Sopimuksen katselu näkymässä sopimuksesta pääsee tekemään reklamaatioehdotuksia tai reklamaatiota silloin kun se on voimassa oleva -tilassa.
Luo reklamaatio
Valitse sopimuslistauksesta sopimus, johon reklamaatio/reklamaatioehdotus halutaan tehdä ja klikkaa rivin päässä olevaa ikonia (kolme poikkiviivaa) ja valitse avautuvasta listauksesta ”Luo reklamaatio”.
Avautuvalle lomakkeelle syötetään reklamaatioehdotuksen tiedot:
Perustiedot
Reklamaation kohde
Vastuuhenkilöt ja käyttäjät
Vastuuhenkilöt välilehdeltä käyttäjä näkee sopimuksen vastuuhenkilön tiedot, joka käsittelee ehdotuksen. Reklamaatioehdotus lähetetään vastuuhenkilölle tallentamalla ehdotus
Sopimusvastuuhenkilö voi suoraan luoda aktiivisen reklamaation omiin sopimuksiinsa
Perustiedot
Perustieto -näkymään listautuu sopimukselta suoraan:
Reklamaation sopimuskokonaisuus
Reklamaation sopimus
Reklamaation sopimuksen tyyppi
Reklamaation nimi* :
Syötä reklamaatiolle nimi
Reklamaatiotyypit :
Pääkäyttäjien määrittelemät luokittelut reklamaatiolle
Tarvittaessa klikkaa ”Valitse” painiketta ja valitse avautuvasta listauksesta oikea tyyppi
Siirry ”Seuraava” –painikkeella tai reklamaationavigaatiosta täyttämään reklamaation kohdetta.
Reklamaation kohde
Syötä kenttiin reklamaation/reklamaatioehdotuksen kohdetiedot:
Reklamaation kohde*:
Syötä reklamaation kohteen tiedot
Reklamaation syy* :
Syötä reklamaation syy
Reklamaation perustelu* :
Syötä reklamaation perustelu
Reklamaation lähde (henkilö) :
Syötä henkilön tiedot
Reklamaation lähde (organisaatio) :
Syötä organisaation tiedot.
Reklamaation lähde (email) :
Syötä reklamaation lähteen sähköpostitiedot
Reklamaation liitteet:
Voit liittää reklamaatioon/reklamaatioehdotukseen liitteitä klikkaamalla ”Lisää”
Dokumentin voi myös lisätä dokumenttikirjastosta, klikkaamalla ”Lisää kirjastosta” ja valitsemalla liite listauksesta
Reklamaation tila*
Valitse valintalistasta haluttu tila reklamaatiolle. Vain sopimuksen vastuuhenkilö (ja pääkäyttäjät) voi vaihtaa tilaksi reklaamaation
Keskeneräinen reklamaatioehdotus (tekeillä oleva ehdotus)
Aktiivinen reklamaatioehdotus (vastuuhenkilölle lähetetty ehdotus)
Hylätty reklamaatioehdotus (vastuuhenkilön käsittelemä ehdotus joka on hylätty)
Keskeneräinen reklamaatio (tekeillä oleva reklamaatio)
Aktiivinen reklamaatio (käsitelty reklamaation)
Käsitelty reklamaatio (reklamaatio käsitelty)
Kun reklamaation kohdetiedot ja tila on syötetty, paina ”Tallenna”
Vastuuhenkilöt ja käyttäjät
Reklamaatioehdotuksen/reklamaation vastuuhenkilöt ja käyttäjät välilehdeltä löytyy reklamaation vastuuhenkilöiden tiedot. Sopimuksen vastuuhenkilö tai pääkäyttäjä voi halutessaan vaihtaa, muuttaa tai lisätä reklamaatiolle vastuuhenkilöitä.
Oikeusmäärittelyllä voidaan rajata reklamaation lukuoikeuksia
Reklamaation vastuuhenkilö:
Klikkaa ”Valitse vastuuhenkilö”
Valitse vastuuhenkilö avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia
Klikkaa ”Lisää”
Sopimuksen vastuuhenkilön varahenkilöt:
Klikkaa ” Lisää vastuuhenkilön varahenkilö”
Valitse varahenkilöt avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia.
Klikkaa ”Lisää”.
Varahenkilöt voidaan poistaa punaisesta raksista.
Oikeudet:
Kaikki organisaation alaiset käyttäjät
Vastuuhenkilöt
Seuraavat käyttäjät
Klikkaa ”Lisää käyttäjät”, ”Lisää yksikkö” tai ”Lisää käyttäjäryhmä”
Valitse käyttäjät, organisaatiot tai käyttäjäryhmät avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia
Klikkaa ”Lisää"
Tallenna tehdyt muutokset ”Tallenna”-painikkeella, jonka jälkeen reklamaatiolle avautuu kolme uutta välilehteä: Kommentit, käsittely ja päätös sekä Historiatiedot.
Lisää uusi kommenttikierros
Kommenttikierrokselle lisätään
Tila
Alkamispäivämäärä
Päättymispäivämäärä
Määräaika
Lisää kommenttikierrokselle määräaika
Vastaanottajat
Lisää sisäinen vastaanottaja
Vastaanottajan osoite valitaan listalta
Lisää ulkoinen vastaanottaja
Lisää ulkoisen vastaanottajan sähköpostiosoite
Kun pakolliset tiedot ovat täytetty, voi kommenttikierroksen käynnistää
Tallennuksen jälkeen 'Aloita kommenttikierros' painike aktivoituu
Klikkaa painiketta lähettääksesi kutsun kommentoimaan
Jos haluat käynnistää kommenttikierroksen myöhemmin valitse 'Sulje'
Vastaanottajat saavat sähköpostilla pyynnön kommentointiin
Sisäisen käyttäjän kommentointi
Sisäinen käyttäjä klikkaa 'Aloita kommentointi' avatakseen Cloudia Sopimuksen kirjautumisikkunan (jos ikkuna ei ole valmiiksi avoinna)
Kirjautumisen jälkeen kommentointi-ikkuna avautuu
Ulkoisen käyttäjän kommentointi
Ulkoinen käyttäjä klikkaa 'Aloita kommentointi' avatakseen kommentointinäkymän (ulkoisen käyttäjän ei tarvitse kirjautua sisään)
Kommentit
Kommentit -osiossa voidaan aloittaa uusi kommentointikierros liittyen reklamaatioon. Katso ohjeet artikkelista kommentointikierros.
Kommentointinäkymään tulee
Määräaika
Kommentin pyytäjä
Reklamaation sopimus
Reklamaation nimi
Reklamaation kohde
Reklamaation syy
Reklamaation perustelu
Reklamaation lähde (henkilö)
Reklamaation lähde (organisaatio)
Reklamaation lähde (email)
Reklamaation liitteet
Kommentit:
Näkymään listautuu kaikkien kommentoijien kommentit
Lisää uusi kommentti ja liitteet:
Syötä reklamaatiolle kommentti ja tarvittaessa liitteet
"Lisää uusi kommentti"
Käsittely ja päätös
Käsittely ja päätös -välilehdelle voidaan lisätä käsittelyä ja päätöksiin liittyviä liitteitä sekä kirjoittaa tekstiä reklamaation käsittelyyn liittyen:
Historiatiedot
Historiatiedot -välilehdelle listautuvat kyseisen reklamaation/reklamaatioehdotuksen viesti- ja tilahistoria.