Käyttöoikeudet, käyttöoikeustasot sekä käyttöoikeustasojen muokkaus
*ADMIN-käyttäjien toiminnallisuus
Käyttöoikeudet toiminto näkyy niille käyttäjille, joiden käyttäjätunnus on ADMIN-tasoinen. Valikosta voidaan tarkastella organisaation käyttäjälisenssejä, perustaa uusi käyttäjälisenssi sekä muokata tai poistaa olemassa olevaa käyttäjälisenssiä.
Toiminnolla hallitaan
Hankintayksikön käyttäjiä
Pienhankintakäyttäjiä
Ulkopuolisia käyttäjiä
Ulkopuolisia käyttäjiä voidaan lisätä excel-tuonnilla
Uuden käyttäjälisenssin perustaminen
Uuden käyttäjälisenssin perustaminen vaatii ensin henkilön perustamisen hankintayksikköön. Uuden henkilön voi perustaa joko yhteystietorekisterissä tai samalla uutta tunnusta perustettaessa.
Huom! Viranomaistietojen haku vaatii käyttäjän tietoihin puhelinnumeron. Puhelinnumero voidaan lisätä yhteystietorekisterissä, joten uusi käyttäjä kannattaa lisätä ensin yhteystietorekisteriin.
Uuden käyttäjätunnuksen perustaminen aloitetaan toiminnolla "Uusi käyttäjätunnus"
Täytä tunnuksen tiedot:
Tunnus
sähköpostiosoite
Huom! Jos järjestelmä herjaa, että tunnus on käytössä (esim. konsulteilla voi olla sähköpostiosoite jo toisen hankintayksikön järjestelmässä) niin tähän tulisi keksiä jokin sähköpostiosoite. Sähköpostiosoite on vain "avain" jolla hän kirjautuu oikeaan ympäristöön eli tunnuksen ei tarvitse olla toimiva s.postiosoite)
Tunnuksen nimi
käyttäjän nimi käyttäjälistauksessa
Salasana
tulee sisältää 8 merkkiä (salasanassa on oltava pieni kirjain, iso kirjain, numero sekä erikoismerkki)
Tunnuksen kuvaus (vapaaehtoinen)
Käyttöoikeustaso (katso tarkemmin alta tasojen määrittelyt)
ADMIN
Admin -käyttäjällä on automaattisesti kaikki käyttöoikeustasot päällä
Normaali
Määrittele käyttöoikeustasot yksitellen
Rajoitettu
Määrittele käyttöoikeustasot yksitellen
Tunnuksen yritys
Oletuksena kohtaan tulee hankintaorganisaation tiedot
Tunnuksen henkilö
Valittavaksi tulee ne henkilöt, jotka on perustettu organisaation yhteystietorekisteriin ja joilla ei ole vielä käyttäjälisenssiä
Valitse tunnuksen henkilö alasvetovalikosta
Vaihtoehtoisesti voit syöttää tunnuksen henkilön tiedot klikkaamalla "Lisää uusi henkilö"
Syötä henkilön tiedot
Huom! Viranomaistietojen haku vaatii käyttäjän tietoihin puhelinnumeron. Puhelinnumero voidaan lisätä yhteystietorekisterissä, joten uusi käyttäjä kannattaa lisätä ensin yhteystietorekisteriin.
Voimassa aikavälillä (vapaaehtoinen)
Määrittele voimassaoloaika tarvittaessa
Tila
Tunnus voidaan määritellä aktiiviseksi tai passiiviseksi
Klikkaa "Tallenna", tunnus tallentuu ja on käyttövalmis
Huom! Järjestelmä ei lähetä käyttäjätunnuksia uudelle käyttäjälle, joten toimitathan hänelle uuden käyttäjätunnuksen sekä salasanan.
Rajoitetun käyttäjätunnuksen perustaminen
Rajoitetun käyttäjätunnuksen voi rajoittaa koskemaan vaan tiettyä tarjouspyyntöä. Käyttäjätunnukselle voidaan määritellä käyttäoikeustasoja, jonka mukaisesti käyttäjä voi järjestelmässä toimia.
Perustetaan ensin käyttäjätunnus edellä mainitun ohjeen mukaisesti, valitaan käyttöoikeustasoksi Rajoitettu.
