Uppläggningsuppgifterna om kontraktet fastställs på samma sätt som när strukturerade kontrakt skapas. När kontrakt hämtas är skillnaden den att man i stället för att använda en strukturerad kontraktsmall laddar ner kontraktsdokumentet.
Kontraktet hämtas genom att i den övre navigeringen klicka på ”Nytt kontrakt” och ”Hämta kontrakt”
Uppläggning av kontrakt
Nytt kontrakt skapas stegvis:
Uppläggning av kontrakt
Översikt
Metadata
Ansvariga och användarrättigheter
Kontraktsvärde
Status
Delning
Obligatoriska uppgifter
Alla obligatoriska uppgifter i kontrakt är märkta med asterisk (*) i användargränssnittet. Obligatoriska uppgifter:
Enhet
Kontraktsdokument
Kontraktstyp
Språk
Kontraktets namn
OBS! Dessutom kan kontraktet innehålla ytterligare information och kontraktspunkter som man måste ta ställning till innan kontraktet kan sparas.
Uppläggning av kontrakt
* Enhet:
Klicka på ”Välj enhet/ämbetsverk”. En lista över organisationer öppnas. Välj organisation och klicka på "Lägg till"
Kontraktshelhet:
Klicka på ”Välj kontraktshelhet”
Välj rätt kontraktshelhet på listan eller avgränsa sökningen
Välj kontraktshelhet och klicka på "Lägg till"
Huvudkontrakt:
Klicka på ”Välj huvudkontrakt”
Välj rätt huvudkontrakt på listan och klicka på ”Lägg till”
Anbud
Om du har tillgång till konkurrensutsättningsintegration och kontraktshelheten har anslutits till konkurrensutsättningen kan kontraktet länkas till anbudet
Klicka på ”välj anbud”.
Välj rätt anbud i fönstret som öppnas
* Kontraktsdokument:
Klicka på "Lägg till dokument" varefter fönstret "Nedladdning av filer" öppnas
Välj filer på din dator genom att klicka på ”Välj filer”. När filerna syns i fönstret "Nedladdning av filer" ska du klicka på "stäng" varefter bilagorna fogas till kontraktet
Du kan också dra och släppa filer till nedladdningsfönstret
* Kontraktstyp:
Kontraktet ska anslutas till kontraktstypen.
Om du inte har valt en kontraktshelhet för kontraktet visar listan som öppnas alla kontrakt i systemet
Välj kontraktstyp och klicka på "Lägg till"
Om du har valt en kontraktshelhet för kontraktet kommer kontraktstypen från uppgifterna i kontraktshelheten
* Språk:
Efter valet av kontraktsmall öppnas valet av språk för kontraktet.
Om det endast finns ett språkalternativ (t.ex. finska) är det förvalt
Välj språk för listan om det finns flera alternativ genom att klicka på
Finska
Engelska
Svenska
Gå till följande fas:
Efter att du valt språk aktiveras också de övriga flikarna. Klicka på ”Följande” för att fylla i grunduppgifterna.
Obs! Information som ges i kontraktets initialiseringsfas kan inte ändras efter denna punkt
Klicka på 'Ok' och gå vidare för att fylla i de andra avsnitten i kontraktet
Översikt
* Kontraktets benämning:
Ange ett namn för kontraktet
Kontraktsbeskrivning:
Beskriv kontraktet i fältet
Diarienummer:
I fältet kan du ange kontraktets diarienummer
Avtalsnummer:
Ange ett externt nummer för kontraktet
Avtalets id:
ID kommer från systemet
Leverantörer:
Klicka på "Lägg till avtalspart B - Annan part"
Ange formulärets namn, ID (t.ex. FO-nummer eller personbeteckning) och adressuppgifter
Hämta uppgifterna om leverantör från Användaradministrationens kontaktuppgifter med funktionen ”Hämta från bibliotek”
Beställare:
Eventuell ytterligare information om ämbetsverket som fastställts som kontraktets ägare visas.
