Käyttäjien hallinnassa luodaan organisaation rakenne ja sen hierarkia sekä käyttäjätunnukset.
Käyttäjän salasanan vaihtaminen
Käyttäjän salasana päästään vaihtamaan valitsemalla listalta haluttu käyttäjä ja painamalla "Muokkaa" -ikonia.
"Käyttäjän muokkaus" -ikkunassa valitse "Vaihda salasana"
Syötä "Salasana" -kenttään haluttu salasana
Syötä salasana uudelleen "Salasana uudelleen" -kenttää
Yksilöi kunkin käyttäjän tiedot ja roolit
Käyttäjähallintaan voidaan perustaa käyttäjiä manuaalisesti tai jos käytössä on AD-integraatio, käyttäjät voidaan perustaa myös automatisoidusti.
Kullekin käyttäjälle määritellään käyttäjän yksilöivä nimi, käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeus voidaan määritellä myös määräaikaiseksi. Käyttöoikeus voidaan asettaa väliaikaisesti ei-aktiiviseksi, esimerkiksi käyttäjän pidemmän poissaolon ajaksi.
Uuden tunnuksen luonti
”Käyttäjien hallinta” -välilehdellä avautuu organisaation käyttäjien listaus. Uuden käyttäjätunnuksen pääsee lisäämään klikkaamalla oikeasta yläreunasta "Toiminnot" valikkoa ja sieltä "Luo käyttäjä".
Käyttäjiä voi myös tuoda järjestelmään massana. Klikkaa tällöin Toiminnot valikon alta "Tuo käyttäjä", lataa itsellesi excel-pohja, täytä pohjaan vaaditut tiedot, ja tämän jälkeen tuo tiedosto.
KUVA: Klikkaa Toiminnot valikkoa jotta pääset luomaan uuden käyttäjän.
Uuden käyttäjän luonti tapahtuu määrittelemällä tunnuksen tiedot "Perustiedot" -välilehdellä sekä eri sovellusten käyttöoikeudet "Käyttäjän roolit" -välilehdellä.
Tunnuksen perustiedot
Yksikkö:
Valitse mihin yksikköön käyttäjä perustetaan. Mikäli organisaatiossanne ei ole käytössä hierarkiarakennetta, on valittavana vain päätason yksikkö.
Nimi:
Syötä tunnuksen etu- ja sukunimi
Näistä muodostuu näyttönimi
Käyttäjätunnus:
Syötä käyttäjätunnus (sähköpostiosoite)
Titteli:
Syötä tarvittaessa
Puhelinnumero:
Syötä käyttäjän puhelinnumero
Kieli:
Voit asettaa käyttäjälle käyttäjäkohtaisen oletuskielen. Cloudia avautuu käyttäjälle kirjautumisen jälkeen aina tällä kielellä.
Aktiivinen:
Jos tunnus on aktiivinen, valitse "aktiivinen"
Kirjautumisjärjestelmä:
Cloudia
Valitaan mikäli käytössä ei ole AD-kirjautumista.
Tarkoittaa, että käyttäjä kirjautuu normaalisti Cloudian login-sivun kautta käyttäjätunnuksella sekä salasanalla järjestelmään.
Ulkoinen
Jos käytössä on AD-tunnistautuminen (tai vastaava) (*lisätoiminnallisuus)
Voimassaolo
Määrittele tarvittaessa voimassaolon alkamis- sekä loppumispäivämäärä
Päivämäärä voidaan syöttää tai valita kalenterista
Käyttäjäryhmät:
Määrittele tarvittaessa, mihin käyttäjäryhmään tunnus linkittyy (Cloudia Sopimus)
Salasana:
Määrittele tunnuksen salasana
Syötä salasana uudelleen
Käyttäjän roolit
Jokaisella sovelluksella on valmiina oletuskäyttörooleja. Kukin käyttäjärooli sisältää yhden tai useamman toiminnon, joita ko. käyttäjäroolilla saa tehdä. Kullekin käyttäjälle voidaan määritellä yksi tai useampi käyttäjärooli, joka määrittää, mitä toimintoja käyttäjä saa tehdä sovelluksessa.
Käyttäjätunnuksen oikeudet Cloudian sovelluksiin valitaan tunnuksen muokkausikkunan "Käyttäjän roolit" -välilehdellä.
Klikkaa "Muokkaa rooleja". Sovellut -alasvetovalikossa näkyvät ne Cloudian sovellukset, jotka organisaatiosi on ottanut käyttöön. Valitse sovellus, johon haluat lisätä käyttöoikeuden. Valitse rooli laittamalla ruksi halutun roolin kohtaan.
