HUOM! Sopimuksen tulee olla voimassa oleva, jotta reklamaatio on mahdollista luoda
Reklamaatio voidaan luoda:
Reklamaatioehdotuksen pohjalta
Sopimuksen pohjalta
Sopimushaun valikosta "luo reklamaatio"
Sopimukselta "reklamaatiot"-osiosta "lisää"
Luo reklamaatio reklamaatioehdotuksen pohjalta
Luodut reklamaatio ehdotukset löytyvät osiosta haku - reklamaatio - reklamaatioehdotukset
Valitse katsele, josta avautuu reklamaatioehdotuksen tarkemmat tiedot
Ehdotuksen hylkääminen
Valitse "hylkää"
Ehdotuksen hyväksyntä
Valitse reklamoitava osapuoli
Mahdollinen käytettävä reklamaatiopohja
Pääkäyttäjä voi luoda reklamaatiopohjia "asetukset"-valikossa
Valitse "hyväksy"
Järjestelmä ohjaa reklamaation muokkausnäkymään
Reklaamation luonti
Reklaamatio voidaan luoda "sopimushaun" kautta
Reklamaatio on myös mahdollista luoda sopimuksen katselutilan "reklamaatiot-osiosta"
Reklamaation luonti
Reklamaation perustaminen -välilehdellä voi valita reklamaatiopohjan, jota käytetään pohjana.
Reklamaatio koostuu neljästä osiosta
1. Perustiedot
Reklaamation sopimus
Sopimus, jonka pohjalta reklamaatio tehdään (tulee automaattisesti)
Reklamaation sopimuksen tyyppi
Sopimuksella valittu sopimustyyppi (tulee automaattisesti sopimuksen pohjalta)
Nimi *
Syötä reklamaatiota kuvaava nimi
Reklamaation päivämäärä
Valitse kalenterista päivämäärä reklamaatiolle
Reklamaation tyyppi kts. ohje vasen navigaatio "reklamaatiotyypit"
Valitse mahdollinen reklamaatiotyyppi
Reklamoitava osapuoli *
Valitse alasvetovalikosta reklamaation osapuoli
Reklamaation ulkoiset osanottajat
Lisää reklamaation osapuolen tiedot:
Nimi *
Sähköposti *
Puhelinnumero
Reklamaation sisäiset osanottajat
Sopimuksen vastuuhenkilö tulee automaattisesti
Lisää mahdolliset muut sisäiset vastaanottajat
Reklamaation liitteet
Lisää haluttu liite
Lisää sopimuksen liitteitä reklamaation liitteeksi
2. Reklamaation osat
Lisää reklamaation sisältö + painikkeesta "lisää", jolloin voit luoda itse reklamaatioon otsikoita ja tekstikenttiä (Vasemman puolen laatikkoon tulee osan otsikko ja oikealla syötetään teksti otsikon alle)
Lisää mahdollisia sopimuskohtia sopimukselta
Muokkaa järjestystä välilehdellä on mahdollista muokata osien järjestystä
Huom! jos reklamaation luonnissa on käytetty reklamaatiopohjaa niin sisältöä ei välttämättä ole mahdollista muokata kts. ohje reklamaatiopohjat
3. Tila
Tila
Vaihtuu reklamaation tilan mukaisesti
Reklamaatiodokumentti
Voit katsoa reklamaation pdf-dokumentin
Valitse liitetäänkö reklamaatiolle
Kansilehti
Sisällysluettelo
Valitse lähetetäänkö reklamaatio *
Ulkoisille vastaanottajille (jotka on syötetty perustiedot osiossa)
Sisäisille vastaanottajille (jotka on syötetty perustiedot osiossa)
Aseta reklamaation tarkastuksen päivämäärä
Aloita tarkastusvaihe (lähettää reklamaation kommentointipyynnön s.postitse vastaanottajille)
KUVA: Kun vastaanottajat sekä päivämäärä on valittu, tulee "aloita tarkastusvaihe" aktiiviseksi. Tarkastusvaiheessa reklamaation tila muuttuu "tarkastuksessa" ja järjestelmä lähettää reklamaation kommentointipyynnön kaikille vastaanottajille.
Reklamaation kommentointi
Reklamaation kommentointipyyntö tulee vastaanottajille järjestelmästä s.postitse. Pyynnön liitteenä on automaattisesti reklamaatio pdf-muodossa
Aloita kommentointi
Syötä s.postiosoite, jolloin järjestelmä ohjaa käyttäjän reklamaation kommentointiin
KUVA: Syötä haluttu kommentti "lisää kommentti-kuvakkeesta". Kun reklamaatiota on kommentoitu menee reklamaation kaikille osapuolille viesti kommentista, tämä mahdollistaa reaaliaikaisen keskustelun reklamaation osalta.
Kommentoinnin määräajan päättymisen jälkeen "tee päätös"
KUVA: Lisää päätöspäivämäärä sekä mahdollinen sisältö sekä liitteet. Lisää päätöksen vastaanottajat ja "hylkää taikka hyväksy reklaamatio", reklaamation hyväksynnästä lähtee s.posti osanottajille.
KUVA: Viesti, joka lähtee vastaanottajille järjestelmästä.
4. Historiatiedot
Reklamaation vaiheet tallentuvat järjestelmän osioon historiatiedot
Reklamaatiota voidaan tarkastella jälkikäteen sopimuksen osiosta reklamaatiot sekä haku - reklamaatiot osiosta
KUVA: Hakutulos-näkymästä voidaan myös luoda raportti zip-muotoon, joka sisältää kaikkien reklamaatioiden pdf-dokumentit sekä excel-listauksen kaikista reklamaatioista.