Klicka på "Lägg till avtalspart A - Skapare/importör"
Ange formulärets namn, ID (t.ex. FO-nummer eller personbeteckning) och adressuppgifter
Hämta uppgifterna om beställare från Användaradministrationens kontaktuppgifter med funktionen ”Hämta från bibliotek”
Kontroll av uppgifterna om beställaransvar
Funktion på extra beställning med vilken man kan hämta rapporten Tilaajavastuu.fi direkt från leverantörsuppgifterna.
Efter att leverantörsuppgifterna har sparats kan man kontrollera leverantörens uppgifter om beställaransvar i vyn "Bläddra". Ta del av anvisningen här.
Avtalsperiod:
Välj för viss tid eller tills vidare
Komplettera uppgifterna om datum. Datum kan anges direkt i fältet eller väljas i kalendern
Optionsperioder:
Ett önskat antal optionsperioder kan anslutas till kontraktet. Du inför optionsperioder i "Lägg till optionsperiod". Kontraktet kan samtidigt ha en aktiverad optionsperiod
Fastställ optionsperioden genom att ange rätt datum i datumfälten
Datum kan anges direkt i fältet eller väljas i kalendern
Välj vid behov "Optionsperiod aktiverad"
Via knappen till höger (3 med tre streck) kan du radera en optionsperiod eller bifoga ett dokument om optionsperioden
Skapa optionens beslutdokument
*extra funktion
Skapa optionsbeslut fönster öppnas. Fyll i de obligatoriska fälten:
Lägga till sidhuvud
Ehnet (kommer automatiskt)
Kontraktets benämning
Kontraktsbeskrivning
Använd vid behov frasbiblioteket
Beslutsfattare
Beslutsdatum
Beslut
Använd vid behov frasbiblioteket
Motivering av beslutet
Leverantör
Annan information
Signatur
Lägga till Sidfot
"Använd standardvärden" sätter tillbaka de ursprungliga texterna till fälten.
Spara optionens beslutet genom att klicka på "Spara". Optionens beslutet pdf kommer att visas under valet" Optionperiod giltigt".
Skicka underrättelse om optionbeslut
Fyll i ämnet och texten för meddelandet
Välja meddelandets mottagare
Klicka på 'Skicka' för att skicka e-postmeddelandet till de valda mottagarna
Kontraktsbilagor och övriga bilagor:
Du kan foga kontraktsbilagor eller andra kontraktsdokument till kontraktet
Klicka på "Lägg till dokument" varefter fönstret "Nedladdning av filer" öppnas
Välj filer på din dator genom att klicka på ”Välj filer”. När filerna syns i fönstret "Nedladdning av filer" ska du klicka på "spara" varefter bilagorna fogas till kontraktet
Du kan också dra och släppa filer till nedladdningsfönstret
Du kan också lägga till dokument från dokumentbiblioteket genom att klicka på ”Lägg till dokument från biblioteket” och välja bilaga på listan
Via knappen till höger (3 med tre streck) kan du sekretessbelägga eller radera dokument
Länkar:
Du kan lägga till länkar i kontraktet som visas på kontraktets informationssida i anslutningen för Kontraktsanvändare
* Extra funktion
Beskriv länken
Ange adressen (i formen http://...)
Välj "Lägg till länk” för att överföra länken till kontraktet
Ytterligare information:
Fastställ vid behov kontraktet som internt
Avtalsgrupp:
Välj avtalsgrupp i menyn.
Köpeabtal
Försäljningsavtal
Andra
Spara kontraktet och gå vid behov till följande fas:
När du har fyllt i alla obligatoriska uppgifter kan du spara kontraktet. Klicka på ”Spara” varefter du får meddelandet ”Kontraktet har skapats” nere till höger
Du kan också komplettera uppgifterna i kontraktet genom att klicka på ”Följande”
Ansvariga och användare
Förvald ansvarig person är den användare som skapat kontraktet. Om man till ansvarig för kontraktet väljer en användare ska användaren ha rätt att redigera enhetens kontrakt.