Cloudia Sovellusten oletuskäyttäjäroolit ovat:
Käyttäjähallinta
Käyttäjähallinnan pääkäyttäjä tarkoittaa, että käyttäjä voi hallita organisaation käyttöoikeuksia
Käyttäjähallinnan yksikkötason pääkäyttäjä tarkoittaa, että käyttäjä voi hallita oman yksikön käyttöoikeuksia
Cloudia Työpöytä
Työpöydän ”Dashboard-admin” tarkoittaa, että käyttäjä voi hallita työpöydän ylätunnistetta
Työpöydän "Esimiehen työpöytänäkymä" tarkoittaa, että käyttäjällä on oikeus työpöydän esimiehen näkymään. (*Lisätoiminnallisuus)
Työpöydän "Vastuuhenkilön työpöytänäkymä" tarkoittaa, että käyttäjällä on oikeus työpöydän sopimusvastuuhenkilön näkymään. (*Lisätoiminnallisuus)
Cloudia Sopimus (sopimushallinta)
Pääkäyttäjä:
Tällä roolilla voi hallita kaikkia sopimusasetuksia ja tehdä kaikkia muita toimintoja
Pääkäyttäjä yksikkötaso:
Tällä roolilla pääkäyttäjyys rajoittuu omaan yksikköön
Sopimusvastuuhenkilö:
Tällä roolilla voit hallinnoida sekä sopimuskokonaisuuksia että sopimuksia jotka ovat samassa yksikössä.
Lukukäyttäjä
Tällä roolilla voi hakea ja tarkastella sopimuksia jotka ovat samassa yksikössä.
Rajoitettu käyttäjä
Rajoitettu käyttäjä näkee ainoastaan ne sopimuskokonaisuudet/sopimukset, joihin käyttäjälle annetaan oikeus. Rajoitetulle käyttäjälle ei voida antaa muita sopimushallinnan rooleja eikä asettaa käyttäjäryhmiä.
Kunkin roolin sisältämät toiminnot on lueteltu Cloudia Sopimus käyttöoikeustason ohjeen liitteessä, jonka löydät tämän artikkelin lopusta. Jos käyttäjälle ei anneta mitään käyttäjäroolia, hän on sopimuskäyttäjä, joka pääsee hakemaan ja tarkastelemaan sopimuksia. Tällainen rooliton käyttäjä ei pääse Cloudia Sopimukseen, vaan hänen käytössään on Cloudia Työpöytä.
Cloudia Sourcing
Pääkäyttäjä
Peruskäyttäjä
Lukukäyttäjä
Cloudia Order
Tilauksen hyväksyjä
Pääkäyttäjä
Peruskäyttäjä
Supplier Management
Toimittajahallinnan pääkäyttäjä
Toimittajahallinnan käyttäjä
Cloudia Planning
Pääkäyttäjä
Suunnittelija - voi tehdä hankintaehdotuksia sekä suunnitelmia
Ehdottaja - voi tehdä hankintaehdotuksia
Lukukäyttäjä - pääsy organisaation hankintakalenteriin
Cloudia Kilpailutus *erikseen tilattava lisätoiminnallisuus
Admin
Perus
Avautuu toimintokohtainen valikko
Rajoitettu (Tarjouspyynnöt määritellään Cloudia Kilpailutuksen puolella. Ohjeet https://tuki.cloudia.fi/hc/fi/articles/360016312117-K%C3%A4ytt%C3%B6oikeudet kohdassa "Rajoitetun käyttäjätunnuksen perustaminen".)
KUVA: Käyttäjätunnuksen roolien asettaminen tapahtuu käyttäjän roolit -välilehdellä
Klikkaa "Tallenna" tallentaaksesi uuden käyttäjätunnuksen.
Käyttäjätunnuksen muokkaaminen ja poistaminen
Käyttäjien hallinta -osiossa aukeaa listaus organisaation käyttäjistä. Listauksen käyttäjätunnuksia voidaan lisätä, muokata ja poistaa.
Valitse käyttäjätunnus, jota haluat muokata ja avaa tunnuksen edessä oleva "menu" -valikko. Valikosta voidaan tehdä seuraavia toimintoja:
Muokkaa
Muokkausnäkymässä voidaan muokata kaikkia samoja tietoja, jotka määritellään, kun uutta tunnusta luodaan
Jos haluat vaihtaa käyttäjän yksikköä, klikkaa muokkaa ja valitse yksikkö
Poista käyttäjätunnus
Toiminto poistaa käyttäjätunnuksen järjestelmästä
KUVA: Käyttäjän muokkaaminen
Käyttäjäkori
Käyttäjähallinnassa on mahdollista lisätä useita käyttäjiä käyttäjäkoriin ja
suorittaa seuraavia toimenpiteitä käyttäjille:
Vaihtaa yksikköä
Muokata roolia
Muokata ulkoista yksikön roolia
Asettaa käyttäjät aktiivisiksi/ei-aktiivisiksi
Muokata käyttäjien kirjautumisjärjestelmää
Asettaa käyttäjien voimassaoloaika
Määrittää käyttäjät ryhmään
Poistaa käyttäjät
Käyttäjäkoriin pääset sivun oikeasta yläreunasta
Valitse toiminto, jonka haluat käyttäjille suorittaa ja tee tarvittavat valinnat.
Kuva: Käyttäjäroolin valinnan jälkeen on valittava, korvataanko olemassa olevat roolit, vai lisätäänkö rooli.
