* på separat beställning
Med hjälp av funktionen kan uppgifter som sparats i systemet indelas i tre kategorier:
Innehåller offentliga personuppgifter
Dessa uppgifter innehåller personuppgifter men kan granskas av alla som har rätt att läsa detta avtal
Innehåller sekretessbelagda personuppgifter
Dessa uppgifter innehåller personuppgifter och visas endast för dem som ansvarar för avtalet
Innehåller personbeteckning
Fältet innehåller en persons personbeteckning och visas endast för dem som ansvarar för avtalet.
Ange uppgifter som sekretessbelagda
När uppgifter i avtalet anges som sekretessbelagda öppnas en meny med följande alternativ:
Innehåller offentliga personuppgifter
Andra uppgifter behöver inte fyllas i
Innehåller sekretessbelagda personuppgifter
Lägg till sekretessgrund genom att ange den i rutan eller välja den i frasbiblioteket
Innehåller personbeteckning
Sekretessgrunden får automatiskt en paragraf från personuppgiftslagen enligt vilken uppgiften ska sekretessbeläggas. Grunden kan redigeras.
Normal sekretessfunktion. Uppgiften innehåller inte personuppgifter men ska sekretessbeläggas av andra orsaker.
Bland alternativen kan man välja ett eller alla. Sekretessgrunden anges dock endast en gång.
Normal sekretessbelagd kan också göras på sidan 'Status'. Sekretessgrunder är obligatorisk information.
Sekretessbelagda uppgifter
Följande uppgifter kan anges innehålla personuppgifter:
Avtalsnamn
OBS! Man kan ange att avtalets namn endast innehåller offentliga personuppgifter. Avtalets namn kan inte innehålla sekretessbelagda uppgifter
Beskrivning av avtal
Märk som sekretessbelagt genom att klicka på låsikonen
Avtalsparter; leverantör och beställare
Välj "Personuppgiftsinställningar” med knappen med tre streck
Bilagor
Välj "Sekretessbelagd” med knappen med tre streck
Personuppgifter i bilagor kan anges i fältet "Personuppgifter i bilaga" under sekretessgrunden så att bilagan inte behöver öppnas för att ta reda på dess personuppgifter
Metadata
Ange som sekretessbelagd i "Sekretessbelagd"
Kontraktspunkter
Välj i rullgardinsmenyn "Sekretessbelagd"
Sekretessbelagda punkter har märkts med lås
Ett halvstängt lås innebär att beskrivningen av avtalet innehåller offentliga personuppgifter
Ett stängt lås innebär att beskrivningen av avtalet innehåller sekretessbelagda uppgifter
Bläddra i avtalsuppgifter
För personer som inte har rätt att se personuppgifter visas ett lås vid sekretessbelagda punkter och sekretessgrund.
I PDF-dokument anges sekretessgrunden:
Sökning av personuppgifter och rapportering
Systemets administratör kan hämta personuppgifter med en separat funktion för rapportering. Detta sker i menyn för sökning av avtal under "Sök personuppgifter". I denna sökvy visas en lista över alla personuppgifter i systemet.
På listan visas uppgifter under följande kategorier:
Typ:
Avtalspunkt där personuppgiften finns (t.ex. bilaga, leverantör, metadata, avtalspunkt)
Namn/rubrik:
Namn på avsnitt där personuppgifter finns (t.ex. avtalspunktens namn)
Avtalsnamn
Det aktuella avtalets namn
Avtalsnummer
Det aktuella avtalets nummer
Personuppgifter
Personuppgifter i den aktuella punkten
Sökfunktionen kan användas för mer exakta uppgifter.
Av sökresultatet kan man skapa en Excel-rapport genom att klicka på "Skapa rapport".