Ansvarig för kontrakt:
Klicka på ”Välj ansvarig”.
Välj ansvarig på listan som öppnas eller avgränsa resultaten
Klicka på "Lägg till"
Ersättare för kontraktsansvarig:
Klicka på ” Lägg till ersättare för ansvarig”
Välj ersättare på listan som öppnas eller avgränsa resultaten
Klicka på "Lägg till"
Ersättare kan raderas genom att klicka på det röda krysset
Läsrättigheter:
Läsrättigheterna fastställer kontraktshelhetens synlighet på listor och i sökningar.
Välj alternativ på listan:
Organisationens alla användare
Endast ansvariga
Följande personer
Om du väljer ”Följande personer”, ska du klicka på ”Lägg till användare”, ”Lägg till enhet” eller ”Lägg till användargrupp”
Välj användare, organisationer eller användargrupper på listan som öppnas eller avgränsa resultaten
Klicka på "Lägg till"
Valen kan raderas genom att klicka på det röda krysset
Redigeringsrättigheter:
Redigeringsrättigheterna är förvalda för kontraktet
Du kan lägga till redigeringsrättigheter för användare, enheter eller användargrupper
Spara ändringarna eller gå till nästa fas:
Klicka på ”Spara” varefter du får meddelandet ”Ändringarna har sparats” nere till höger
Du kan också komplettera uppgifterna i kontraktet genom att klicka på ”Följande”
Metadata
Användaren kan välja ytterligare information för kontraktet. All ytterligare information om organisationen och ämbetsverket kan väljas. Om användarnamnet hör till flera ämbetsverk fastställs valbar ytterligare information enligt det ämbetsverk som är kontraktets ägare. Ytterligare information kan redigeras, om åtgärden inte har spärrats i inställningarna.
Välj "Lägg till metadata”
Välj ytterligare information (metadata) på listan
Du kan söka ytterligare information (metadata) genom att avgränsa fältets informationstyp eller med sökord
Klicka på "Lägg till"
Ytterligare information (metadata) kan raderas genom att klicka på det röda krysset
Redigera metadata:
Det förvalda innehållet i ytterligare information kan redigeras, om åtgärden inte har spärrats i inställningarna. Du kan skapa fraser i ytterligare information med flera rader via frasbiblioteket eller spara fraser i frasbiblioteket. Ytterligare information kan även sekretessbeläggas (på samma sätt som bilagor).
Spara ändringarna eller gå till nästa fas:
Klicka på ”Spara” varefter du får meddelandet ”Ändringarna har sparats” nere till höger
Du kan också komplettera uppgifterna i kontraktet genom att klicka på ”Följande”
Kontraktsvärde
Estimerat totalt värde:
Du kan ange totalt värde och valuta för kontraktet
Ange den totala summan för kontraktets uppskattade värde
Välj valuta
Gradering av värdet:
Kontraktets värde kan graderas för år genom att aktivera gradering, välja år och ange det estimerade och realiserade värdet. Du kan redigera och inaktivera graderingen.
Värdet kan graderas manuellt eller automatiskt
Klicka på ”Lägg till gradering” och definiera de uppgifter som behövs
Automatisk gradering:
Om kontraktet inte hör till en kontraktshelhet med fastställt värde, kan det inmatade värdet på kontraktet graderas automatiskt. Graderingen indelar det totala värdet för åren i kontraktsperioden (eller för fyra år från kontraktets startdatum om kontraktet gäller tills vidare)
Välj ”Automatisk gradering”
Systemet frågar om du vill aktivera automatisk gradering, klicka på ”OK”, varefter gradering aktiveras i fältet
Spara ändringarna eller gå till nästa fas:
Klicka på ”Spara” varefter du får meddelandet ”Ändringarna har sparats” nere till höger
Du kan också komplettera uppgifterna i kontraktet genom att klicka på ”Följande”
Händelser
Milstolpar kan väljas från biblioteket eller skapas. Milstolpar kommer att ärvas till kontraktet som standard.
