conformité réglementaire et les procédures standard).
Types de documents et capacités
Documents individuels
Les documents individuels sont des propositions PDF complètes et personnalisées qui extraient les données directement de votre projet actuel. Ces documents contiennent plusieurs pages qui peuvent être sélectionnées et arrangées individuellement selon vos besoins. Les types de pages disponibles incluent par exemple :
Pages de visualisation 3D : Rendu 3D professionnel de votre conception de système avec plusieurs angles de caméra et perspectives
Pages d'analyse économique : Calculs financiers détaillés incluant les périodes de retour sur investissement, TRI et analyses coût-bénéfice
Pages de vue d'ensemble des composants : Listes complètes de tous les composants du système avec spécifications, quantités et détails techniques
Pages de vue d'ensemble des prix : Répartition complète des prix incluant les coûts des composants, frais d'installation et investissement total du projet
Pages d'analyse CO2 : Calculs d'impact environnemental montrant les économies de CO2 et les avantages de durabilité
Pages spécifiques à la technologie : Pages spécialisées pour différentes technologies (par exemple, pages E-Mobility lorsque la technologie est incluse dans votre projet)
Spécifications techniques : Spécifications détaillées du système, estimations de production d'énergie et calculs de performance
Directives d'installation : Procédures d'installation étape par étape
Résumé du projet : Résumé exécutif avec les points saillants du projet et recommandations
Vous pouvez personnaliser votre document en sélectionnant quelles pages inclure et en les arrangeant dans votre ordre préféré. Cela vous permet de créer des propositions sur mesure pour différents types de clients ou phases de projet. Le processus détaillé de configuration et de sélection des pages est décrit plus loin dans ce guide.
Documents administratifs
Les documents administratifs sont des modèles prédéfinis pour la conformité réglementaire et les procédures standard. Ceux-ci varient selon le pays et incluent par exemple :
Formulaires d'incitation suisses : Pour les demandes d'incitation de système de chauffage (formulaires WPSM et de conseil en incitation)
Formulaires réglementaires français : Formulaires CERFA et certificats CONSUEL pour les installations photovoltaïques
Exports de projet : Packages de données de projet complets en tant que fichier CSV
Note de licence : Certains types de documents peuvent nécessiter des fonctionnalités de licence spécifiques. Si vous ne voyez pas certaines options dans votre produit, veuillez contacter support@eturnity.com pour en savoir plus sur les mises à niveau disponibles.
Fonctionnalité de prévisualisation des documents
Prévisualisation des documents individuels
Avant de générer votre document final, il est essentiel de le prévisualiser pour s'assurer que tout semble correct. La fonctionnalité de prévisualisation vous permet de voir exactement comment votre document apparaîtra.
Naviguer vers Documents : Allez à Projet > Documents dans votre projet
Sélectionner un document individuel : Choisissez "Document commercial" dans le menu déroulant du type de document
Configurer les paramètres du document : Configurez vos préférences de document, y compris :
Thème du PDF(couleurs) : Sélectionnez votre thème d'entreprise ou utilisez celui par défaut
Adresse de l'entreprise : Choisissez l'adresse d'entreprise appropriée pour le document
Modèles de documents : Sélectionnez parmi les modèles disponibles ou créez des modèles personnalisés (contactez le support pour cela)
Sélection des pages : Choisissez quelles pages inclure (visualisations 3D, analyse économique, vue d'ensemble des composants, vue d'ensemble des prix, etc.)
