Vous pouvez générer des fiches de présence de deux façons :
Les exporter depuis le planning pour les imprimer et les faire signer manuellement.
Les générer en ligne depuis le planning pour les envoyer en signature électronique auprès des salariés.
Pour générer la fiche de présence pour signature électronique, voici la marche à suivre :
Depuis le planning, allez dans le menu trois points situé en haut à droite de votre page :
ℹ️ Cette option est disponible seulement si elle a été activée sur votre environnement. 💡Astuce : vous pouvez également générer la fiche de présence pour un employé en particulier dans son menu 3 points.
Une pop up s'ouvre vous permet de définir ce que vous allez envoyer (le bouton indique exporter, mais c'est bien l'action d'envoyer) :
L'établissement sélectionné sur le planning est pré-rempli dans la pop up.
ℹ️ Seules les fiches de présence des salariés ayant des shifts posés sur l'établissement vont être envoyées. Si de salariés apparaissent parce qu'ils ont la visibilité sur l'établissement mais pas de shift posé sur l'établissement en question, rien ne sera envoyé.
La fiche de présence contiendra tous les shifts, validés ou non, passés et à venir, contenus dans la période exportée sur le contrat. Les shifts effectués en mise à disposition dans un autre établissement remonteront également.
Une fiche de présence par semaine ou par mois et par contrat sera générée. Ainsi, des extras ayant plusieurs missions (ou contrats) sur la semaine recevront plusieurs fiches de présences pour signatures.
Cette action peut prendre un certain temps en fonction du volume de contrats sur l'établissement.
⚠️ L'envoi des fiches de présences se fait en fonction de l'établissement où sont posés les shifts du planning.
Exemple : Si le profil a ses shifts sur le service "Restaurant", pour que sa fiche de présence soit bien envoyée, il vous faut sélectionner le service "restaurant" lors de l'envoi des présences pour signature.
3. Les signataires vont recevoir un mail pour signature (le signataire de l'établissement ainsi que le profil concerné sur la fiche de présence).
💡Le signataire des fiches de présences côté entreprise est le signataire de référence sur l'établissement concerné. Si aucun signataire de référence n'a été paramétré, ce sera alors le contact de référence qui recevra les mails pour signature.
Pour ajouter ou modifier un signataire de référence, consulter notre article dédié à ce sujet.
Vous allez être redirigé vers notre tiers de confiance Concord (que nous utilisons déjà pour la signature électronique des contrats).
4. Vous n'avez plus qu'à signer les heures :
Suivez l'avancement des signatures de vos fiches de présence :
Cliquez sur un contrat.
Vous trouverez le détail des fiches de présence dans le sous onglet : Fiches de présences.
Le statut de signature "Non signée", "En attente", "Signée" sera indiqué pour chaque fiche de présence.
Vous pouvez télécharger, renvoyer ou annuler votre fiche de présence en cliquant sur le menu trois points à droite du statut (si elle n'est pas encore signée).