Skapa först grundläggande information för milstolpe, varefter du kan definiera uppgifter för den. Du kan antingen skapa en ny uppdragslista eller importera en befintlig med funktionen 'Lägg till från biblioteket'.
OBS! Om du har fastställt uppföljningsobjekt för kontraktshelheten är de förvalda i kontraktet.
Skapa ny milstolpe:
Skapa först grunduppgifter om milstolpe, varefter du kan fastställa uppdragslistor för objektet.
Grunduppgifter
Namn*:
Ange namn för milstolpe
Fördallodag
Påminnelser
Beskrivning*
Beskriv uppföljningsobjektet
Forcera på kontrakt:
Forcera uppföljningsobjekt på alla kontrakt enligt kontraktstypen
Uppdragslista
Klicka på "Lägg till"
Ange namn, beskrivning, förfallodag, påminnelser och ansvarigapersoner för uppdragslistan.
Spara ändringarna eller gå till nästa fas:
Klicka på ”Spara” varefter du får meddelandet ”Kontraktshelheten har sparats” nere till höger
Du kan också komplettera uppgifterna i kontraktet genom att klicka på ”Följande”
Status och underskrift
Klicka på ”Ändra kontraktsstatus” och välj ”Giltigt”
Överföring av kontrakt till annan status än giltigt:
När du ändrat status till ”Giltigt” kan den vid behov ändras till ”Utkast, Hävts, Uppsagts och Upphört”
Ändring av status öppnar automatiskt vyn för sändning av meddelande om statusbyte, om systemet påpekar ”Är du säker? Du kan inte redigera ett kontrakt när det har status giltig.”
Byt status och skicka förvalt meddelande
Systemet sparar bytet av status och skickar meddelandet till mottagaren
Redigera meddelandet
Ange ämne, text och mottagare för meddelandet
Med funktionerna Byt status och skicka meddelande sparar du bytet av status och skickar meddelandet om statusbyte
Ångra
Om du inte vill skicka meddelandet kan du lämna vyn genom att klicka på ”Ångra”
Publicera kontrakt:
Du kan publicera kontrakt på Cloudia Skrivbord
* Extra funktion Kontraktsanvändares anslutning
Sekretess:
Ange vid behov att kontraktet är sekretessbelagt. Avtalssekretessen sekretessbelägger alla avatalspunkter och avtalsdokumentet. OBS! Bilagor ska sekretessbeläggas separat.
Välj ”Sekretessbelagt”
Skriv sekretessgrunder eller lägg till från frasbiblioteket
Klicka på ”Bekräfta”
Undertecknare:
Klicka på ”Lägg till undertecknare”
Ange namn och titel samt välj part i rullgardinsmenyn
Uppgiften om part kommer till rullgardinsmenyn från fliken "Grunduppgifter"
Ange eller välj datum i kalendern
Funktioner:
Du kan ladda kontraktet som PDF-fil. Klicka på ”Ladda kontrakt som PDF”
Kontraktet laddas ner på datorn
Packa kontraktsfilerna för laddning
Ladda ner zip-fil som innehåller alla kontraktsdokument
Ersätt kontrakt
Byt ut det ursprungliga nedladdade kontraktsdokumentet mot ett annat dokument på din dator
Redigera kontrakt
Du kan redigera kontraktet inom vissa begränsningar. Kontraktets status (giltigt, utkast, hävt, avbrutet och upphört) påverkar vilka redigeringsåtgärder som är tillåtna. Även användarens rätt att göra ändringar (uppgiften om ansvarig för kontraktsärendet) och rättigheterna på organisationsnivån påverkar redigeringsrättigheterna.