Ordre des pages : Arrangez les pages sélectionnées dans votre ordre préféré par drag & drop
Prévisualiser le document : Cliquez sur le bouton Aperçu pour voir à quoi ressemblera votre document
Examiner dans un nouvel onglet : L'aperçu s'ouvre dans un nouvel onglet de navigateur pour un examen facile
Apporter des ajustements : Retournez aux paramètres du document pour apporter les modifications nécessaires au contenu, au thème ou à l'arrangement des pages
Avantages de la prévisualisation
La fonctionnalité de prévisualisation vous aide à :
Vérifier le contenu : S'assurer que toutes les données du projet sont correctement affichées sur toutes les pages sélectionnées
Vérifier le thème : Confirmer que votre thème d'entreprise apparaît correctement dans tout le document
Examiner la mise en page des pages : Voir comment chaque type de page (visualisations 3D, analyse économique, etc.) sera présenté
Valider l'ordre des pages : S'assurer que votre arrangement personnalisé des pages coule logiquement
Gagner du temps : Éviter de générer plusieurs versions pour obtenir le bon résultat
Champs de texte modifiables : Ajuster les champs de texte modifiables dans l'aperçu
Génération de documents
Génération de documents étape par étape
Après avoir prévisualisé et confirmé vos paramètres de document, vous pouvez générer le document final :
Examen final : S'assurer que vous êtes satisfait de l'aperçu avant de procéder
Générer le document : Cliquez sur le bouton Générer pour démarrer le processus de création du document
Attendre le traitement : Le système traitera votre document avec toutes les pages et paramètres sélectionnés
Télécharger le document : Une fois prêt, téléchargez votre document PDF terminé
Processus de génération de documents
Lorsque vous cliquez sur Générer, le système :
Valide les données du projet : S'assure que toutes les informations de projet requises sont complètes
Traite le document : Génère le document avec vos données de projet (prend généralement 1-2 minutes)
Fournit le lien de téléchargement : Rend le document terminé disponible au téléchargement
Pendant la génération, vous verrez une fenêtre de progression indiquant le temps de completion attendu. Le système vérifie automatiquement le statut de génération et vous notifie quand le document est prêt.
Gestion des documents générés
Intégration du gestionnaire de fichiers
Tous les documents générés sont automatiquement stockés dans le gestionnaire de fichiers de votre projet :
Stockage automatique : Les documents sont sauvegardés avec des noms descriptifs et des horodatages
Accès facile : Trouvez les documents rapidement en utilisant l'interface du gestionnaire de fichiers
Contrôle de version : Plusieurs versions de documents sont maintenues pour référence
Options de téléchargement : Téléchargez les documents individuellement ou par lots
Organisation des documents
Le système organise les documents par :
Type de document : Groupés par proposition, documents techniques, formulaires réglementaires, etc.
Date de génération : Organisation chronologique pour référence facile
Variante de projet : Les documents sont liés à des variantes de projet spécifiques
Format de fichier : Indication claire de PDF, Excel ou autres formats
Meilleures pratiques pour la gestion des documents
Workflow efficace
Pour maximiser l'efficacité avec la section documents :
Compléter d'abord les données du projet : S'assurer que toutes les informations de projet sont précises avant de générer des documents
Utiliser la fonction de prévisualisation : Toujours prévisualiser les documents avant la génération finale pour éviter le retravail
Personnaliser la sélection des pages : Sélectionner seulement les pages pertinentes pour votre client et phase de projet
Arranger les pages logiquement : Ordonner les pages de manière à raconter une histoire convaincante à votre client
Configurations de modèles : Créer et mettre à jour les modèles de documents pour différents types de clients via l'équipe de support
Assurance qualité
Avant d'envoyer des documents aux clients :
Examiner tout le contenu : Vérifier que toutes les données du projet sont correctement affichées sur toutes les pages sélectionnées
Vérifier le thème : S'assurer que le thème d'entreprise apparaît correctement dans tout le document
Vérifier l'ordre des pages : Confirmer que votre arrangement personnalisé des pages coule logiquement
Valider les calculs : Vérifier que les calculs financiers sont précis dans les pages d'analyse économique
Tester le téléchargement : S'assurer que les documents se téléchargent et s'ouvrent correctement
Support et assistance
Si vous rencontrez des problèmes avec la section documents ou avez besoin d'aide avec des fonctionnalités avancées, notre équipe de support est là pour vous aider avec les problèmes techniques, les personnalisations PDF, la création de modèles, les questions de fonctionnalités et les mises à niveau de licence.
Pour une assistance immédiate, contactez support@eturnity.com avec une description détaillée de votre question ou problème.