Önskat antal kontraktshelheter/kontrakt och grunduppgifter om dem i Excel.
1) Fyll i Excel och ladda i systemet
2) Lägg till kontraktsdokument
Kontraktsdokument*
Kontraktsbilagor
Övriga bilagor
3) Hämtar kontrakt
OBS! Om din organisations kontraktshanteringssystem inte har verktyg för massimport eller om dina användarrättigheter inte ger dig rätt att importera kontrakt visas detta val inte.
Du kan massimportera kontrakt genom att i den övre navigeringen klicka på ”Nytt kontrakt” och ”Importera kontrakt (filimport)”
Uppgifter i massimportmallen
I Excel kan följande uppgifter fyllas i (kolumnerna A-R):
Kontraktshelhetens nummer
Numret ska motsvara numret på den etablerade kontraktshelheten
Kontraktstyp*
Kontraktstypen ska motsvara kontraktstyper i systemet. Namnet på typen ska anges i Excel i samma form som typen som etablerats i systemet
Kontraktsnamn*
Kontraktsnummer
Diarienummer
Beskrivning av kontrakt
Beställarens namn
Beställarens ID
Beställarens adress
Leverantörens namn
Leverantörens ID
Leverantörens adress
Kontraktsperiodens startdag
Kontraktsperiodens slutdatum
Optionsperiodens startdatum
Optionsperiodens slutdatum
Kontraktsstatus
Kontraktsgrupp
Internt kontrakt
Publicera på skrivbordet
Kontraktsvärde
Ytterligare information (metadata) (kolumn S ->)
I kolumn S och framåt kan du lägga till tilläggsuppgifter (metadata) genom att på rubrikraden (första raden) ange tilläggsuppgiftens namn och på raderna värde/värden.
De importerade tilläggsuppgifterna ska motsvara färdiga metadata i kontraktspostbiblioteket
Tilläggsuppgifter som fogas till kontrakt via Excel ska anges i samma form som metadata som etablerats i systemet
Ladda ner massimportmall
Välj massimportmall
Du kan välja för versionerna xls Office 97–2003 eller nyare .xlsx Office
Klicka på nedladdningsikonen för att ladda ner Excel-filen på datorn
Ladda ner importfil
Komplettera uppgifterna och ladda ner Excel genom att klicka på ”Ladda ner importfil”
Välj filer på din dator genom att klicka
När filerna syns i fönstret "Ladda ner filer" ska du klicka på "Stäng"
Du kan också dra och släppa filer till nedladdningsfönstret
Kontrakt som importeras
Slutför importen av kontrakt genom att bifoga kontraktsdokument. Du kan redigera rader genom att klicka på dem
Lägg till kontraktsbilagor
Kontraktsdokument*
Kontraktsbilagor
Övriga bilagor
Klicka på ”Hämta kontrakt”, varefter kontraktet bildas automatiskt
OBS! Importen av det egentliga kontraktet och de anslutna uppgifterna sker automatiskt när kontraktsdokumentet laddas ner. Efter nedladdningen ska redigeringen ske kontraktsspecifikt enligt systemets normala kontraktsredigeringsprocess.
Om uppgifterna i massimportmallen är felaktiga
Om en fil innehåller uppgifter som inte överensstämmer med uppgifterna i systemet (t.ex. fel typ av kontrakt) misslyckas massimporten
Importfelen kan laddas ner som Excel-fil genom att klicka på ”Ladda ner som Excel-fil”. Filen laddas ner på datorn
Därefter kan korrigeringar göras i Excel och laddas ner på nytt som importfil
Att observera efter massimport av kontrakt
Importerade kontrakt redigeras kontraktsspecifikt via systemet.
Den enhet som äger kontrakten blir automatiskt enhetsuppgiften för den användare som utfört importen (som loggat in)
Den som utfört importen blir automatiskt kontraktsansvarig
Läsrättigheterna till de importerade kontrakten hör till ”organisationens alla användare”
Den enhet som importerat kontrakten och dess kontraktsansvariga har automatiskt rätt att redigera de importerade kontrakten, och då ”rättigheterna ärvs” är förkryssat
Tilläggsuppgifterna som ärvts typ- och kontraktshelhetsspecifikt i kontraktshanteringen överförs och forceras automatiskt till de importerade kontrakten. Även alla tilläggsuppgifter kontrakten ärvt överförs automatiskt till de importerade kontrakten
Kontrakten publiceras inte automatiskt i Dashboard vid import