Tuo käyttäjiä tiedostolla
*lisätoiminnallisuus
Klikkaa Toiminnot valikkoa ja sieltä "Tuo käyttäjiä"
Lataa itsellesi excel-pohja. Täytä Excel -tiedostoon käyttäjätunnusten tiedot
Email = sähköpostiosoite, jotka käytetään kirjautumistunnuksena
Name = käyttäjän nimi
Password = käyttäjälle asetettava salasana
Is external =
True, jos käytössä on AD -kirjautuminen
False, jos käytössä ei ole AD -kirjautumista
Role = käyttäjän rooli järjestelmässä
Organization unit = yksikkö, johon käyttäjätunnus halutaan luoda
KUVA: Käyttäjien tuontia varten ladataan ensin excel, tämän jälkeen täytetään käyttäjien tiedot, ja tuodaan tiedosto järjestelmään
Käyttäjien roolit tuontiexceliä varten
Työpöytä | |
role.dashboard.admin | Työpöydän pääkäyttäjä |
role.dashboard.default | Työpöydän peruskäyttäjä |
role.dashboard.responsible | Vastuuhenkilön työpöytänäkymä |
role.dashboard.supervisor | Esimiehen työpöytänäkymä |
Tilaus | |
role.order.admin | Pääkäyttäjä |
role.order.approver | Tilauksen hyväksyjä |
role.order.user | Peruskäyttäjä |
Planning | |
role.planning.admin | Pääkäyttäjä |
role.planning.hierarchy | Hierarkia |
role.planning.internalreader | Organisaation lukukäyttäjä |
role.planning.planner | Suunnittelija |
role.planning.proposer | Ehdottaja |
role.planning.readonly | Lukukäyttäjä |
role.planning.unitadmin | Yksikön pääkäyttäjä |
Kilpailutus | |
role.procurement.admin | Admin |
role.procurement.contractpreparator | Hankintasopimuksen valmistelija |
role.procurement.contractregister | Yhteystietorekisteri |
role.procurement.decisionauthor | Hankintapäätöksen tekijä |
role.procurement.decisioneprepator | Hankintapäätöksen valmistelija |
role.procurement.default | Normaali |
role.procurement.evaluator | Tarjouksen arvioija |
role.procurement.idregister | Tunnusrekisteri |
role.procurement.librarymanagement | Kirjaston hallinta |
role.procurement.listeditor | Listaeditori |
role.procurement.notifications | Tiedotteet |
role.procurement.opener | Tarjouksen avaaja |
role.procurement.owner | Kilpailutuksen omistaja |
role.procurement.procurementmanager | Hankintajohtaja |
role.procurement.respondent | Toimittajien kysymyksiin vastaaja |
role.procurement.restricted | Rajoitettu |
role.procurement.smallscale | Pienhankinnan peruskäyttäjä |
role.procurement.smallscaleadmin | Pienhankinnan pääkäyttäjä |
role.procurement.tenderpreparator | Tarjouspyynnön valmistelija |
Sopimushallinta | |
role.selko.adminuser | Pääkäyttäjä |
role.selko.contractresponsibleuser | Sopimusvastuuhenkilö |
role.selko.readonlyuser | Lukukäyttäjä |
role.selko.unitadminuser | Pääkäyttäjä yksikkötaso |
Sourcing | |
role.sourcing.admin | Pääkäyttäjä |
role.sourcing.default | Peruskäyttäjä |
role.sourcing.default.with.priceevaluation | Peruskäyttäjä (vain hinta-arviointi) |
role.sourcing.default.with.qualityevaluation | Peruskäyttäjä (vain laatuarviointi) |
role.sourcing.readonlyuser | Lukukäyttäjä |
role.sourcing.readonlyuser.with.openingdocumentcreation | Lukukäyttäjä (Tarjousten avaaja) |
Toimittajahallinta | |
role.suppliermanagement.RegisterOwnerAdministrator | Toimittajahallinnan pääkäyttäjä |
role.suppliermanagement.SubRegisterUser | Toimittajahallinnan käyttäjä |
role.suppliermanagement.ViewerUser | Toimittajanhallinnan lukukäyttäjä |
Käyttäjähallinta | |
role.user.admin | Käyttäjähallinnan pääkäyttäjä |
role.user.unitadmin | Käyttäjähallinnan yksikkötason pääkäyttäjä |
Lataa käyttäjäraportti
Toiminnolla voi ladata Excel-raportin kaikista organisaatiosi käyttäjistä
Excelin kentät:
Käyttäjänimi: Käyttäjän sähköpostiosoite
Nimi: Käyttäjän nimi
Yksikkö: Yksikkö polku (ylätaso#seuraavataso#jne)
Roolit: listattu kaikki käyttäjän roolit
Ryhmät: listattu kaikki ryhmät, joihin käyttäjä kuuluu
Kirjautumisjärjestelmä: Cloudia/ulkoinen (ulkoinen= AD-kirjautuminen tai muu vastaava)