Huom! Jos järjestelmä herjaa, että tunnus on käytössä (esim. konsulteilla voi olla sähköpostiosoite jo toisen hankintayksikön järjestelmässä) niin tähän tulisi keksiä jokin sähköpostiosoite. Sähköpostiosoite on vain "avain" jolla hän kirjautuu oikeaan ympäristöön eli tunnuksen ei tarvitse olla toimiva s.postiosoite)
Tunnuksen tallentamisen jälkeen pääsee lisäämään rajoitetulle tunnuksella oikeuksia tarjouspyyntöihin toiminnolla "Lisää tarjouspyyntöjä"
Tarjouspyynnön hakuikkunassa voidaan hakea jo aiemmin perustettuja tarjouspyyntöjä ja lisätä rajoitetulle käyttäjätunnukselle oikeuksia kyseisiin tarjouspyyntöihin.
Huom! Jos on tarkoitus, että esim. konsultti tekee hankintayksikön ympäristössä tarjouspyyntöä, tulee tarjouspyyntö luoda ennenkuin sille voidaan rajata käyttäoikeus
Käyttöoikeustasot
ADMIN-käyttäjä
ADMIN-käyttäjälle ei tarvitse määritellä käyttöoikeustasoja, ne tulevat hänelle automaattisesti (jolloin käyttöoikeustasot valikkoa ei näy)
Käyttöoikeustasojen lisäksi ADMIN-käyttäjä voi hallinnoida:
käyttöoikeuksia (lisätä, muokata, poistaa uusia käyttäjiä)
kriteerikirjastoa
esitallennustekstejä
päätösten mallipohjia
dokumentteja
tiedotteita
pyhäpäiviä
tarjouspalvelun tekstejä
Käyttöoikeustasot, jotka voidaan määritellä normaalille sekä rajoitetulle käyttäjätunnukselle
Kilpailutuksen omistaja
Voi luoda uuden ilmoituksen, luoda sen sekä julkaista tarjouspyyntö
Ilmoituksen hallinta sen koko elinkaaren aikana (muokkaus, keskeytys jne)
Mahdollisuus tallentaa, luoda sekä jakaa mallipohjia
Mahdollisuus arkistoida ilmoitus sekä palauttaa ilmoitus arkistosta takaisin käsittelyyn
Tarjouspyynnön valmistelija
Voi tehdä tarjouspyyntöä
Toimittajien kysymyksiin vastaaminen
Voi vastata Tarjouspalvelussa tarjoajien esittämiin kysymyksiin kysymysten hallinnan kautta
Tarjouksen avaaja
Kun määräaika on päättynyt voi tehdä avauspöytäkirjan
Tarjouksen arvioija
Voi tehdä vertailuprosessin, sekä lähettää täsmennyksiä
Hankintapäätöksen valmistelija
Voi valmistella päätöksen ja tallentaa sen. Tämän tason käyttöoikeus ei riitä sähköisen allekirjoitusprosessin aloitukseen päätöksen osalta taikka tekemään tiedoksiantoa.
Hankintapäätöksen tekijä
Käyttäjä voi tehdä päätöksen loppuun, sekä lähettää tiedoksiannon.
Hankintasopimuksen valmistelija
Liittyy vanhaan sopimushallintaan eli tämän käyttäjän on mahdollista valmistella hankintasopimus vanhassa sopimushallinnassa. (Jos hankintayksiköllä on käytössä Cloudia Sopimus, tulee sinne olla omat käyttäjätunnukset)
Normaalille käyttäjälle voidaan myös antaa käyttöoikeuksia työkaluihin
Käyttöoikeudet
Mahdollisuus luoda käyttäjätunnuksia
Listaeditori
Mahdollisuus hallinnoida esitallennustekstejä
Tunnusrekisteri
Mahdollisuus hallinnoida tunnusrekisteriä
Yhteystietorekisteri
Mahdollisuus hallinnoida yhteystietorekisteriä
Tiedotteet
Mahdollisuus luoda tiedotteiteita
Käyttäjätunnuksen muokkaaminen / poistaminen
Käyttäjätunnuksen muokkaaminen ja poistaminen tapahtuu käyttöoikeuksien selausnäkymässä toimintopainikkeen Muokkaa/Poista -toiminnoilla
